Overheid voelt zich gegijzeld door webarchiveringsbedrijf 

Veel overheden voelen zich vastgezet door hun eigen webarchiveringsdienst Archiefweb.eu. Gemeenten, provincies en waterschappen die hun websites vanwege nieuwe archiefwetgeving willen verplaatsen, krijgen een hoge rekening gepresenteerd. ‘We hebben geen andere keuze dan betalen’, zegt een archiefbeheerder.

Archiefweb.eu geldt al jaren als een begrip in de overheidsarchiefwereld. Al vele jaren archiveert het jaarlijks meer dan een miljoen websites voor het Nederlandse bedrijfsleven en de overheid, waaronder gemeenten, waterschappen, provincies, ministeries, het Koninklijk Huis, de Erfgoedinspectie en de AIVD. Voor de rijksoverheid worden maar liefst zo’n 1500 websites gearchiveerd. Ook een groot aantal gemeenten is klant. Naar schatting van klanten heeft mogelijk tot zo’n 80 procent van de gemeentelijke markt in handen. Het bedrijf schrijft bovendien op de eigen website dat het in 2021 de enige partij die voldeed aan de eisen en wensen vanuit de Rijksoverheid.

Wettelijke verplichting

Jarenlang haalde de Archiefweb.eu de ene na de andere overheidsklant binnen, maar nu de Archiefwet overheden verplicht om online uitingen blijvend in een eigen edepot op te slaan, willen organisaties hun bestanden graag verhuizen. Archiefweb.eu biedt de mogelijkheid wel aan, maar vraagt daar volgens betrokken archivarissen de hoofdprijs voor die in sommige gevallen kan oplopen tot tienduizenden euro’s. Het bedrijf lijkt met de vele gearchiveerde overheidswebsites een melkkoe in handen te hebben die in de miljoenen loopt.

Tegenover Binnenlands Bestuur vertellen betrokkenen archivarissen dat zij zich klemgezet voelen door Archiefweb.eu. Een topic op KIA Community, voor informatieprofessionals bij de overheid over het onderwerp leverde eerder tientallen reacties op van informatieprofessionals die zich in de situatie herkennen en naarstig opzoek zijn naar een oplossing. Onder meer informatieprofessionals van provincie Zeeland, Stadsarchief Rotterdam en gemeente Coevorden melden in de afgelopen maanden de problemen. De laatste twee gaven in het topic aan mogelijk juridische stappen te ondernemen.

Buitenproportionele kosten

‘De kosten voor het opvragen van de bestanden zijn gewoon buitenproportioneel’, vertelt Wouter Verdaas, informatieprofessional bij gemeente Tilburg. Hij plaatste zijn zorgen op KIA Community, een forum van vakgenoten. Er kwamen vele reacties binnen.  ‘Als het zou gaan om een bedrag van 5000 euro of iets in die orde, dan had je er niemand over gehoord. Maar zeker bij grotere gemeenten die vele websites bij ze hebben gearchiveerd kan dit echter in de tienduizenden euro’s lopen. Het staat niet in verhouding met de gebruikelijke jaarlijkse kosten die je als organisatie hebt.’

Volgens Verdaas hebben overheden vanwege de wetmatige verplichting geen enkele keuze en zijn ze dus klemgezet. ‘Je kan strategieën bedenken over wat je eventueel bereid zou zijn om te betalen. Je kan er met gestrekt been ingaan of je verlies nemen. Wij hebben de vraag bij onze afdeling Juridische Zaken neergelegd om te zien of we mogelijk een poot hebben om op te staan. Aangezien er gigantisch veel reacties zijn binnengekomen, kunnen we mogelijk via VNG nog iets bereiken.’ 

‘Bestanden overzetten is veel handwerk’

Marcel Privé laat namens Archiefweb.eu in reactie op de klachten over de prijzen weten dat het in alle gevallen ‘gewoon’ om kosten voor de gemaakte uren gaat. ‘Er komt veel handmatig werk bij kijken. Soms is dat vier uurtjes, soms is het acht uur. We zijn soms zo een dag bezig met het overzetten.’ De bestanden zijn volgens Privé erg groot. ‘Bij organisaties die voor meerdere jaren aan archivering hebben, praat je over duizenden of tienduizenden bestanden. Die moet je verzamelen, structureren en op een aangeschafte schijf zetten. Je mag zoiets ook niet zomaar via de post versturen, het moet versleuteld worden met cryptografie. Vervolgens moet je ook naar het postkantoor om het pakket op te sturen.’ Privé ziet echter steeds meer partijen gegevens opvragen, daar is veel mankracht voor nodig. ‘Natuurlijk kunnen we het regelen voor onze klanten, maar als een groeiend aantal partijen gegevens opvraagt, dan moeten we wel afspraken maken over de kosten. Als deze goed uitgelegd worden is er geen enkel issue.’

Kosten verschillen per klant

Privé vermoedt dat de klachten ontstaan doordat ‘andere partijen in de markt reuring proberen te veroorzaken’ rondom Archiefweb. Op de vraag hoeveel het overzetten van bestanden voor een klant gemiddeld ongeveer kost, schetst Privé een voorbeeld van 500 euro Op de vraag waarom diverse archivarissen dan reppen over tienduizenden euro’s, stelt hij dat het bedrag afhangt van de hoeveelheid websites, het aantal jaren dat er gearchiveerd werd en de benodigde ondersteuning bij het overzetten.

De VNG heeft inmiddels diverse signalen binnengekregen van bestuursorganen die problemen ondervinden met het opvragen van WARC-bestanden bij leverancier Archiefweb. ‘De problemen die we horen zijn divers. Door meerdere organisaties is VNG gevraagd actie te ondernemen.’ Na intern overleg plaatst VNG een oproep aan organisaties die de problemen herkennen. Zij kunnen zich tot 3 maart melden voor een digitaal overleg waarin de gemene delers van de problemen moeten worden aangewezen. VNG kijkt daarna onder meer naar wat er juridisch wel of niet mogelijk is op basis van de formulering van contracten. Ook gaat de organisatie met Archiefweb in gesprek om de problemen te bespreken.