Centrale ambtelijke huisvesting Harlingen ‘splijtzwam’

November vorig jaar werd het voorstel voor ambtelijke huisvesting nog van de Harlinger raadsagenda gehaald, toen bleek dat de zeer kritische raad voor medezeggenschap er negatief over adviseerde. Woensdag mag de gemeenteraad een aangepast voorstel bespreken. Het college houdt vast aan één locatie in het centrum, maar wil daarbinnen aanvullend onderzoek en meer aandacht voor ‘de filosofie en nieuwe manier van werken die de centrale huisvesting met zich meebrengt’.

Doordenderende trein
‘Gebrek aan communicatie en inspraak, sporadische en haastige overlegmomenten, ambassadeurs en projectleden die zich vanwege hun kritische kanttekeningen onder druk gezet hebben gevoeld en dan plotseling een getekend PvE (Plan van Eisen, WB) en persbericht: deze trein denderde maar door zonder oog of oor voor de mensen waar het om gaat.’ Zo begint de ‘final thought’ die de raad voor medezeggenschap begin november vorig jaar naar de toen kersverse gemeentesecretaris Stella van Gent stuurde. De overweging kwam na een onderbouwing van het negatieve advies over het besluit van het gemeentebestuur te kiezen voor een centrumlocatie voor ambtelijke huisvesting.

Splijtzwam
De raad voor medezeggenschap vervolgt dat dit alles heeft geleid tot ‘frustraties, ernstige twijfels over de kwaliteit van het haalbaarheidsonderzoek en een gespannen, polariserende sfeer rondom de huisvesting’. Onder ambtenaren wordt het draagvlak voor de centrumlocatie steeds kleiner en neemt de onrust toe, constateert dezelfde raad. Het project is een ‘splijtzwam in de organisatie’ geworden en het lijkt hen verstandig dat Van Gent aan de noodrem trekt en serieus aandacht en tijd besteed aan deze emoties en aan het herstellen van de communicatie en de medezeggenschap, zodat de definitieve locatie niet alleen door de politiek, maar ook door medewerkers breed gedragen wordt.

Nieuwe huisvesting
Hoe kwam het zover? In het bestuursakkoord stond de ambitie van het huidige college om het eigen vastgoed energieneutraal te maken en dat er een integraal plan voor huisvesting van de ambtelijke organisatie moest komen. De ambtelijke organisatie is nu traditioneel gehuisvest over vijf locaties. Uit onderzoek bleek dat die huisvesting op onderdelen gedateerd is: er zijn ‘klimaatproblemen’, de gebouwen kennen een lage bezetting en nieuwe werkvormen zijn lastig toepasbaar. Daarnaast wil de gemeente Harlingen zich profileren als een goede, aantrekkelijke werkgever voor huidige en nieuwe ambtenaren. In juli 2019 besloot de raad dat de huidige situatie onwenselijk is en verder onderzoek daarnaar niet nodig was.

Onder één dak
Ook vroeg de raad om aanvullend onderzoek naar andere locaties en beter betrekken van burgers en medewerkers bij het onderzoek. Daaruit kwamen vier scenario’s naar boven die allemaal uitvoerbaar waren binnen de beschikbare dekking. Toch had het college een lichte voorkeur voor het scenario centrum vanwege de vele voordelen, hoewel dit scenario wel het hoogste risicoprofiel heeft. Tijdens twee lunchbijeenkomsten zijn de medewerkers geconsulteerd. Die wilden graag inspraak en actieve deelname aan verandering van het werkplekconcept. In september 2020 maakte de raad met de vaststelling van het Strategisch Huisvestingsplan (SHP) een voorlopige keuze voor het centrum als locatie om de bestuurlijke en ambtelijke organisatie zo veel mogelijk ‘onder één dak’ te brengen.

Negatief advies
Diezelfde maand vroeg de medezeggenschapsraad aan de gemeentesecretaris of zij gebruik kon maken van haar adviesrecht. Dat advies bleek dus negatief. Uit de medewerkerspeiling bleek dat een overgrote meerderheid van de medewerkers ‘nee’ zegt tegen centrale huisvesting op de bewuste centrumlocatie. Enkele redenen zijn dat de medezeggenschap in de aanloop naar het besluit ‘niet volgens ons eigen convenant is geborgd’ en bereikbaarheid en parkeermogelijkheden erop achteruit gaan. Dat maakt van de gemeente Harlingen geen aantrekkelijke werkgever. Verder zou juist nieuwe huisvesting kansen bieden om het stadhuis ‘toegankelijk’ te maken. Ook zou er onvoldoende externe expertise zijn geraadpleegd over de haalbaarheid van de centrumlocatie.

Geen verbetering
Naar aanleiding van het negatieve advies van de medewerkers heeft de gemeentesecretaris aan het college geadviseerd om de raad te verzoeken om de behandeling van het raadsvoorstel Centrale Huisvesting van de raadsagenda van 10 november af te halen, zodat zij tijd en ruimte kreeg om met
de medewerkers in gesprek te gaan over het proces en draagvlak. In een analyse constateert Van Gent dat de medewerkersbijeenkomsten verwachtingen hebben gewekt, ‘die voor veel mensen uiteindelijk niet werden waargemaakt’. Het uiteindelijke plan wordt niet als verbetering ervaren. Na de vaststelling van de raad haakte een deel van de medewerkers al ‘verbaasd’ af, schrijft Van Gent.

Ontgoocheling
Daarna raakten steeds meer mensen gefrustreerd. ‘Het gevoel dat niet werd geluisterd, dat argumenten werden weggewoven of niet gehoord, maakte dat betrokken medewerkers gefrustreerd en teleurgesteld raakten. Medewerkers met vakinhoudelijke kennis voelden zich onvoldoende serieus genomen in hun expertise en waarschuwden dat deze planvorming contrair was met hetgeen gebruikelijk is in Harlingen.’ De eerste verbazing sloeg na de presentatie van het plan om in ontgoocheling. De gemeentesecretaris heeft na het negatieve advies van de medezeggenschapsraad met 63 medewerkers gesproken. ‘De onvrede is geen kwestie van onwil, maar vooral een teken van betrokkenheid. Men is trots op de gemeente Harlingen en blij met de werkgever en juist van deze werkgever wordt verwacht dat er nu een echt goede keuze wordt gemaakt ten aanzien van hun nieuwe werkplek.’

Organisatiepsychologie
Van Gent adviseert het college een aangepast plan aan de gemeenteraad voor te leggen dat meer voldoet aan de gestelde doelen van centrale huisvesting en beter aansluit bij de beleving van de medewerkers. Het Plan van Eisen moet mogelijk worden aangepast en er moet meer aandacht zijn voor de organisatiefilosofie en -psychologie. Het college neemt dit advies over. De vraag zal niet alleen zijn: ‘waar en hoe huisvesten we onze medewerkers’, maar ‘welke manier van werken is nodig en wat betekent dat voor de huisvesting’?

Vertraging
Ook worden ‘aanvullende mogelijkheden in het centrum verkend’, zodat deze in het onderzoek kunnen worden meegenomen. Het college kiest wel nog steeds voor de centrumlocatie en komt medio 2022 met een uitwerking. Omdat er een half jaar voor de organisatieontwikkeling wordt uitgetrokken, loopt de nieuwe huisvesting ook een half jaar vertraging op. Begin 2024 zou deze dan kunnen beginnen. Na de commissiebespreking woensdag beslist de raad erover op 26 januari.