Geforceerd samenbrengen

Gemeentehuizen moeten worden aangepast aan het nieuwe werken sinds corona. Hoeveel ambtenaren komen nog naar kantoor? Toch waarschuwen experts voor verder terugsnijden van het aantal bureaus. 'Je moet je welkom voelen op kantoor.'

Voor Krimpenerwaard kwam de ontdekking van hybride werken precies op het juiste moment. De fusiegemeente was immers al bezig met nieuwbouwplannen. In plaats van vier verschillende gemeentehuizen verspreid over de dorpen, moest er één groot en klimaatvriendelijk gemeentehuis komen. Nog tijdens de voorbereidende gesprekken over het nieuwe pand gooide de pandemie het werkritme volledig om en veranderde het perspectief op wat een kantoor moet bieden. ‘Net op tijd’, zegt directeur publiek domein Sylvia Vos-Been. ‘Thuis werken en hybride werken ging veel beter dan we hadden verwacht. Wat wilden we daarvan vasthouden?’

Het verraste haar en haar collega’s hoe hard mensen hun best deden om te bewijzen dat ze thuis druk bezig bleven. Zelfs een beetje té hard. ‘Sommigen sloegen echt door’, zegt ze. ‘Je mag ook gewoon vrij zijn, hè? Je hoeft echt niet 24 uur per dag aan te staan en te reageren op de app.’

Nu alle corona-gerelateerde maatregelen zijn ingetrokken, hoeft zeker niet iedereen weer naar kantoor. ‘Doe wat je thuis kunt doen vooral lekker thuis’, zegt Vos-Been. Om dat goed mogelijk te maken, zijn vooral digitale voorzieningen nodig. ‘We hebben flink geïnvesteerd in camera’s voor vergaderruimtes, telefoons, laptops en iPads.’ Thuis én op kantoor moeten mensen tegenwoordig op allerlei manieren kunnen samenwerken.

Dat is soms lastig bij privacy- gevoelige digitale gesprekken, die kleine afgesloten ruimtes eisen. Vooral de ‘oudere’ kantoren in Krimpenerwaard zijn daarvoor grappig genoeg geschikt met maximaal vier tot zes bureaus per ruimte. De ‘nieuwere’ kantoren zijn in 2015 omgebouwd naar kantoortuinen. Daar is het veel lastiger om je terug te trekken voor een digitale vergadering.

Geforceerde ontmoeting

Die hokjes voor digitale vergaderingen komen er in het nieuwe pand ook, naast ruimtes die nadrukkelijk geschikt zijn voor samenwerken en ontmoeten. Want dat is na corona nog meer dan daarvoor de bedoeling van kantoor. Grote kantoortuinen bleken daartoe niet de sleutel. ‘Onze panden waren al ingericht op het flexconcept: tijd- en plaats-onafhankelijk werken’, zegt Vos-Been. ‘Maar in de praktijk merkte je toch dat iedereen braaf zijn uurtjes op kantoor zat en op dezelfde plaatsen ging zitten. Mensen hebben toch de neiging om bij elkaar te kruipen.’ Om de verschillende teams te verbinden, krijgt het nieuwe kantoor ruimtes waar mensen elkaar vanzelf treffen. ‘Geforceerd ontmoeting organiseren’, noemt Vos-been dat. ‘Dan wordt het logischer om samen te werken met iemand van een ander domein.’

Ondanks de al lang afgelopen corona-maatregelen, komt in Krimpenerwaard nog lang niet iedereen naar kantoor. Een van de vier panden is tijdelijk gesloten. In corona-tijd voldeed het gebouw niet aan de ventilatie- eisen en de gemeente kijkt nu hoe het gebouw moet worden ingezet. De drie overgebleven gebouwen zitten immers ook nog steeds niet vol. ‘Het is heel rustig op kantoor. Maar mensen treffen elkaar wel digitaal. En dat gaat dus een stuk makkelijker dan we voor corona dachten.’

