'Nieuwe Archiefwet verslechtert positie burger'

De nieuwe Archiefwet stond op het lijstje van de Commissie van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) om controversieel verklaard te worden, maar de Tweede Kamer besloot anders. Experts wijzen er al langer op dat burgers die meer transparantie van de overheid verlangen met het wetsvoorstel veel slechter af zijn.

Terug naar de tekentafel

De Archiefwet uit 1995 wordt gemoderniseerd, om hem in lijn te brengen met het digitale tijdperk. Maar als het aan de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) ligt, moeten de ontwerpers van de opvolger, de Archiefwet 2021, terug naar de tekentafel. En als ze daar toch zijn, kunnen ze er maar beter direct één Informatie- en Archiefwet van maken, vindt de KVAN. Als je dan toch het digitale tijdperk wil binnentreden…

Openbaarheid overheidsinformatie verslechtert

Bert de Vries, voorzitter van de KVAN en in het dagelijks leven directeur van het Stadsarchief van Amsterdam, is nuchter onder het besluit van de Tweede Kamer om de Archiefwet 2021 niet-controversieel te verklaren. Hij vermoedt dat het toch pas de nieuwe Kamer zal zijn die het wetsontwerp gaat behandelen. ‘Als het controversieel werd verklaard, was dat natuurlijk wel een statement. Dan hadden we ook meer tijd gehad om aan een formatiedossier te werken. Maar op inhoud blijven onze argumenten ongewijzigd. De openbaarheid van overheidsinformatie verslechtert met deze nieuwe wet en is juist aan verbetering toe. Om de overheid verantwoording te laten afleggen, onderzoekers en journalisten overheidsinformatie te laten terugvinden en rechtszekerheid te bieden aan onze burgers.’

Oproepen sector genegeerd

In de aanloop naar het controversieel verklaren stelde de KVAN een brief op voor de Tweede Kamer met vijf kernargumenten. Volgens de sector gaat het wetsvoorstel niet ver genoeg en voldoet het niet aan de doelstellingen die oorspronkelijk in de motie Segers werden gevraagd op het gebied van openbaarheid en transparantie. ‘De minister heeft zich doof gehouden voor onze fundamentele kritiek,’ zegt De Vries. ‘In het algemeen worden wetten in samenhang met de maatschappij gemaakt, maar in dit geval zijn onze oproepen toch grotendeels genegeerd.’

Veel meer uitzonderingsgronden

Eén van de zaken waartegen de KVAN zich uitspreekt, is de uitbreiding van het aantal uitzonderingsgronden van openbaarheid, van 3 nu naar 14 in de nieuwe wet, gelijk de uitzonderingsgronden in de Woo. ‘Vanuit het publieksbelang nemen we altijd ‘openbaarheid, tenzij’ in acht,’ zegt De Vries. ‘We willen onderzoekers helpen om informatie in te zien, maar het wetsvoorstel beperkt ons daarin.’

Ontheffing van overbrenging

Bovendien kunnen overheidsorganen volgens het wetsvoorstel ‘ontheffing van overbrenging’ vragen, zodat ze overheidsarchieven niet of nooit hoeven over te brengen naar een archiefinstelling. Dat stelt zelfstandige bestuursorganen, zoals het Kadaster en CBS, in staat om grote datasets voor zichzelf te blijven gebruiken. Volgens de KVAN is het technisch echter goed mogelijk om datasets en collecties te behouden en toch ter beschikking stellen aan het Nationaal Archief.

De Vries: ‘Technisch hebben we het over één keer opslag, meervoudig gebruik. Het uitgangspunt moet zijn dat die informatie na tien jaar openbaar is op basis van de Archiefwet, en dat dat via de archiefinstellingen gaat. Het is al lang niet meer zo dat wij de kluizen dicht gooien en dat niemand het dan meer te zien krijgt.’

Iedereen een archivaris

Evenmin zijn de experts te spreken over het voorstel om de diploma-eis voor archivarissen los te laten. De Vries: ‘We zijn natuurlijk positief dat er in de nieuwe Archiefwet staat dat elke gemeente een archivaris moet hebben, maar als je daar geen kwalificatie-eisen aan toevoegt, dan kan elke ambtenaar tot archivaris worden benoemd. We zitten in een enorme digitale transformatie, waarvoor je echt gekwalificeerde informatiespecialisten nodig hebt.’

Informatiebeheer en archivering in keten

De KVAN stelt verder voor om archivering en informatiebeheer als één proces in de wet op te nemen. ‘In de praktijk zijn het al lang geen gescheiden werelden meer,’ zegt De Vries. ‘Neem het Stadsarchief van Amsterdam. We zijn een directie binnen de gemeente. We kijken we met elkaar en met onze collega's hoe je de informatieketen zo open mogelijk kan inrichten zodat je informatie kan beheersen vanaf het ontstaan van die informatie tot het moment dat het moet worden bewaard.’

In lijn brengen van wetten

Terwijl het moderne informatiebeheer zich snel ontwikkelt en het vak van archivaris om steeds nieuwe vaardigheden vraagt, wordt de wetgeving ondertussen steeds complexer. Een gemiddelde archivaris heeft straks te maken met de Archiefwet 2021, de BIO, de AVG, de Woo en de Informatiewet. ‘Dat leidt tot misverstanden en interpretatieverschillen binnen gemeenten,’ zegt De Vries. ‘Regelmatig moet ik aan juristen uitleggen hoe de archiefwetten in elkaar zitten, en hoe dat zich verhoudt tot de Woo. Terwijl je juist wil dat elke gewone burger goed weet waar hij recht op heeft, en op basis van welke wet of regel hij dat recht kan doen laten gelden. Het in lijn brengen van deze wetten is cruciaal voor een betere uitvoering en een verbetering van de openbaarheid.’

Geen handhaving

Op dit moment is het behelpen voor die burger, niet in de laatste plaats omdat het slecht gesteld is met de informatiehuishouding van menig gemeente. Wie er een potje van maakt, komt daar voorlopig mee weg, want het wetsvoorstel biedt geen directe mogelijkheden tot handhaving. Zonder goede handhaving kunnen overheden blijven aanrommelen.

Steeds meer toezichthouders

Maar of het in het leven roepen van een nieuwe toezichtfunctie nou een oplossing is? De Vries telt op zijn vingers: ‘We hebben een functionaris gegevensbescherming, een informatiecommissaris in het kader van de woo, een functionaris informatiebeveiliging voor de BIO… Bij de gemeenten lopen zo allemaal halve FTE’tjes rond. Wij zijn ervoor om het hele stelsel nog een keer goed onder de loep te nemen. Dan is toezicht inderdaad wel een van de onderwerpen die we echt beter moeten aanpakken.’

Cultureel erfgoed niet beschermd

Een laatste argument van de KVAN is dat cultureel erfgoed niet wordt beschermd in het wetsvoorstel. De Vries: ‘Wat ons betreft wordt daar iets over opgenomen in de wet. Geef particuliere archieven een beschermde status als ze worden overgenomen door archiefdiensten. Nog beter, verplicht beursgenoteerde bedrijven om zich aan een aantal archiefregels te houden.’

Minister voor digitalisering en informatie

Al met al zou het volgens de archivarissen een uitstekend idee zijn als er de komende vier jaar een minister voor digitalisering en informatie wordt aangesteld, die met een integrale visie op informatie en archivering komt. Tot die tijd blijven ze proberen om de fracties te overtuigen dat deze wet geen goede wet is. ‘De strijd is nog niet gestreden.’