Gemeenten bepalen niet zelf wat buiten de Archiefwet valt

In de nieuwe Archiefwet 2021 wordt duidelijk vastgelegd dat overheidsorganen niet zelf kunnen bepalen dat documenten, zoals chatberichten, buiten die wet vallen. Dat is een van de wijzigingen in de wet. Ook de beheerregels die overheidsorganen moeten opstellen, worden aangescherpt. Zij moeten omschrijven wat het overheidsorgaan doet om zijn documenten in duurzaam toegankelijke staat te brengen en te houden.

Modernisering Archiefwet noodzakelijk

De huidige Archiefwet stamt uit 1995 en moet dus worden gemoderniseerd, zodat deze beter past bij de praktijk van het digitale informatiebeheer. Het wetsvoorstel werd al in november 2021 ingediend door toenmalig minister Arie Slob. Onlangs gaf staatssecretaris Gunay Uslu van het ministerie van OCW een toelichting op enkele wijzigingen in het wetsvoorstel. Ook heeft ze antwoord gegeven op Kamervragen die vorig jaar zijn gesteld over de wet en aanleiding gaven om de wet aan te passen.

Criteria voor blijvend bewaren

Naast het duidelijk vastleggen dat overheidsorganen niet zelf kunnen bepalen dat documenten buiten de wet vallen en de aanscherping van de beheerregels is een belangrijke aanpassing dat wordt verduidelijkt wat er wel en niet onder het documentbegrip valt. Dat was een advies van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Ook worden in het Archiefbesluit criteria opgenomen voor blijvend te bewaren documenten. Dat moet archiefvormers en de samenleving meer duidelijkheid geven over welke categorieën documenten in ieder geval voor eeuwig moeten worden bewaard. De minister van Binnenlandse Zaken wordt toegevoegd als medeondertekenaar van het wetsvoorstel.

Afbakening van taken

In haar toelichting in de nota van wijziging gaat Uslu in op het advies dat de rijksarchivaris december vorig jaar gaf op de conceptnota. Ze is verheugd dat de rijksarchivaris de medeondertekening van het wetsvoorstel door de minister van BZK onderschrijft. Ze deelt de mening dat de afbakening van taken en verantwoordelijkheden tussen de departementen van belang is. De rijksarchivaris adviseert ook om naast het wetsvoorstel een traject te starten waarbij ‘breder en langer wordt nagedacht over de opgaven ten aanzien van de informatievoorziening en archivering wat moet leiden tot een nieuwe visie op de informatiehuishouding van de overheid’.

Voortdurend toetsen

Volgens Uslu wijst de rijksarchivaris terecht op het complexe verband tussen overheidshandelen, het (digitaal) documenteren, opslaan, vernietigen, bewaren en overbrengen van de neerslag hiervan. ‘Deze complexiteit het hoofd te bieden is stellig één van de grootste uitdagingen waar de overheid voor staat. Het voorliggende wetsvoorstel is één van de maatregelen die de regering neemt om dit te realiseren, waarbij duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie centraal staat.’ Het kabinet ziet in het advies een aansporing om de koers die de overheid met de huidige en toekomstige maatregelen inslaat ‘voortdurend te toetsen aan de nieuwste inzichten en ontwikkelingen’. ‘Op zijn beurt draagt ook de in 2022 aangetreden Regeringscommissaris Informatiehuishouding hieraan bij.’

Onvoldoende doorzettingsmacht

Tot slot stelt de rijksarchivaris in haar advies dat de functie van algemene rijksarchivaris in het wetsvoorstel onvoldoende doorzettingsmacht heeft.  Ze pleit voor een mogelijkheid om producten en adviezen van het Nationaal Archief en de algemene rijksarchivaris een meer kaderstellend karakter te geven. Uslu wijst erop dat in het Statuut agentschap Nationaal Archief verschillende aanvullende taken zijn opgedragen met een kaderstellend karakter, zoals het verrichten van onderzoek en het ontwikkelen van methoden en technieken op het terrein van de archieven. Een andere taak is het functioneren als kenniscentrum op het gebied van digitalisering, conservering en archiefbeheer ‘als gedocumenteerde verschijningsvorm van het cultureel erfgoed’.

Kaderstellende maatregelen

Het voornemen is om de taken van het Nationaal Archief als kenniscentrum voort te zetten. Naar hun aard zijn kennisproducten echter iets anders dan bindende voorschriften, wat niet wegneemt dat deze producten wel kunnen leiden tot aanbevelingen of kaderstellende maatregelen’, schrijft Uslu. ‘Dergelijke maatregelen of voorschriften zijn een mogelijke vervolgstap, waarover in een breder verband een afweging dient plaats te vinden.’ Kennisproducten die het Nationaal Archief ontwikkelt zijn van grote waarde en kunnen in de praktijk maatgevend zijn voor de archivering door zowel de centrale als de decentrale overheid, gaat Uslu verder.

Expliciete bevoegdheid

Zij wijst op het ‘Generieke waarderingsmodel Rijksoverheid’, een modelselectielijst die binnen het rijk breed wordt toegepast. ‘Een dergelijke modelselectielijst vervult daardoor in de praktijk wel degelijk een kaderstellende rol, en kan van grote waarde zijn voor de bevordering van eenheid in het selectiebeleid.’ De regering wil in het Archiefbesluit een artikel opnemen dat de rijksarchivaris de expliciete bevoegdheid geeft om voor specifieke groepen verantwoordelijke overheidsorganen niet-bindende modelselectiebesluiten, zoals de hiervoor genoemde modelselectielijst, vast te stellen. In het najaar kunnen gemeenten overigens reageren op zowel het Archiefbesluit als de Archiefregeling.