Dilemma: Zelf, samen of uitbesteden?

Het blijft een dilemma voor (lokale)overheid op welke manier zij de juiste dingen op een kostenefficiënte en kwalitatieve manier kunnen doen. Doelmatigheid en doeltreffendheid blijft belangrijk. Levert fuseren en samenwerken voor Nederlandse gemeenten eigenlijk wel een kostenbesparende en tevens kwalitatieve uitvoering van administratieve taken op? Deze vraag is niet zeker met ja te beantwoorden.

Hoe kunnen gemeenten wél met zekerheid kostenefficiënt en kwalitatief werken? Dit kan door focus aan te brengen op de gemeentelijke core business. Besteed als gemeente of als samenwerking dan ook waar mogelijk alle ondersteunende activiteiten uit. Gemeenten die kiezen voor uitbesteden (Business Proces Outsourcing) kunnen zich ten volle concentreren op hun kerntaak “het leveren van diensten aan burgers en bedrijven”.

BPO geen economische noodzaak, toch slim?

Zolang het goed gaat met de economie is er echter geen noodzaak om na te denken over Business Proces Outsourcing (BPO). Toch wordt er bijvoorbeeld nog steeds geworsteld met de uitvoering van de administratieve taken in het kader van de Wmo en Jeugdwet. Taken die zich buiten het gezichtsveld van de burger onttrekken en taken die zich – net zoals bijvoorbeeld het innen van gemeentelijke belastingen – makkelijker op afstand laten zetten. Wanneer is het nu juist wél slim om uit te besteden, ook al zijn er mogelijk frictiekosten en bestaat er een gevoel van controleverlies?

Toetsingskader voor juiste afweging

Bij het maken van de juiste afweging over het al dan niet uitbesteden van taken kan het volgende toetsingskader een hulpmiddel zijn  (klik op de afbeelding voor vergrote weergave):

Toets criterium 1
Als de wet bepaalt dat de organisatie bepaalde activiteiten zelf moet uitvoeren dan stopt de toetsing.
 
Toets criterium 2
Zijn er bestuurlijke afspraken en/of lopende contracten die de mate van vrijheid ten aanzien van uitbesteden beperken? Als het antwoord op deze vraag “ja” is dan stopt de toetsing.
 
Toets criterium 3
Zijn er onvoldoende marktpartijen waaraan de activiteit zou kunnen worden uitbesteed dan stopt de toetsing.
 
Toets criterium 4
De kosten van zelf doen worden afgezet tegen de kosten van uitbesteden van de activiteit. Zijn de kosten om de activiteit uit te besteden hoger dan de kosten om de activiteit zelf te doen dan stopt de toetsing.
 
Toets criterium 5
Is de activiteit helemaal los te koppelen van andere activiteiten? Zijn bijvoorbeeld andere activiteiten sterk afhankelijk van deze activiteit? In dat geval kunnen de andere activiteiten bij uitbesteding ook geen ongestoorde doorgang vinden. Is de activiteit niet helemaal los te koppelen dan stopt de toetsing.
 
Toets criterium 6
Wat zijn de risico’s, positief en negatief, verbonden aan het uitbesteden van deze activiteit?
 
Passende ondersteuning staat voorop
De gemeentetaak binnen het sociaal domein bestaat uit het aan burgers bieden van passende zorgondersteuning vanuit de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet. Vanaf het moment dat een indicatie voor bijvoorbeeld zorg in natura (ZiN) is gesteld start het proces “start zorg tot gecontroleerde betaling van declaraties”. Het zelf of samen uitvoeren van dit backoffice proces en het faciliteren van benodigde ICT systemen om dat te kunnen doen, dragen er niet direct aan bij dat de zorgondersteuning passender wordt voor de burger. De zorgondersteuning verandert niet als de administratie zelf of samen met andere gemeenten wordt uitgevoerd. De strategische meerwaarde hiervan is voor gemeenten dan ook nagenoeg nihil.
 
De zorgondersteuning wordt mogelijk wel passender als de gemeente over de juiste stuurinformatie beschikt. Hiervoor is het wel van cruciaal belang dat de administratieve organisatie data rondom de toegekende en geleverde zorg en ondersteuning levert. Deze data genereert een administratieve organisatie o.a. vanuit sluitend uitgevoerde backoffice werkprocessen, up-to-date ICT systemen en onderzoek naar zorglevering.

Kwaliteit en schaalvoordeel
Het sluitend organiseren van backoffice werkprocessen vergt kennis van het totale administratieve proces van gestelde indicatie, gecontroleerde declaratiebetaling aan de zorgaanbieder tot goedkeurende controleverklaring van de accountant. Ook moet bij de procesinrichting rekening worden gehouden met veel verschillende partijen. Van burger, indicatiesteller, zorgaanbieder tot ketenpartners als het CAK en de SVB. Bedient de administratieve organisatie meerdere gemeenten dan vraagt deze samenwerking ook meer capaciteit, kennis en kunde rondom de verschillende backoffice werkprocessen.

Zodra de werkprocessen zijn georganiseerd blijven deze niet up-to-date en worden deze niet automatisch kwalitatief uitgevoerd. Hiervoor is sturing en het in dienst hebben en houden van deskundige medewerkers vereist.

Daarnaast vraagt een dergelijke administratieve organisatie om up-to-date ICT systemen. Bijvoorbeeld om het berichtenverkeer iJw/iWmo tussen gemeenten en zorgaanbieders te faciliteren. Of om inzicht te geven in overzichtelijke dashboards voor sturing. Het faciliteren, door ontwikkelen en beheren van dergelijke systemen vergt specialistische kennis en capaciteit van een organisatie.
 
Met het centraal uitbesteden van backoffice werkprocessen en het faciliteren en beheren van ICT systemen om deze processen uit te kunnen voeren beschikt de gemeente continue over hulp vanuit één expert organisatie. Omdat deze organisatie diverse gemeenten en samenwerkingen van gemeenten helpt bij hun administratieve uitvoering ontstaat kostenbesparing vanwege schaalvoordeel. Samen verder met grip op verantwoorde zorginzet.

Bent u benieuwd hoe Zorg-Lokaal uw gemeente kan helpen? Wij maken graag vrijblijvend kennis