Snellere Woo-afhandeling begint bij goed getrainde ambtenaren

Sander van Waveren, Tweede Kamerlid voor NSC, stelde onlangs in een commissiedebat voor om de wettelijke termijn voor afhandeling van Woo-verzoeken te verkorten naar 48 uur. Dat leek hem een interessant gedachtenexperiment. Het drastisch inperken van de termijn lijkt Carel Martens van Reveal-ZyLAB bepaald geen goed idee. Wat wel een goed idee is? Ambtenaren intensief begeleiden bij het implementeren van de software. ‘Als je alle functies van de tool goed kunt toepassen, kun je een Woo-verzoek veel efficiënter en sneller afhandelen.’

Carel Martens verwondert zich weleens over de debatten in de Tweede Kamer. ‘Het ene kamerlid wil een nog kortere termijn dan het andere. Voor je het weet staat er weer een nieuwe Woo-termijn in de wet en hebben journalisten en Kamerleden elkaar ook weer snel gevonden in een rel. Hoe kan het toch dat de termijnen niet worden gehaald?’

Doorlooptijd 

Het recente commissiedebat, met daarin de suggestie van 48 uur, toont evengoed dat de doorlooptijd van Woo-verzoeken een hot item is. ‘Maar wil je het proces echt versnellen en verbeteren, dan is het trainen van de ambtenaren cruciaal,’ Carel haalt de oprichter van Reveal-ZyLAB aan, Jan Scholtes. ‘Hij stelde dat de waarde van software maar door één ding wordt bepaald en dat is de ondersteuning die je erbij krijgt. Dat. En niks anders.’

Het werk is dan ook niet gedaan zodra de software is geïnstalleerd. Integendeel. Alle klanten die de software aanschaffen beginnen met toekijken hoe de opleider van Reveal-ZyLAB de tool gebruikt. ‘We nemen ambtenaren echt bij de hand,’ benadrukt Carel, ‘We helpen ze stapsgewijs door de eerste Woo-verzoeken heen. Gaandeweg nemen ze steeds meer handelingen over en worden ze er handig in. Als het nodig is herhalen we de training, het is ook gewoon technologie die je niet meteen in de vingers hebt en het gaat om ingewikkelde vragen.’

De software is inderdaad geen ‘appeltje eitje’. De tool bevat veel functies, die allemaal belangrijk kunnen zijn om de doorlooptijd van het afhandelen van een Woo-verzoek te verkorten. ‘Als je die functies niet goed gebruikt, schiet het niet echt op. Gebruik je ze wel goed, dan kun je de doorlooptijd aanzienlijk verbeteren.’

Extra opleiders

Bij Reveal-ZyLAB werken met name software-engineers. Het leek het bedrijf slim om het opleiden van ambtenaren over te laten aan mensen met een andere achtergrond, zoals een juridische of bedrijfskundige. Carel: ‘We hebben bij de Hogeschool van Amsterdam een geweldig team kunnen rekruteren dat dagelijks onze klanten op weg helpt. De samenwerking bevalt al tien jaar heel erg goed.’ Sinds kort zijn er extra opleiders bijgekomen, van een extern bureau. ‘Ons bedrijf groeit en vroeg of laat komen we handen te kort. Dus zijn we op zoek gegaan naar een bureau dat opleiders kon leveren met een alfa-achtergrond. We hebben nu een kersvers contract met Daadkracht uit Nijmegen, waar de opleiders bovendien ervaring hebben met projecten bij bestuursorganen. De samenwerking is nog maar net begonnen, maar we zijn er nu al erg blij mee.’

Professionele helpdesk

Overigens zijn ook de medewerkers van de helpdesk getraind, ze kennen de processen van binnen en van buiten. Carel: ‘Het helpt daarbij dat al onze klanten volgens dezelfde methodiek werken. Je ziet vaak dat mensen software op een heel eigen manier gaan gebruiken, zoals de een Microsoft Word heel anders gebruikt dan de ander, met meer of minder templates. Wij hebben ons proces volledig gestandaardiseerd. Elke klant gebruikt exact dezelfde methode, dus onze helpdesk weet altijd meteen waar het over gaat en kan daardoor snel en adequaat hulp bieden.’