‘Compenseer medeoverheden voor extra kosten Archiefwet’

Decentrale overheden willen compensatie voor de extra kosten voor het op orde krijgen van de informatiehuishouding én voor de verplichte aanstelling van een archivaris. Dat schrijven de VNG, het IPO en de Unie van Waterschappen aan de Tweede Kamerfracties die op 30 januari debatteren over de invoering van de Archiefwet 2021.

Aansluiting op digitale tijdperk

Als de Tweede Kamer de nieuwe Archiefwet deze keer wel vaststelt, gaat deze pas in op 1 januari 2027, want het rijk moet de Regionaal Historische Centra (RHC’s) minimaal een jaar van tevoren de uittredingsbesluiten sturen en de uittreding kan enkel per kalenderjaar plaatsvinden. De decentrale overheden vragen de fracties in hun position paper om de Archiefwet vast te stellen en in te zetten op innovatie voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. De huidige Archiefwet stamt uit 1995. ‘Het is belangrijk dat er een nieuwe Archiefwet komt die aansluit op het digitale tijdperk.’

Innovatieagenda ontwikkelen

De overheden wijzen erop dat er steeds meer datagericht wordt gewerkt en het beheer van digitale informatie een uitdaging blijft. Ze vragen de minister van OCW en BZK daarom ‘gezamenlijk een innovatieagenda duurzame toegankelijkheid te ontwikkelen in samenwerking met de decentrale overheden.’ Daarbij is het vaststellen van de wet al een paar keer uitgesteld. Oorspronkelijk was het de bedoeling dat de wet al per 1 januari 2024 van kracht zou worden. De decentrale overheden willen daarom dat de fracties niet langer talmen, maar de wet zo snel mogelijk vaststellen.

Lichte verbazing

Een andere wens van de decentrale overheden is om de samenhang van de nieuwe wet met de Woo, AVG en andere informatiewetten te verduidelijken, conform de recent aangenomen motie-Fiers. Ook is er ‘met lichte verbazing’ kennisgenomen van de formele waarschuwing van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) aan het Nationaal Archief over de digitale beschikbaarstelling van het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (CABR). ‘Wij erkennen dat er spanning zit tussen het beschermen van persoonsgegevens en het bewaren en openbaar maken van deze persoonsgegevens in het kader van de Archiefwet, maar merken ook op dat de AVG hier in het kader van archivering in het algemeen belang ruimte voor laat.’

Formele waarschuwing

Met deze formele waarschuwing lijkt de AP deze ruimte te onderkennen, concluderen de overheden. ‘Wij voorzien dat deze formele waarschuwing ook ingrijpende gevolgen kan hebben voor de dienstverlening bij de decentrale archiefdiensten.’ De wetswijziging van de minister ondersteunen zij daarom, maar ze willen ook dat de Uitvoeringswet AVG dan wordt aangepast, namelijk om overweging 158 van de AVG uit te werken in een nieuwe verzamelwet gegevensbescherming en daarmee meer handelingsperspectief te bieden voor actieve openbaarmaking in het algemeen belang. Overweging 158 biedt de lidstaten ruimte voor het geven van informatie over oorlogsmisdaden en de Holocaust. Om meer openbaarmaking daarover mogelijk te maken, kan de wetgever ervoor kiezen om de Archiefwet aan te passen, schrijft de AP hierover in de formele waarschuwing.

Achteraf toetsen

Twee andere wensen van de decentrale overheden zijn om hen beslissingsruimte over ‘bewaren bij de bron’ en voor het tussentijds aanpassen van selectiebesluiten te geven. Hoewel zij de mogelijkheid tot ontheffing van de overbrengingsplicht verwelkomen, vinden decentrale overheden dat de voorgestelde constructie niet bijdraagt aan een zorgvuldige omgang ermee. Het verkrijgen van een ontheffing is gebonden aan een ‘zeer streng toetsingskader’ van het Nationaal Archief. Dit brengt hoge administratieve lasten met zich mee, wat implementatie en het benutten van deze optie onnodig bemoeilijkt. ‘Wij zien liever dat het besluit van een gemeente of waterschap achteraf door het interbestuurlijk toezicht van de provincie wordt getoetst. Provincies kunnen voor toetsing van hun besluiten afspraken maken met OCW.’

Maak groepsbesluit mogelijk

De decentrale overheden willen verder dat selectiebesluiten zonder zware procedure tussentijds kunnen worden geactualiseerd door de overheidsorganen en hun koepelorganisaties en dat bewaartermijnen voor nieuwe informatiecategorieën in bestaande selectiebesluiten kunnen worden opgenomen. ‘Hierbij hoort dat het eenvoudiger wordt om selectiebesluiten als groepsbesluit vast te stellen. Dit is nu niet mogelijk. Met name gemeenschappelijke regelingen zouden hierdoor worden ontzorgd.’

Compenseer kosten

Tot slot roepen de overheden de wetgever op om de kwaliteit van de archiefopleidingen te borgen en roepen zij het kabinet op te investeren in de modernisering ervan. Omdat het aanstellen van een archivaris verplicht is voor ieder overheidsorgaan, brengt dit extra kosten met zich mee. Uit de uitvoeringstoets van de VNG bleek dat dit gemeenten 2,2 miljoen euro gaat kosten. Een vorige minister van OCW was niet bereid de kosten te compenseren, maar omdat de kosten samenvallen met het jaar dat gemeenten een groot begrotingstekort verwachten, willen zij toch compensatie.

533 miljoen euro

Dat geldt ook voor extra kosten om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Uit een maatschappelijke kostenbatenanalyse uit 2018 bleek dat de initiële investering 533 miljoen euro zou zijn. En daar moet nog een inflatiecorrectie overheen, dus het bedrag zal ‘beduidend’ hoger zijn. Het rijk kreeg eerder 800 miljoen euro voor dezelfde taak, maar gemeenten niets. ‘Het is in het belang van heel Nederland dat zowel de lokale- en regionale archieven als het nationale archief op orde is.’