Rapport kritisch over meldingsbereidheid BZ

Onduidelijkheid over gedragscodes en het ontbreken van heldere regels op gevoelige thema’s dempt de meldingsbereidheid binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken. Dat blijkt uit onderzoek van Governancy & Integrity in opdracht van het ministerie. Voor lokale medewerkers op de buitenlandse posten is het meldsysteem minder toegankelijk en minder veilig vanwege hun kwetsbare positie.

Racisme

Onlangs kwam het ministerie negatief in het nieuws na de publicatie van een verkennend rapport, waaruit bleek dat er binnen het ministerie sprake is van institutioneel racisme. Bi-culturele medewerkers en lokaal aangenomen medewerkers van kleur (bij ambassades) van het ministerie van Buitenlandse Zaken lopen aan tegen verbaal geweld, denigrerende bejegening, cultureel racisme en beschuldigingen en verdachtmakingen. Tien jaar geleden zou dit rapport waarschijnlijk intern zijn gebleven, vertelde secretaris-generaal Paul Huijts in een interview met Binnenlands Bestuur. Nu is dat anders: ‘Iedereen mag dit zien, hoe lelijk ook.’

Reputatiebehoud

Een van de aanbevelingen in dat rapport was ‘het professionaliseren van meldingsstructuren’. Het ministerie vroeg Governance & Integrity om te onderzoeken welke factoren van invloed zijn op de meldingsbereidheid van medewerkers en hoe die vergroot zou kunnen worden. Het onderzoek is uitgevoerd tussen oktober 2021 en februari 2022 en het rapport ‘Veilig Melden’ werd in oktober 2022 opgeleverd, maar pas vorige maand openbaar gemaakt. Het bureau constateert dat de BZ-missie, het karakter van een loopbaanorganisatie en de aard van het werk organisatiebreed leiden tot een benadering van integriteit die ‘sterk gericht is op het behoud van een goede reputatie, zowel die van het land, de organisatie, als die van de medewerkers zelf’.

Gedragscodes

Verder zijn er verschillende gedragscodes die zorgen voor onduidelijkheid en ontbreken heldere regels op gevoelige thema’s, vooral waar het gaat om ‘interpersoonlijke schendingen’. Dat dempt de meldingsbereidheid. Buitenlandse posten zijn niet goed aangesloten op het meldsysteem. Dat maakt dat het meldsysteem vooral voor lokale medewerkers, vanwege hun kwetsbare positie, minder veilig en toegankelijk is. Ook wordt meldingsbereidheid belemmerd door ‘inconsistenties’ en beeldvorming in de informatie over hoe en waar je kunt melden. Leidinggevenden worden onvoldoende voorbereid en ondersteund bij hun rol, ‘waardoor dit meldkanaal niet tot volle wasdom komt’. Verder ontbreekt een extern meldkanaal voor alle schendingen.

Juridisch

Klachten over ongewenst omgangsvormen worden extra hard geraakt, aldus het bureau. Dat komt niet alleen door het ontbreken van duidelijke normen, maar ook door de afzonderlijke regeling die ‘sterk juridisch van aard is’. Ook de sterke gerichtheid op onderzoek en het beperkte assortiment van de Centrale Coördinator Integriteit (CCI) beïnvloeden de meldingsbereidheid negatief. ‘Er leeft een sterke perceptie dat deze onderzoeken zwaar zijn voor alle betrokkenen, inclusief de melder, en ook nog wel eens “disproportioneel” kunnen worden ingestoken.’ Een belangrijke aanbeveling van het bureau is om de inzet op integriteit te koppelen aan de doelstelling in de missie van het ministerie: bijdragen aan een rechtvaardigere wereld. ‘Vermijd een verwijzing naar reputatie.’

Rechtspositie

Het is ook van belang om een gedragscode te ontwikkelen die in overeenstemming is met deze missie en het vanuit de top volstrekt helder te maken dat het werken aan integriteit en vroegtijdig melden ondersteunend is aan die missie. Daarnaast zou het loopbaanbeleid gebaseerd moeten zijn op een ‘meritocratisch beoordelingssysteem’. ‘Beperk daarmee het belang van het hebben van een goed netwerk.’ Verder moeten lokale medewerkers een sterkere rechtspositie krijgen en dezelfde bescherming krijgen tegen ontslag door arbeidsconflicten of integriteitsmeldingen. De 'dominante homogene organisatiecultuur' moet worden doorbroken en het ministerie moet blijven inzetten op meer diversiteit, ook op leidinggevende posities en in de top van de organisatie.

Vertrouwenspersonen

Daarbij zijn heldere afspraken over ongewenste omgangsvormen, met aandacht voor seksueel grensoverschrijdend gedrag en intimidatie, discriminatie en pestgedrag, van belang. ‘Behoud en versterk de laagdrempeligheid voor het benaderen van de vertrouwenspersonen voor medewerkers in alle geledingen van de organisatie, maar positioneer ze helder in het voorportaal van het meldsysteem, met een duidelijke rol- en taakopvatting.’ Tot slot is een aanbeveling om, met name voor lokale medewerkers, de toegankelijkheid van het meldsysteem voor meldingen vanuit de buitenlandse posten te verbeteren.

Voorkomen

In zijn managementreactie van 19 januari j.l. stelt secretaris-generaal Paul Huijts dat ‘ook het verkennend onderzoek naar racisme heeft aangetoond dat helaas niet alle collega’s een veilige werkomgeving ervaren’. ‘We bezien de opvolging van het rapport ‘Veilig Melden’ daarom ook in het licht van de bevindingen en aanbevelingen van de verkenning naar racisme bij BZ.’ Het ministerie wil de aanbevelingen opvolgen en dat begint met ‘voorkomen is beter dan genezen’. Het initiatief ‘1BZ’ onderstreept dat ‘elke collega een gelijkwaardig lid is van het team en voor BZ even belangrijk is’. De gedragscode wordt geactualiseerd en begrijpelijk gemaakt en medewerkers worden ondersteund om hun ‘morele oordeelsvermogen’ te ontwikkelen door het instrument ‘moreel beraad’ breder aan te bieden.

Meldpunt

Wie wil melden, kan dat doen via drie kanalen: de leidinggevende, het meldpunt integriteit en later dit jaar een externe meldpunt. Er komt betere communicatie over wat het centrale meld- en adviespunt doet en waar medewerkers het kunnen vinden. De meldprocedure wordt in meerdere talen helder en toegankelijk uitgeschreven. De Bestuursraad en leidinggevenden zullen actief uitdragen dat het doen van een melding ‘nooit consequenties heeft voor de loopbaan van de melder’. ‘We grijpen in als dit toch het geval blijkt te zijn.’

Respect

Er komt ook een professionaliseringsslag onder de 100 vertrouwenspersonen bij het ministerie en er wordt benoemd dat zij beschikbaar zijn als ‘laagdrempelig toegankelijke sparring partner’ die er is om te adviseren. Leidinggevenden handelen vanuit het beginsel ‘zero tolerance for inaction’. Volgens Huijts is de rechtspositie van lokaal aangenomen collega’s ‘onvermijdelijk anders dan die van rijksambtenaren’, omdat lokaal aangenomen collega’s een arbeidsovereenkomst moeten hebben volgens de regels van het gastland. Dat verschil heeft echter geen effect op de manier waarop wij met elkaar omgaan, benadrukt Huijts. ‘Elke collega is een onmisbare schakel in ons gezamenlijke werk en elke collega verdient respect en waardering.’