Wees terughoudend met besloten vergaderen

Om gemeenten meer duidelijkheid te bieden over wanneer wel en wanneer niet sprake is van een in de Gemeentewet geregelde raads- of commissievergadering, werkt het ministerie van BZK aan een circulaire over het commissiestelsel. Dat schrijft demissionair minister Bruins Slot aan de Tweede Kamer na vragen over berichtgeving dat gemeenten massaal de achterkamertjes in zouden duiken.

Achter gesloten deuren

De circulaire zal onder meer ingaan op het wettelijk kader voor raadscommissies en biedt de optie om ‘belangrijke achterliggende waarden, zoals transparantie en democratische legitimatie te benadrukken’, vervolgt de minister haar antwoord op de vragen van Kamerleden Joost Sneller, Hind Dekker-Abdulaziz (beiden D66) en Laura Bromet (GroenLinks). Zij sloegen aan op een artikel dat eind juni in De Stentor verscheen over het vergaderen achter gesloten deuren door gemeenten. Uit hun onderzoek onder 227 gemeenten trok de krant de conclusie dat bijna de helft van de gemeenten dat geregeld zonder legitieme reden doet.

Hoofdregel is openbaarheid

De minister heeft geen cijfers over het aantal gemeenten dat besloten vergadert en hoe vaak. Ze wijst erop dat de wet de hoofdregel voor raadsvergaderingen vastlegt, namelijk openbaarheid, ‘maar regelt voor een vergadering achter gesloten deuren een procedure zonder inhoudelijke normen’. ‘Of er aanleiding is om in afwijking van de hoofdregel achter gesloten deuren te vergaderen, is dan ook aan de raad zelf.’ Volgens de wet kan de gemeenteraad besluiten tot een besloten vergadering, indien tenminste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter dit nodig oordeelt, in de zin van artikel 23, tweede lid, van de Gemeentewet. Die optie is bedoeld voor uitzonderlijke gevallen, ‘maar wat die gevallen zijn, wordt niet door de wet bepaald’.

Geen inhoudelijke criteria

Het artikel in De Stentor wekt de suggestie dat de Wet open overheid (Woo) vastlegt wanneer de raad besloten mag vergaderen. ‘Dat is echter niet het geval’, merkt de minister op. ‘De Gemeentewet legt alleen de procedure vast. De Gemeentewet en de Woo bevatten geen inhoudelijke criteria die bepalen in welke gevallen er wel en niet besloten mag worden vergaderd.’ Wel is in artikel 24 van de Gemeentewet geregeld waarover niet vergaderd en besloten mag worden in een vergadering achter gesloten deuren. Dit betreft de toelating van nieuwe leden, de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de jaarrekening, de invoering, wijziging en afschaffing van gemeentelijke belastingen, en de benoeming en het ontslag van wethouders. ‘Het is de raad zelf die besluit of in een bepaald geval besloten wordt vergaderd.’

De wet is niet overtreden

Naast de vergaderingen in de zin van de Gemeentewet, kunnen ook bijeenkomsten plaatsvinden die een informerend of beeldvormend karakter hebben, zoals technische sessies met ambtenaren of bijeenkomsten met raadsleden en inwoners. Dit type bijeenkomsten wordt niet gereguleerd in de Gemeentewet, legt de minister uit. ‘Bij de niet-openbare overleggen die in het artikel in De Stentor worden beschreven, lijkt het te gaan om dit type, niet gereguleerde bijeenkomsten. De conclusie dat met dergelijke bijeenkomsten de wet overtreden zou worden, is dan ook onjuist.’ Het is van belang dat tijdens deze bijeenkomsten geen besluitvorming of finale beraadslaging kan plaatsvinden. ‘Die behoren op grond van de wet altijd in een raadsvergadering plaats te vinden.’

Zo transparant mogelijk zijn

De Kamerleden vinden dat een informele bijeenkomst geen vluchtweg mag worden om bepaalde informatie voor burgers en pers verborgen te houden. Minister Bruins Slot onderschrijft, vanuit het oogpunt van transparantie en democratische legitimatie van besluitvorming, dat het belangrijk is er ‘scherp op te blijven dat geen formele besluitvorming plaats kan vinden tijdens niet-openbare informele overleggen’. Ook als men wel gebruik maakt van niet-openbare informele overleggen, is het belangrijk hierover zo transparant mogelijk te zijn richting inwoners, vindt ze. Een gemeente kan op haar website bekendmaken wanneer er een niet-openbare bijeenkomst is en eventuele documenten die daar worden besproken kan zij actief openbaar maakt, geeft ze als voorbeeld.

Besloten informeel overleg 'begrijpelijk'

De minister noemt het verder ‘begrijpelijk’ dat raadsleden de behoefte kunnen hebben om, los van de besluitvorming en beraadslaging, met elkaar en/of met het college te overleggen. De Gemeentewet verbiedt dit niet. ‘Tegelijkertijd is het aan te bevelen om ook bij dit type overleggen zo transparant mogelijk te zijn richting de inwoners van de gemeente en met deze mogelijkheid terughoudend om te gaan.’ Er bestaat geen wettelijke verplichting om de agenda van informele overleggen van tevoren bekend te maken. In het kader van de openheid vindt de minister dit wel een goed idee, maar ze ziet nu ‘geen aanleiding een verplichting hiertoe in de wet op te nemen’.

Gemeenten niet aanspreken

Aan de voorbeelden in het artikel in De Stentor verbindt de minister niet de conclusie dat gemeenten in strijd met de wet besloten vergaderen. Ze ziet dan ook geen aanleiding om deze gemeenten aan te spreken. ‘Wel wil ik in algemene zin benadrukken dat de finale beraadslaging en besluitvorming in de openbaarheid moeten plaatsvinden.’ Om gemeenten meer duidelijkheid te bieden over wanneer wel en niet sprake is van een in de Gemeentewet geregelde raads- of raadscommissievergadering, werkt haar ministerie dus wel aan een circulaire over het commissiestelsel in de Gemeentewet.