Ook in andere gemeentehuizen komen er nog steeds minder mensen naar kantoor, ziet Michiel Otto. Hij is directeur van vastgoedadviesbureau Hevo en adviseerde de afgelopen jaren veel gemeenten over corona- gerelateerde aanpassingen. Gemeenten hielden hun ambtenaren vaak heel strikt thuis tijdens de maatregelen en willen dat soms vasthouden, door werkplekken permanent terug te snoeien. Dat vindt Otto geen goed idee. ‘Vóór corona was er natuurlijk al Het Nieuwe Werken, met zo’n 70 kantoorplekken voor 100 werknemers’, zegt hij. ‘Nu komen er nog minder mensen en gaat het eerder richting 60 plekken voor 100 fte. Dat moet je niet nog verder terugdringen door thuiswerken de norm te maken. We zijn toch sociale wezens die elkaar willen opzoeken, en je moet je wel welkom voelen op kantoor.’

Jonge collega’s

Een aantrekkelijke werkomgeving is ook belangrijk om nieuwe medewerkers te trekken. Vooral jonge mensen hebben daar volgens Otto behoefte aan. ‘Ze willen contact met collega’s, om bijvoorbeeld van oudere, ervaren mensen te kunnen leren. Dat organiseer je niet allemaal via een beeldscherm. Op sommige plekken zag je de jonge mensen ook als eerste terugkomen bij versoepelingen.’

Inwoners komen tegenwoordig ook voor andere zaken naar het gemeentehuis dan jaren geleden. ‘De digitalisering van dienstverlening is door corona in een stroomversnelling geraakt. Voor zoiets als een paspoort hoef je als burger nauwelijks nog naar het gemeentehuis.’ Ambtenaren komen voor het verlenen van een vergunning ook vaker naar burgers toe. ‘Veel gemeenten zijn bezig met een servicegerichte houding. Dan maken ze een afspraak aan de keukentafel, maar het kan ook een dorpshuis zijn, een wijkcentrum of sportvereniging.’ Naast een kleiner aantal balies komt er nu meer ruimte voor ontmoeting, tussen gemeente, inwoners, bedrijven en ketenpartners. Otto: ‘Soms zit in een gemeentehuis ook de politie, brandweer, een ambulancepost, een bibliotheek, een muziekschool of een andere maatschappelijke functie. Zo wordt het echt een huis van de gemeente.’

Qua werkplekken voor ambtenaren zijn er naast fatsoenlijke bureaus om lang aan te kunnen werken, ook ‘aanlandplekken’ nodig voor mensen die even iets komen printen of de tijd moeten overbruggen tussen twee afspraken. En er is behoefte aan zitjes voor korte overleggen, kleine ruimtes voor digitale afspraken en hybride vergaderruimtes voor mensen die fysiek of digitaal aanwezig zijn. ‘Als niet iedereen voor een vergadering naar kantoor hoeft te komen, scheelt dat enorm veel reistijd, vooral in gefuseerde gemeenten. Die tijd kun je weer inzetten voor dienstverlening aan inwoners.’

Dat klinkt allemaal mooi, maar er is natuurlijk niet altijd geld voor een grote verbouwing of een nieuw pand. Waar je volgens Otto dan vooral naar moet kijken, is de ict. ‘Veel gemeenten hebben hun ict al flink verbeterd tijdens corona.’ Ook een andere indeling van kantines of bedrijfsrestaurants kan helpen. ‘Daarin kun je veel verschillend los meubilair plaatsen, zoals de treinzitjes waar mensen even met zijn vieren kunnen overleggen. Maak er een echt werkcafé van.’ Met akoestische afscheidingen kun je ook een kantoortuin weer opdelen in afgeschermde ruimtes. Want die kantoortuinen zijn inderdaad te rumoerig. ‘Je wilt niet terug naar eigen bureaus met fotolijstjes erop. Maar ook niet met dertig of veertig man in één ruimte. Tussen elke vier of zes plekken moet een afscheiding komen.’

