‘Stel die Archiefwet eindelijk eens vast’

De huidige Archiefwet stamt uit 1995. Decentrale overheden hebben een aantal punten onder de aandacht gebracht om de toegankelijkheid van overheidsinformatie ook in de toekomst op peil te houden. Maar eerst moet de nieuwe Archiefwet worden vastgesteld. ‘Onze wensen kunnen we ook nog in lagere regelgeving vastleggen.’

Geen overbodige luxe

In hun position paper roepen de decentrale overheden de Tweede Kamer, die er op 30 januari over debatteert, expliciet op om de Archiefwet zo snel mogelijk vast te stellen. Toch hebben zij wel de nodige wensen opgeschreven. Is het een niet met het andere in conflict? Nee, zegt burgemeester Steven Adriaansen van Woensdrecht, tevens voorzitter van de VNG-adviescommissie archieven. ‘Je moet dat los van elkaar zien. De huidige Archiefwet stamt uit 1995. Intussen heeft de tijd niet stilgestaan. De nieuwe wet vaststellen is dus geen overbodige luxe.’ Dat moet dus meteen. De wensen over de uitvoering zijn ervan los te koppelen. ‘Het is een kaderwet, onze wensen kunnen we ook nog in lagere regelgeving vastleggen.’

100 archivarissen tekort

Een archivaris aanstellen is straks verplicht voor ieder overheidsorgaan. De VNG heeft berekend dat dit gemeenten 2,2 miljoen euro gaat kosten. Dat roept de vraag op hoeveel gemeenten eigenlijk geen archivaris hebben. ‘Dat zijn vooral kleinere gemeenten in Twente en Limburg, weet Adriaansen. ‘Het zijn kleinere organisaties met minder informatie, dus daar ligt de archivarisrol vaak bij de gemeentesecretaris. Als we kijken hoeveel archivarissen we nog tekortkomen, dan komen we uit op significante nummers: ongeveer honderd.’ Gemeenten moeten archivarissen ook opleiden en trainen, want ze moeten bijblijven. ‘Dat vraagt om investeringen en die worden verwacht van gemeenten. Die zijn wij graag gecompenseerd.’

Extra middelen nodig

Maar is het dan niet normaal voor een gemeente om een archivaris in dienst te hebben? ‘Het is niet verplicht, dat is echt nieuw aan de wet’, zegt Adriaansen. ‘Voorheen moest je een verantwoordelijke hebben. Archivarissen zijn niet in groten getale op de arbeidsmarkt. Bij kleine organisaties zie je hen een stuk minder en ook in kleine gemeenschappelijke regelingen.’ Adriaansen trekt een parallel met de chief information security officers (ciso’s) die gemeenten ook ineens moesten aanstellen. ‘Hier geldt hetzelfde voor. Je zult in de markt moeten gaan kijken. En je hebt dus, ook voor werving, extra middelen nodig.’

Petitie en amendement

In de ontwerptekst van de nieuwe Archiefwet staat dat een diploma archivistiek voor archivarissen niet meer verplicht is. Dat heeft in de beroepsgroep tot veel onrust en onzekerheid geleid en ook tot een petitie die vorige week is aangeboden aan de Tweede Kamer. Daags erna diende Tweede Kamerlid Mohammed Mohandis (GL-PvdA) een amendement in, waarin wordt opgeroepen het ontwerp van de nieuwe Archiefwet aan te passen. Er moeten regels worden gesteld over de opleiding tot en het verkrijgen van diploma's in de archivistiek. Ook wordt voorgesteld om in de wet op te nemen dat een archivaris in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek.

In gesprek over opleidingen

Decentrale overheden willen de kwaliteit van de archiefopleidingen borgen, schrijven ze, maar moet de opleidingseis ook weer terug? ‘Het instellen van de opleidingseis is een langgekoesterde wens uit de archiefsector’, weet ook Adriaansen. ‘Als het veld het wil, dan moeten zij hun eigen lobby daarvoor gebruiken. Dat is kennelijk gelukt, dus chapeau voor hen.’ Maar eigenlijk is het een eis die lastig te rijmen is, vindt hij, want de opleiding wordt weinig gegeven. ‘We snappen dat ze bang zijn dat het ten koste gaat van de kwaliteit, maar als we goed in gesprek gaan over de opleidingen kunnen we ook een heel eind komen.’

Kortere cursussen

Concreet betekent dat afwachten wat de Tweede Kamer besluit en wat dit voor de uitvoering betekent. ‘Houd rekening met arbeidsmarktkrapte. Je kunt de kwaliteit ook borgen door kortere cursussen, trainingen of opleidingen te doen. Het vak van archivaris is een vak apart. Daar zit deskundigheid achter, dus je moet wel jouw certificaten bijhouden, zeker als de aanstelling verplicht is. Daarom moeten er ook middelen voor beschikbaar zijn.’

Grote operatie

Maar dit bedrag valt in het niet bij het bedrag om de informatiehuishouding op orde te krijgen: 533 miljoen euro, blijkt uit onderzoek in 2018. Ook dat bedrag zien de decentrale overheden graag gecompenseerd. Hoeveel het nu zou zijn, vindt Adriaansen moeilijk te zeggen. ‘Een exact getal is niet te geven, maar sindsdien heeft een flinke inflatie plaatsgevonden en de opgave is groter geworden.’ Dat neemt niet weg dat het belangrijk is om de informatiehuishouding op orde te hebben voor het afleggen van publieke verantwoording. ‘We hebben de gemakkelijke categorieën gedaan, maar er is nog veel te gaan. Het is een grote operatie. Voor het rijksprogramma is 800 miljoen uitgetrokken. Gezien het aantal gemeenten, zit je dan ook snel in die verhouding.’ Toch blijkt uit een recente Woo-monitor dat de stand van zaken ‘best bemoedigend’ is, aldus Adriaansen. ‘Het gaat de goede kant op.’

Informatiewetten bijten elkaar

En dan willen de decentrale overheden nog dat de Uitvoeringswet AVG wordt aangepast vanwege ‘overweging 158’. De Autoriteit Persoonsgegevens vindt dat de Archiefwet hierop moet worden aangepast. Dat vinden decentrale overheden op zich geen probleem, maar ze kijken ook verder. ‘Verschillende wetgevingen kunnen spanningen veroorzaken, omdat ze elkaar tegenspreken: Woo, AVG, de Auteurswet en straks ook de Archiefwet. De waarschuwing van de AP ging niet over gemeenten, maar we moeten wel goed opletten dat we openbaarmaking niet teniet laten doen door bijvoorbeeld de AVG. Die informatiewetten bijten elkaar, dus daar moeten we scherp op blijven, want daar krijgen we in de uitvoering last van. Voer straks dus een goed debat en neem dit mee in de uitvoeringsregels.’