Woo-tips en tricks voor ambtenaren

Journalisten hebben, ondersteund door Open State Foundation, tips en tricks uit de praktijk samengebracht in een gids voor Woo-behandelaars. Tussen de indieners van de verzoeken en de ambtenaren die deze verzoeken moeten afhandelen bleek een opmerkelijke overeenstemming bestaan, bleek uit de Woo-invoeringstoets. Beide hebben de wens om best practices in te voeren: werkwijzen die werken. Als beide hiermee aan de slag gaan, zal dit leiden tot een lagere werklast voor ambtenaren en meer openbaarheid voor de maatschappij, is de veronderstelling.

Bondgenoten

Woo-ambtenaren zijn in feite de bondgenoten van de Woo-verzoekers, schrijft Folkert Jensma, journalist bij NRC en voorzitter van de Nederlandse Vereniging van Journalisten, in zijn voorwoord bij het Witboek. ‘Ook zij hebben openbaarheid immers als doelstelling, maar moeten dat intern veelal bevechten. Als dáár een goede samenwerking kan ontstaan is er al veel gewonnen.’ Jensma werkte de afgelopen periode als bemiddelaar bij het ACOI. ‘Journalisten én bemiddelaars snappen intussen dat niet alles altijd openbaar kan zijn. Maar ook dat openbaarheid van overheidsinformatie in Nederland een structurele achterstand heeft – en dat die ingelopen kan worden.’

Meedenken

Met de eerste best practice wordt meteen de knuppel in het hoenderhok gegooid: Een Woo-verzoek is vaak helemaal niet nodig. Journalisten hebben meestal heel concrete vragen en hebben helemaal geen behoefte aan bergen documenten om gedetailleerde reconstructies mee te maken. Een helder ja of nee kan soms al voldoende zijn, of een ruimhartig antwoord met een document ter ondersteuning. ‘De kans is groot dat de journalist daar blij mee is.’ Een open houding en meedenken met wat een journalist wil en nodig heeft, werkt vaak het beste, schrijven de journalisten.

Even bellen

Een andere best practice: Bel de Woo-verzoeker even om zijn verzoek toe te lichten als iets niet duidelijk is. Stuur dus geen brief waarin vermeld wordt dat iets nog niet helemaal duidelijk is. Het klinkt als een open deur: ‘Het scheelt veel tijd als een ambtenaar meteen even de telefoon pakt als er in het begin iets niet helemaal duidelijk is.’

Een derde best practice is gericht op de overheidsorganisatie zelf. Help de Woo-ambtenaar op een efficiënte manier informatie te verzamelen. Zelf hebben ze meestal geen toegang tot de documenten, die moet van betrokken beleidsambtenaren komen. Dat kost veel tijd. ‘Zorg er daarom voor dat juristen ict-ondersteuning krijgen om sneller te kunnen zoeken, is het advies. Ze verwijzen hierbij naar de ‘Groningse aanpak’, waarbij alle mogelijk relevante informatie wordt samengevoegd en vervolgens gefilterd door middel van slimme IT-oplossingen.