Denk goed na over intern onderzoek

Zorg dat de organisatie is ingericht en voorbereid op intern onderzoek na een melding van een mogelijke integriteitsschending, begin het onderzoek met een heldere en afgebakende opdracht en benoem het normenkader waaraan wordt getoetst. Het zijn enkele elementen uit de checklist voor intern onderzoek in een nieuwe handreiking voor werkgevers van het Huis voor Klokkenluiders.

Verdubbeling adviesaanvragen

Het Huis voor Klokkenluiders heeft het aantal mensen dat om advies vraagt over wat te doen bij een vermoeden dat er een misstand of andere integriteitsschending op hun werk heeft plaatsgevonden, in de afgelopen twee jaar zien verdubbelen. Volgens het Huis komt dit door de aandacht voor grensoverschrijdend gedrag in de media en de politiek. Maar het Huis ontvangt ook veel vragen van vertrouwenspersonen, melders én betrokkenen over intern onderzoek naar aanleiding van die meldingen. Het gaat dan vaak over (het ontbreken van) betrokkenheid bij het onderzoek dat de werkgever is gestart en de zorgvuldigheid van het onderzoek.

Vaak stress

Om organisaties te helpen bij de inrichting en uitvoering van goed intern onderzoek heeft het Huis de Handreiking Intern Onderzoek aangepast aan de Wet Bescherming Klokkenluiders. Werkgevers kunnen de handreiking gebruiken voor onderzoek naar alle meldingen over integriteitsschendingen, zoals sociale onveiligheid en/of vermoedens van maatschappelijke misstanden (meldingen van klokkenluiders). ‘Vrijwel elke organisatie kan vroeg of laat te maken krijgen met meldingen over integriteitsschendingen’, weet Wilbert Tomesen, voorzitter van het Huis voor Klokkenluiders. ‘Veel werkgevers schieten in de stress en starten meteen een intern onderzoek, terwijl soms mediation of een klachtenprocedure effectiever kan zijn.’

Emotionele gevolgen

Verder kunnen de conclusies van een onderzoek, maar ook al de periode waarin het onderzoek plaatsvindt, soms verstrekkende emotionele en financiële gevolgen hebben voor alle betrokkenen, vervolgt Tomesen. ‘Het is daarom heel belangrijk dat werkgevers juist in tijden van rust goed nadenken over wanneer en hoe zij intern onderzoek inrichten en er uitvoering aan geven. De keuze of en hoe je als werkgever onderzoek doet, maakt ook deel uit van de bescherming van mensen die hun vinger op durven steken.’ Daarom komt in de handreiking ook het aspect communicatie veel aan bod. Niet alleen met de melder, maar met iedereen die te maken heeft met het onderzoek, de overige medewerkers en eventuele stakeholders van de organisatie.

Moment melding belangrijk

Daarbij beschrijft de handreiking wat er nodig is om een intern onderzoek te organiseren en hoe de organisatie zich op dat onderzoek kan voorbereiden. Er is aandacht voor de beoordeling van een melding, het onderzoek zelf en de afronding ervan. De handreiking benoemt eventuele stappen die daarop kunnen volgen, zoals het informeren van melder en betrokkenen, arbeidsrechtelijke of preventieve maatregelen, nazorg en omgang met gegevens. Tot slot bevat de handreiking ook de verplichtingen en praktische tips. Zo is het moment van het melden van een vermoeden van een misstand belangrijk om als melder wettelijke bescherming te krijgen. De werkgever is verplicht binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging van de melding te sturen en binnen drie maanden de melder te informeren over wat er met de melding gaat gebeuren. Deze wettelijke termijnen gelden niet bij overige integriteitsschendingen.