De Groningse aanpak

Woo-verzoeken zijn geen juridisch vraagstuk, maar een datavraagstuk. Dat is de overtuiging van Robert Nat. Hij is dataspecialist bij de provincie Groningen en ontwikkelde een datagedreven aanpak voor Woo-verzoeken. ‘Je ontzorgt de medewerker en door de software kun je veel transparanter zijn en de indiener aan het roer zetten van de afhandeling van zijn eigen Woo-verzoek.’ Ambtenaren moeten wennen aan de grote rol van technologie. ‘Maar ze denken al snel met je mee,’ aldus Carel Martens, adviseur bij Reveal-ZyLAB.

Robert Nat kan beeldend vertellen over sentimenten die bij de provincie Groningen leefden over Woo-verzoeken. ‘Als ik voorheen een afdeling opliep als dataspecialist, vlogen de ambtenaren alle kanten op, de kamer was zo leeg. Als ze maar geen Woo-verzoeken hoefden af te handelen. Begrijpelijk, want ze moesten zonder juridische kennis, zonder de juiste digivaardigheden en zonder goede tooling aan de gang met de vraag welke documenten onder een Woo-verzoek vallen en welke uitzonderingsgronden vervolgens van toepassing zijn.’

Ontzorgen

Sinds een paar jaar rent niemand meer weg in het provinciehuis. Bij Woo-verzoeken ontzorgt Robert de medewerkers. ‘Ze wijzen mij dan waar de documenten staan. Als het om veel mailtjes gaat, doorzoek ik, met toestemming, de hele mailbox op trefwoorden. Ik zorg dat er geautomatiseerd gelakt wordt en we overleggen over de gevoeligheden.’ Robert doet ook de zienswijzeprocedure en stelt het besluit op. Tot tevredenheid van de ambtenaren. ‘Ik ben niemand tegengekomen die het toch nog zelf wil doen. Ze wensen me vooral succes,’ lacht hij.

De weerstand tegen Woo-verzoeken is vaak ook merkbaar in het eerste contact tussen jurist en indiener, weet Robert: ‘De jurist stuurt een brief met de vraag om precisiering van het verzoek. De indiener moet tijdig antwoorden, anders stelt de jurist het verzoek buiten behandeling. Etcetera, etcetera. Dat contact kan prettiger.’

Sentimenten

Het kan zeker prettiger met een datagedreven aanpak, die sentimenten buiten de deur houdt, denkt Robert. ‘Voor mij is een Woo-verzoek vooral een datavraagstuk. Informatie kunnen vinden is voor mij immers puur afhankelijk van trefwoorden en de beschikbare metadata. Met de software van Reveal-ZyLAB haal ik een eerste selectie met documenten naar boven en die aantallen koppel ik terug aan de indiener. Zo geef ik meteen het signaal dat de provincie serieus met het verzoek omgaat. Mijn vraag aan de indiener is vervolgens of hij die vaak duizenden documenten ook echt wil hebben. Zo zet je hem goed aan het denken. Indieners zeggen vaak alles te willen hebben, met een bepaald wantrouwen uit het verleden en omdat ze niet weten wat er is. Nu kun je met de software alles laten zien en indieners meenemen in de te maken keuzes.’

Maar de jurist dan, waar blijft die in het proces? ‘Bij de afhandeling van een Woo-verzoek zijn er veel minder juridische beoordelingen nodig dan je denkt,’ zegt Carel Martens, adviseur bij Reveal-ZyLAB: ‘Als je de wet erbij pakt, zie je ook dat het gaat over data die berust bij bestuursorganen. Geef die data, verwerk het volgens het verzoek, kijk misschien nog naar uitzonderingsgronden en laat de software vooral het werk doen. De mens, de jurist, kan veel later instappen. In minder tijd en minder werk.’

Transparantie

Met de eerste ‘vangst’ maken de indiener, Robert en indien nodig een expert van Reveal-ZyLAB gezamenlijk een volgende zoekslag, eventueel in een online meeting. De indiener kan dan zelf trefwoorden aangeven en de aantallen documenten worden daarop razendsnel getoond. ‘Heel transparant en je zet de indiener aan het roer van zijn eigen Woo-verzoek. Mist hij nog iets? Dan gaan we net zo lang door tot we klaar zijn,’ aldus Robert. De aanpak levert volgens hem veel minder bezwaar- en beroepschriften op. ‘En indieners maken hierbij vaak keuzes die tot veel minder documenten leiden dan je in eerste instantie gevonden hebt.’

Carel ziet dat bij de Groningse methode de doorlooptijden veel korter zijn. Het proces is ook eenvoudiger en er zijn veel minder mensen nodig. ‘Wel is het wennen aan de technologie, die hierbij essentieel is. Wij werken Woo-vraag gestuurd. De informatiehuishouding en het archief werken procesgestuurd. Ook die mensen willen weten wat de software precies doet. We merken dat er na enige uitleg snel bijval komt, zeker van juristen. En dan denken ze ook met je mee. Als het proces er eenmaal staat, pakken medewerkers het goed over.’