Concentratie

Kwam voor Krimpenerwaard de pandemie qua bouwplannen net op tijd, voor Dronten gebeurde dat eigenlijk net te laat. Een geplande renovatie van het gemeentehuis kon niet meer worden aangepast aan de nieuwe kantoorwerkelijkheid. Pieter van Kruistum hielp met zijn gelijknamige managementadviesbureau destijds met het ontwerp. Hij is blij met het nieuwe open gebouw met veel verschillende werkplekken, maar achteraf gezien had hij er toch meer concentratiewerkplekken in gewild. ‘Die zijn nu meer nodig dan vroeger’, zegt Van Kruistum. ‘Er zijn mensen die ‘s ochtends eerst in overleg moeten, dan geconcentreerd willen werken, daarna informeel gaan overleggen en dan nog een vergadering in teams hebben. Dat kun je niet allemaal op één werkplek faciliteren, dus je moet het nog flexibeler inrichten dan je in het verleden zou doen.’

Dat komt volgens Van Kruistum vooral door de digitale vergaderingen. ‘Die behelzen best een groot deel van de werkzaamheden. Toen wij voor Dronten een ontwerp maakten, had niemand al afspraken in Teams. Dat is nu het gewone vergaderen. Maar het is nog even aftasten wat daar precies de fijnste voorzieningen voor zijn.’ Van Kruistum werkt inmiddels in Hoorn aan de renovatie van het oude stadhuis. Hij test er verschillende varianten uit als ideale ‘Teams-plekken’. Van Kruistum: ‘Met of zonder noise canceling-koptelefoons, met of zonder schotjes eromheen. We leggen er vragenlijsten bij om te kijken wat het beste bevalt.’ Het lukt ambtenaren voorlopig nog wel om een afgeschermd plekje te vinden, ziet Van Kruistum.

Ondanks het afschaffen van alle covid-regels, komt ook in Hoorn nog lang niet iedereen naar kantoor. Maar wat als het straks weer volloopt? Van Kruistum denkt dat het nog wel gaat gebeuren. In Hoorn telt hij hoeveel werkplekken en vergaderzalen er bezet zijn op twee tijdstippen per dag, om half tien en om half drie. ‘Dat aantal neemt nog altijd iets toe. Mensen blijven nu nog thuis omdat ze voorzichtig zijn.’

Piekdagen

Ook als mensen – zoals vaak wordt geschat – gemiddeld één extra werkdag thuis blijven, maakt dat voor het totaal aantal benodigde zitplaatsen op kantoor eigenlijk weinig uit. Het zijn immers de piekdagen waar je rekening mee moet houden. Van Kruistum: ‘In 1989 werkte ik voor Interpolis al aan oplossingen om de vrijdag tot goede werkdag te maken. Dat is tot op de dag van vandaag niet gelukt. Op vrijdag kun je nog steeds een kanon afschieten. De drukke dagen blijven dinsdagen en donderdagen. Mensen hebben daar nu eenmaal hun privésituatie en oppas op afgestemd en vergaderingen plan je in op de dag dat de meeste mensen er wél zijn.’

Vergaderruimtes plaats je trouwens het liefst dicht bij het bedrijfsrestaurant, tipt Van Kruistum. ‘Het echte vergaderen gebeurt toch vaak voorafgaand of na afloop van de vergadering. Dan is het wel zo makkelijk als je dat kunt doen in een andere setting met een kop koffie erbij.’ En dan niet alleen aan standaard kantinetafeltjes, maar ook in een nisje, aan statafels of op een paar banken. Een andere tip van Van Kruistum om de contactbehoefte van mensen te stillen en samenwerking te bevorderen: een tafel bij de koffie-automaat. ‘Een lange tafel waar je taart kunt snijden als iemand jarig is. Informeel ontmoeten is uiterst belangrijk en moet je beter faciliteren dan in het verleden.’