Informatiehuishouding moet ‘chefsache’ worden

De gestelde doelen voor het op orde krijgen van de informatiehuishouding worden niet gehaald. Dat concludeert het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) in zijn advies over de meerjarenplannen van de overheid voor de verbetering van de informatiehuishouding. Toch gaat er ook veel goed, voegt het college eraan toe.

Te weinig afstemming

Het ACOI schrijft in het advies ‘Alles is niets’, vanmorgen aan staatsecretaris Digitalisering Alexandra van Huffelen en staatssecretaris Cultuur en Media Fleur Gräper overhandigd, dat er te veel tegelijk wordt gedaan, met te weinig onderlinge afstemming, samenwerking en sturing. De overheid moet veel scherpere keuzes maken bij het op orde brengen van de informatiehuishouding, want: alles is niets. De overheid hoeft niet iedere snipper informatie even lang en goed te bewaren, maar kan met een risicobenadering informatie die niet belangrijk is scheiden van informatie die wel van waarde is voor burgers, bedrijven en de samenleving.

Eén nationale aanpak

Het duurzaam toegankelijk maken van die laatste categorie zou de hoogste prioriteit moeten hebben. Daarbij moet de overheid ‘voluit’ de technische mogelijkheden benutten voor verdere automatisering van de opslag, ordening en vernietiging van informatie, dat laatste uiteraard pas als de bewaartermijn is verstreken. Verder zou de overheid alle energie moeten richten op de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet en daartoe de aanpak vernieuwen. Er moet één nationale aanpak voor de informatiehuishouding komen, waarin de vier meerjarenplannen van de rijksoverheid, de VNG, het IPO en de Unie van Waterschappen vertegenwoordigd zijn.

Adequate financiering

Die aanpak moet langdurig worden volgehouden, in elk geval tot en met 2032, en van de bestaande ‘lappendeken’ van meerjarenplannen één geheel smeden, inclusief een goed georganiseerde evaluatie- en verantwoordingscyclus. Het ACOI pleit ook voor adequate financiering, op zijn minst voor de taken die de overheden op stelselniveau samen oppakken. Volgens ACOI-voorzitter Ineke van Gent is de neiging groot om alleen te reageren op incidenten, ‘als er een bonnetje kwijt is, de Kamer te laat informatie krijgt, dossiers van ouders die een toeslag ontvingen niet op orde blijken’. ‘Zodra de alarmerende aanleiding is vergeten, is alle bestuurlijke aandacht weg en moddert men voort.’ Ze wil er ‘chefsache’ van maken. ‘Langdurig en structureel, want een goede informatiehuishouding is een pijler onder een goede, betrouwbare én open overheid.’

Nationale aannemer

De nationale aanpak heeft ook een ‘nationale aannemer’ nodig die de uitvoering voortvarend kan oppakken: een Nationaal Coördinator Openbaarheid en Informatiehuishouding. Die moet relevante portefeuilles van het ministerie van BZK, verantwoordelijk voor de Woo, en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, verantwoordelijk voor de Archiefwet, verbinden. Ook moet deze de samenwerking met en tussen de andere ministeries en decentrale overheden vormgeven en beleidsmatig knopen door hakken. ‘Anders komen de broodnodige overheidsbrede voorzieningen, standaarden, normen en afspraken er niet.’