Gevolgen grensoverschrijdend telewerken vanaf 1 juli 2023

Sociale zekerheid grensarbeiders tot 1 juli 2023

In verband met de coronapandemie waren er op Europees niveau afspraken gemaakt voor grensarbeiders die noodgedwongen vanuit huis werkten. Op basis van deze afspraken hoefde het thuiswerken voor voornoemde groep werknemers niet direct gevolgen te hebben voor hun positie voor de sociale zekerheid. Per 1 juli 2023 is de overgangsperiode voor deze afspraken echter afgelopen. Zodoende zijn vanaf deze datum de reguliere Europese aanwijsregels weer van toepassing.

Aanwijsregels Europese sociale zekerheidsverordening

Op basis van de Europese sociale zekerheidsverordening (de aanwijsregels) zijn werknemers die in twee of meer lidstaten werken sociaal verzekerd in hun woonland als zij een substantieel gedeelte van al hun werkzaamheden in loondienst in deze lidstaat verrichten. Om te beoordelen of sprake is van een ‘substantieel gedeelte’ ingevolge de Verordening, wordt gekeken naar de arbeidstijd en/of de bezoldiging van de betreffende werknemer. Indien er sprake is van een aandeel van tenminste 25%, wordt dit aangemerkt als een ‘substantieel’ gedeelte.

Kaderovereenkomst

Om vanaf 1 juli 2023 nog steeds op een praktische manier te kunnen omgaan met de nieuwe werkpatronen, is afgelopen maanden op Europees niveau druk onderhandeld over een Kaderovereenkomst. Per 1 juli 2023 is de Kaderovereenkomst voor de deelnemende landen in werking getreden. Deze overeenkomst is bedoeld als tussenoplossing totdat de Verordening(en) is aangepast op dit punt en voorziet in een structurele oplossing.

In aanvulling op de Europese aanwijsregels, biedt de Kaderovereenkomst werknemers die structureel grensoverschrijdend telewerken de mogelijkheid om sociaal verzekerd te blijven in het land waar hun werkgever gevestigd is. Het moet dan gaan om werknemers die tot 50% van hun totale werktijd vanuit het woonland (en tevens lidstaat) telewerken.  

Voorwaarden

Een werknemer komt in aanmerking voor toepassing van de Kaderovereenkomst, indien hij gewoonlijk in meerdere lidstaten werkt, waarbij hij een ‘substantieel’ gedeelte van zijn werkzaamheden (tenminste 25%) telewerkt vanuit zijn woonland en waarbij zodoende onder de reguliere aanwijsregels, het sociaal zekerheidsstelsel van zijn woonland van toepassing zou zijn. Daarnaast mag de betrokken werknemer maximaal 50% van de totale werktijd besteden aan telewerken vanuit het woonland. Van belang is verder dat de betrokken werknemer in dienst is van één of meer ondernemingen of werkgevers die hun statutaire zetel of vestigingsplaats hebben in slechts één andere lidstaat. De Kaderovereenkomst kan overigens alleen van toepassing zijn als beide landen waarin de werknemer werkt, de Kaderovereenkomst ondertekend hebben. Voor zelfstandigen is deze overeenkomst niet van toepassing.

Belangrijke kenmerken van ‘telewerken’ in de zin van de Kaderovereenkomst zijn dat een werknemer de werkzaamheden vanuit elke locatie binnen Europa volledig plaats onafhankelijk zou kunnen uitoefenen. Daarnaast moet er sprake zijn van een IT-connectie met de werkgever. Het is geen probleem als deze connectie niet gedurende de volledige 100% van de telewerkwerkzaamheden aanwezig is, maar dient in ieder geval wel normaal gesproken gewoonlijk aanwezig te zijn.

Om te bepalen of er aan het criterium van 50% wordt voldaan, maken werkgever en werknemer samen een zo goed mogelijke inschatting van de komende 12 maanden. Als de inschatting niet overeenkomt met de daadwerkelijke urenverdeling, dient dat gemeld te worden bij de SVB (internationale detachering). Het is overigens niet relevant of het telewerken vanuit thuis of op een andere locatie in het woonland plaatsvindt.

Aanvraagprocedure

Het toepassen van de bepalingen in de Kaderovereenkomst is mogelijk door een gezamenlijk verzoek van werknemer en werkgever in te dienen in de lidstaat waar de werkgever zijn statutaire zetel heeft. Het bevoegde orgaan in de lidstaat verstrekt een verklaring dat die wetgeving van toepassing is en vermeldt eventueel tot welke datum en onder welke voorwaarden de verklaring geldig is (een A1-verklaring).

In Nederland is het bevoegde orgaan de SVB en verloopt een aanvraag vooralsnog via een formulier op de website van het SVB. Eerst dienen een aantal vragen beantwoord te worden om te beoordelen of er voldaan wordt aan alle voorwaarden van de Kaderovereenkomst. Vervolgens kunnen werkgever en werknemer gezamenlijk online het aanvraagformulier invullen. Tot slot dient het uitgeprinte formulier ingevuld en door werkgever en werknemer ondertekend, verstuurd te worden naar het SVB. Het is overigens niet mogelijk om een aanvraag voor meerdere werknemers tegelijk in te dienen. Voor iedere werknemer is een individuele aanvraag nodig. Op termijn zal het mogelijk zijn een artikel 16-overeenkomst op basis van de Kaderovereenkomst via TWinternet aan te vragen.

Aanvraag met terugwerkende kracht

Lukt het niet direct om op korte termijn een aanvraag in te dienen? In de periode tussen 1 juli 2023 en 1 juli 2024 kan een verzoek voor toepassing van de regels in de Kaderovereenkomst tot maximaal 1 jaar terug worden ingediend. Vanaf 1 juli 2024 is een aanvraag met terugwerkende kracht van maximaal drie maanden nog mogelijk. Voor een aanvraag met terugwerkende kracht is wel vereist dat de werknemer in de periode van terugwerkende kracht alleen in de staat van de werkgever premies voor de sociale zekerheid heeft betaald. Daarnaast geldt dat alleen terugwerkende kracht kan worden verleend tot het moment dat beide betrokken lidstaten de Kaderovereenkomst ondertekend hadden.

Deelnemende landen

Lidstaten mogen zelf bepalen of zij de Kaderovereenkomst ondertekenen. Inmiddels is duidelijk dat Nederland, België en Duitsland de Kaderovereenkomst hebben ondertekend. Daarnaast hebben op dit moment ook Finland, Frankrijk, Kroatië, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Slowaakse Republiek, Spanje, Zwitserland, Tsjechische Republiek en Zweden de Kaderovereenkomst ondertekend.