Thuiswerken: hoe helpen soft controls in het sturen op afstand?

Het werken op afstand heeft dit jaar een grote vlucht genomen. Dat medewerkers nu veel thuis werken in plaats van op kantoor, heeft onmiskenbaar invloed op hun gedrag. Bij veranderende werkomstandigheden zijn de ongeschreven regels – over elkaar aanspreken, communiceren, elkaar stimuleren, richting geven en faciliteren - tussen medewerkers niet meer zo vanzelfsprekend als op kantoor.

Hoe zorgt u ervoor dat medewerkers niet op eilandjes gaan zitten, maar dat cultuuraspecten in de samenwerking behouden blijven, ook op afstand? En hoe houdt u als leidinggevende grip op de realisatie van doelen bij het sturen op afstand?

In control blijven

Vertrouwen aan medewerkers geven is belangrijk om met succes op afstand van elkaar te werken. Voor een leidinggevende betekent dat loslaten en erop vertrouwen dat medewerkers in de basis de juiste intenties hebben, zelf ook graag tot resultaten willen komen en wanneer ze vastlopen de weg weten te vinden naar de leiding. Dat is spannend, maar blijkt in de praktijk heel goed te werken. De Hogeschool van Arnhem en Nijmegen heeft deze manier van sturen onderzocht en kwam tot de conclusie dat de organisaties met minimale formele controle op medewerkers het meest succesvol waren.

Werking van soft controls meten

Uit het onderzoek blijkt dat twee thema’s aandacht nodig hebben om op deze manier te kunnen werken: 1. Het uitdragen van een heldere visie en het tonen van voorbeeldgedrag vanuit de leiding en 2. Het realiseren van een goede samenwerking tussen medewerkers. Het eerste thema spreekt voor zich, het tweede thema is lastiger te vatten. Want hoe kunt u als leidinggevende op afstand een rol spelen bij het versterken van de onderlinge samenwerking van uw medewerkers?

BDO ontwikkelde een soft control-model dat gericht is op het verstevigen van de onderlinge samenwerking. Dat model bestaat uit vijf thema’s waarop medewerkers elkaar in gedrag sturen en die u als leidinggevende kunt stimuleren.

1. Richting geven

Geef concreet aan wat u van medewerkers verwacht: wat zijn hun deadlines en hoe kunnen ze u inschakelen als ze feedback nodig hebben? Draag dit gedrag uit aan de medewerkers, in de zin dat de bal niet alleen bij u ligt, maar dat uw medewerkers zelf meer autonomie en vrijheid voelen om dit gedrag richting elkaar te tonen. Geef zelf wel het goede voorbeeld. Als u het, bijvoorbeeld, belangrijk vindt dat uw medewerkers een goede werk–privébalans behouden, verstuur dan zelf geen mailtjes in het weekend.

2. Communiceren

Communiceren bij veranderende werkomstandigheden is belangrijker dan daarvoor. De realiteit is namelijk dat u een deel van de communicatie in de ‘wandelgangen’ niet meer meekrijgt. Zorg dat iedereen op de hoogte is van wat er speelt en aankomt. En dat medewerkers in staat zijn elkaar te informeren over veranderingen. Zorg voor frequent overleg, bijvoorbeeld een dagstart of een wekelijkse call. Voorkom dat u zelf de hele dag van overleg naar overleg gaat, maar leg de verantwoordelijkheid voor informatievoorziening bij medewerkers terug.

3. Faciliteren

Dit klinkt als een open deur, maar op het moment dat werkomstandigheden veranderen, is het belangrijk dat medewerkers de juiste middelen tot hun beschikking hebben om hun werk uit te voeren. Informeer naar behoeften, faciliteer waar nodig en stimuleer medewerkers om elkaar te helpen in hun werk wanneer middelen (nog) niet voorhanden zijn op afstand. Een ander belangrijk punt is het reguleren van werkdruk. In het werken op afstand gaat de privé-werkbalans snel verloren. Stuur op output, liever dan op ‘virtuele’ aanwezigheid. Op die manier faciliteert u medewerkers in ‘tijd’.

4. Stimuleren

Persoonlijke aandacht en positieve stimulans is essentieel in onzekere tijden. Vier successen met elkaar, bijvoorbeeld door het organiseren van een digitale pubquiz. Of stuur eens een kleinigheidje als blijk van waardering, zoals een Pathé-thuisbon. En op welke manier kunt u iemand helpen die moeite heeft met de verandering? Zoek een keer extra het contact met elkaar op om te vragen hoe het gaat. Stimuleer ook het informele contact tussen medewerkers onderling. Het ‘praatje pot’, maakt op afstand namelijk snel plaats voor doelgerichte communicatie, terwijl persoonlijke betrokkenheid naar elkaar voor veel medewerkers essentieel is om plezier in het werk te behouden.

5. Reageren

Elkaar aanspreken op bepaald gedrag kan lastiger zijn als mensen niet fysiek bij elkaar zijn. Hoe voorkomt u dan dat iemands reactie een eigen leven gaat leiden? Of andersom, dat mensen zich überhaupt niet uitspreken, omdat ze dat in de nieuwe situatie lastig vinden? Dan ontstaan gedragspatronen die de teameffectiviteit niet ten goede komen. Zorg dan ook voor een korte feedbackloop. Plan regelmatig overleggen in, waarbij u het doel van het overleg vooraf aankondigt. Op die manier kan de ander zich voorbereiden. Zorg ook dat uw medewerkers hetzelfde doen, door die feedbackloop regelmatig te agenderen. Bel met videobeeld, zodat je elkaars gezichtsuitdrukkingen kunt zien en daarop kunt reageren.

 

Meer informatie
Graag weten hoe u soft controls kunt benutten in het sturen op afstand? Benieuwd welke acties u kunt ondernemen om bij veranderende werkomstandigheden samenwerking te stimuleren? Wij denken graag met u mee. Neem voor meer informatie contact op met onze specialisten.

---

 

 

Roëlle Zijlstra, HR adviseur

Lees meer