Digitale vingerafdruk bij Woo-documenten voorkomt dubbel zoekwerk

‘De vingerafdruk gaat gelukkig al op veel plekken rond,’ zegt Carel Martens, adviseur bij Reveal-ZyLAB. Hij heeft het over het idee om van elk openbaar gemaakt Woo-document de digitale vingerafdruk mee te publiceren. De eerste ervaringen bij bestuursorganen zijn positief, het bespaart ambtenaren en journalisten veel onnodig zoekwerk. Nog handiger zou een landelijke database zijn, met digitale vingerafdrukken die volgens een standaardmethode zijn berekend.

Hoe zat het ook weer met dat dossier? Hebben we daar niet al eens een Woo-verzoek over gehad? Welke documenten hebben we toen openbaar gemaakt? Ambtenaren die zichzelf en collega’s deze vragen stellen bij een Woo-verzoek starten meestal een tijdrovende zoektocht. Bij de provincie Groningen en bij het ministerie van VWS is daar iets op gevonden. Zij gebruikten samen met Reveal-ZyLAB een systematiek waarmee alle reeds openbaar gemaakte Woo-documenten van het bestuursorgaan een uniek nummer dragen, een digitale vingerafdruk.

'Met deze database kunnen de ambtenaren bij een Woo-verzoek eenvoudig checken of ze over de kwestie al eens een verzoek hebben gehad. En ze kunnen de destijds openbaar gemaakte documenten snel tevoorschijn toveren,’ vertelt Carel. Volgens hem is veel Woo-informatie die ambtenaren zoeken al openbaar gemaakt. ‘Maar niemand weet dat van elkaar. En wat je als ambtenaar zelf bij Woo-verzoeken doet, kun je natuurlijk ook niet onthouden, zeker niet jarenlang. Maar als je moet gaan uitpluizen hoe het ook weer zat, verlies je tijd en nauwkeurigheid.’

Dubbel zoekwerk

De ervaringen bij de provincie Groningen en het ministerie van VWS zijn positief, volgens Carel. ‘Het werken met een database met digitale vingerafdrukken vermindert de uitvoeringslast en voorkomt dubbel zoekwerk.’ Maar dan moet je wel weten hoe je een digitale vingerafdruk maakt. Carel legt uit: ‘We gebruiken voor de vingerafdruk een hashwaarde. Reveal-ZyLAB berekent die waarde en voor documenten is dat vrij eenvoudig en standaard. Voor e-mails en chats is het ingewikkelder, omdat er aspecten meespelen als tijdstip en datum, teksten, bijlagen, nummers en e-mailadressen. We vinden het belangrijk dat landelijk het ‘hashen’ van e-mails en chats op eenzelfde manier wordt gedaan, dus hebben we daarvoor een berekeningssystematiek ontwikkeld die we ook openbaar gaan maken. Als dit de standaardmethode wordt, draagt dat bij aan een bruikbare landelijke database. Om bestuursorganen hierbij op weg te helpen, publiceren we dit al op Gitlab, waar je je open source op kunt zetten.’

Landelijk register

Carel is volop in gesprek met bestuursorganen, niet alleen over het gemak van een interne database met digitale vingerafdrukken, maar dus ook over het belang van het ontwikkelen van een landelijk register. Daarin moeten uiteindelijk de digitale vingerafdrukken komen van alle Woo-informatie die in Nederland openbaar is gemaakt. Om de meerwaarde te belichten, haalt Carel de vuurwerkramp in Enschede aan. ‘Niet alleen de gemeente Enschede was betrokken bij de nasleep, ook verschillende ministeries, de rechterlijke macht, de Onderzoeksraad voor Veiligheid en nog meer bestuursorganen. En ze hebben allemaal rapporten, documenten en communicatie over de ramp. Het scheelt ambtenaren veel tijd als ze weten wat er bij al die betrokken overheden al gepubliceerd is door Woo-verzoeken over de ramp, en dat ze ook weten waar de treffers te vinden zijn.’

Een ander voorbeeld is alledaagser. Als een journalist in Rotterdam een Woo-verzoek heeft gedaan voor bijvoorbeeld correspondentie waarin Amsterdam ook is genoemd, en die correspondentie is openbaar gemaakt, kan dankzij een landelijk register vervolgens bij een later Woo-verzoek op hetzelfde dossier in Amsterdam snel achterhaald worden dat eerder al correspondentie openbaar is gemaakt.

Enthousiasme

Het idee van de digitale vingerafdruk kan op enthousiasme rekenen, merkt Carel bij zijn gesprekken. Ook heeft het landelijk Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding de aanpak als aanbeveling overgenomen in een brief aan toenmalig staatssecretaris Van Huffelen. ‘Hierdoor is het ook bij de VNG gaan leven en zo komt de vingerafdruk overal al terug,’ constateert Carel hoopvol. ‘De bestuursorganen die ik spreek vinden ook een landelijk register een excellent idee. De Woo-index op de KOOP-website zou hiervoor een uitgelezen plek zijn. En natuurlijk verwachten we technologische uitdagingen als de digitale vingerafdruk breder wordt opgepakt dan alleen binnen bestuursorganen. Maar voor een efficiëntere uitvoering van de Woo zou het heel mooi zijn als de vingerafdrukken voor iedereen beschikbaar zijn.’