Effectief vergaderen doe je zo!

Vergaderen zou zinvol en leuk moeten zijn, maar toch ervaren veel mensen dat niet zo. Heb je regelmatig na een lang overleg het gevoel dat je niets opgeschoten bent? Wij vertellen je hoe je wél effectief vergadert.

Vergaderen moet sneller en effectiever

Vaak is het doel van een vergadering niet duidelijk, wordt er te veel afgedwaald van de onderwerpen waar het eigenlijk om gaat en worden er geen beslissingen genomen. En dat is zonde! Vergaderingen kunnen namelijk interessante ideeën en informatie opleveren en maken het mogelijk om op een gestructureerde manier standpunten uit te wisselen, meningen te vormen en besluiten te nemen. Hoe zorg je dat je vergadering vlot en soepel verloopt, maar ook leerzaam is en het gewenste resultaat oplevert?
 

Stel een waardevol vergaderteam samen

Een groep van vier tot zeven deelnemers is ideaal. Zorg dat je alleen collega’s of andere betrokkenen voor de vergadering uitnodigt die:

• belang hebben bij het onderwerp of de te nemen beslissing;
• over deskundigheid op een bepaald gebied beschikken en daarom een speciale inbreng hebben;
• beslissingen moeten nemen;
• zich zonder uitnodiging erg gepasseerd zouden voelen.

Maak een agenda

Een goed begin is het halve werk. Bereid de vergadering daarom voor met een agenda. Deze stel je op in 4 stappen:
 

Stap 1: Verzamel de agendapunten

Zorg dat er een centraal verzamelpunt is voor agendapunten, bijvoorbeeld een gezamenlijk mailbox of jouw e-mailadres. Het is prettig als iedereen vooraf onderwerpen aandraagt die belangrijk zijn om te bespreken. Dat voorkomt dat aan het begin van de vergadering plotseling blijkt dat er heel veel agendapunten zijn waar niet voldoende tijd voor is ingepland of waar mensen niet op voorbereid zijn. Geef voor het inleveren van de agendapunten wel een deadline, zodat je nog voldoende tijd hebt om de agenda concreet te maken en door te sturen. Dan kan iedereen zich voorbereiden. 
 

Stap 2: Werk concreet uit wat er in de vergadering behandeld wordt

Probeer alle ingestuurde agendapunten samen te voegen tot een beperkt aantal onderwerpen en geef hierbij een korte beschrijving van de inhoud. Ter voorbereiding deel je de agendapunten met de deelnemers, zodat ze weten wat hen te wachten staat en ze alvast kunnen nadenken over hun input.
 

Stap 3: Rangschik de agendapunten die behandeld worden

Het is belangrijk om de inhoud goed te rangschikken. Begin met de makkelijke punten en eindig met lastigere zaken, zoals gevoelige of vervelende onderwerpen. Zet ook niet te veel discussiepunten achter elkaar. De rondvraag wordt vaak aan het einde van de vergadering geplaatst, maar het kan ook goed zijn om dit eens aan het begin te doen. Als deelnemers meteen hun zegje kunnen doen of hun vraag kunnen stellen, zijn ze eerder geneigd om ook actief deel te nemen aan de rest van de vergadering. Of doe het allebei: een rondvraag voor én na de vergadering.
 

Stap 4: Maak een tijdsplanning per agendapunt

Te lang doorgaan over een agendapunt of afwijken van het onderwerp leidt ertoe dat de vergadering te lang duurt. Deelnemers hebben geen zin meer, gaan zich vervelen en raken de focus kwijt. Daarom is het goed om vooraf te bepalen welke agendapunten prioriteit hebben en hoeveel tijd je ongeveer aan elk punt wilt besteden. Tijdens de vergadering zorg je er als voorzitter voor dat je deze tijd bewaakt, een deelnemer bijstuurt als deze afwijkt van het onderwerp en dat iedereen het doel voor ogen houdt. 
 

Pas het fuikmodel toe

Voor het efficiënt verzamelen van informatie en nemen van besluiten, kun je voor de opzet van de vergadering het fuikmodel gebruiken. Je begint met een startvraag en laat iedereen even aan het woord, zonder tegenreacties van anderen. Vervolgens vat je samen wat er is gezegd en start je een discussie. Benoem voor de discussie duidelijk het doel en de criteria en verlies deze niet uit het oog. Daarna is het tijd om te beslissen en afspraken te maken. Wie doet wat, waar, wanneer en op welke wijze? 
 

Extra tips en de praktische toepassing ervan

Wil je je verder verdiepen in effectief vergaderen en bovenstaande tips leren toepassen in de praktijk? Dan is de Training Effectief Vergaderen iets voor jou. Kijk voor meer informatie over deze training op onze website of neem contact op met een van onze opleidingsadviseurs via 035 20 08 220 of info@bestuursacademie.nl.