Leren burgerberaden te evalueren

Lokaal en provinciaal zijn er veel experimenten met burgerberaden. De organisatie ervan kost veel tijd, energie en geld, maar hoe weet je nou of je goed bezig bent? Vorig jaar publiceerde het ministerie van BZK al de Handreiking burgerberaden, maar om de evaluaties meer gestandaardiseerd te maken, is er nu een Evaluatiekader Lokale Burgerberaden.

Kwaliteit verbeteren

Hoewel er veel behoefte aan is, laten lang niet alle initiatiefnemers de opzet, uitvoering en doorwerking van hun burgerberaden evalueren. En als er dan wel wordt geëvalueerd, zijn er veel verschillen in de wijze waarop dat gebeurt. Om de effectiviteit van de inzet van burgerberaden als participatievorm te kunnen vergelijken en ervan te leren om zo bij te dragen aan het verbeteren van de kwaliteit, is het volgens het ministerie een meer ‘gestandaardiseerde’ aanpak wenselijk.

Aanvulling op handreiking

De eerder verschenen ‘Handreiking burgerberaden’ moet concrete antwoorden geven op vragen als: hoe organiseer je een burgerberaad dat de representatieve democratie versterkt? Hoe zorg je ervoor dat zo veel mogelijk inwoners mee kunnen doen?  En welke praktische stappen zijn nodig om een burgerberaad succesvol te maken? Hierop moet het Evaluatiekader Lokale Burgerberaden voortbouwen en deze aanvullen. De makers van het evaluatiekader, dr. Christine Bleijenberg en dr. Kristof Jacobs, zijn expert in burgerberaden en burgerparticipatie. Zij wijzen erop dat er in oktober 2024, het moment van schrijven, maar liefst 65 burgerberaden in Nederland zijn opgestart of uitgevoerd.

Kleine beurs

De auteurs spreken overigens over een ‘basis-evaluatiekader’. Alle organisatoren van een burgerberaad kunnen het document gebruiken, maar het is specifiek opgesteld met organisatoren ‘met een kleine beurs’ in gedachten, ‘zoals gemeenten voor wie het organiseren van een burgerberaad een behoorlijke hap uit de beschikbare middelen is’. ‘Zo kunnen ook zij hun burgerberaad evalueren en weten ze waar ze hierbij minimaal op moeten letten.’ Het kader kan ook de basis vormen voor een uitgebreidere evaluatie en worden aangevuld met criteria uit andere evaluatiekaders.

Loting cruciaal

Burgerberaden worden vaak opgedeeld in drie fasen: voorbereiding, uitvoering en opvolging. De auteurs categoriseren dat in input, throughput en output. Deze drie fasen vormen de basis voor het evaluatiekader. In de eerste fase verdienen de aspecten ‘loting’ en ‘mandaat & kaders’ extra aandacht in de beschrijving van de aanloop en opzet van het burgerberaad. Beschrijf de initiatiefnemer en de doelen van het burgerberaad, maar benoem ook het onderwerp en de precieze vraagstelling. Daarna is het belangrijk om de opzet en uitvoering van de loting te beschrijven. ‘Loting is een cruciaal onderdeel van een burgerberaad, zonder loting geen burgerberaad.’ Cruciaal voor de evaluatie is het mandaat en de opvolging van het burgerberaad. De gemeenteraad stelt het mandaat vast en geeft de deelnemers vooraf duidelijkheid over de opvolging van hun adviezen.

Passend mandaat

In de evaluatie is het belangrijk om te kijken naar het proces van loting en het resultaat. Op basis van welke factoren (demografische kenmerken) wordt bijvoorbeeld de tweede loting uitgevoerd? Kijk ook of het burgerberaad een ‘passend mandaat’ heeft. Minimaal kan worden verwacht dat de uitkomst van het burgerberaad wordt besproken door het gemeentebestuur. Let ook op of er een tijdspad van het mandaat is vermeld. Als dat niet zo is, dan is de kans op ‘gebrekkige opvolging’ groter. Kijk daarnaast of expliciet wordt besproken wat de kaders zijn waarbinnen adviezen niet worden overgenomen. En zijn de praktische voorwaarden voor het beraad, zoals het beschikbare budget, ook adequaat?

Betrouwbare informatie

In de volgende fase ‘burgerberaad zelf’ (throughput) wordt het verloop van het burgerberaad beschreven. Schets het verloop van de drie fases (oriëntatiefase, een deliberatiefase en adviesfase) in hoofdlijnen. Het aspect ‘diepgaande deliberatie’ verdient daarbij extra aandacht, want dat onderscheidt een burgerberaad van diverse andere vormen van burgerparticipatie. Let op de informatievoorziening, deliberatie zelf en het besluitvormingsproces. Zo moet de informatie betrouwbaar en inhoudelijk divers zijn. Voor de deliberatie is de keuze voor welk type gespreksbegeleider (bij voorkeur een deskundige en neutrale) en de beleving van de deliberatie door de deelnemers van belang om te evalueren. Bij besluitvorming is de vereiste meerderheid van belang en wat er gebeurt met afwijkende opvattingen.

Overnemen adviezen

De laatste fase is ‘opvolging van de uitkomsten’ (output): wat was de uitkomst van het burgerberaad en hoe vond de opvolging in de praktijk plaats? Beschrijf wat de patronen zijn in de reactie op de adviezen: welk deel van de adviezen is overgenomen en hoe wordt het niet overnemen van adviezen verantwoord? Kijk vervolgens ook naar de doorwerking in beleid: was er een inhoudelijke bespreking van het rapport door het gemeentebestuur? En was de argumentatie om de adviezen al dan niet over te nemen sluitend en in lijn met de vooropgestelde kaders? Vraag ook deelnemers én de bredere samenleving hoe zij het burgerberaad hebben ervaren.

Samen oordeel vormen

Tot slot is belangrijk om de uitkomsten van de evaluatie te bespreken met alle betrokkenen in een reflectiesessie, begeleid door een onafhankelijke gespreksleider. Ambtenaren/gemeentebestuur, deelnemers, participatieprofessionals bij gemeenten of provincies en externe betrokkenen nemen hieraan deel. In gezamenlijkheid moeten zij dan een oordeel vormen over de drie fases van het burgerberaad en aanbevelingen formuleren voor een volgend beraad en andere participatieprocessen. Deze lessen worden, met een verslag van de reflectiesessie, toegevoegd aan het evaluatierapport.