Stadhuis vol alleskunners

Kan een medewerker die zich tot voor kort bezighield met inburgeringstaken aan de slag binnen de domeinen onderwijs en jeugdbeleid? Is iemand die zijn leven lang achter balie of een bureau zat geschikt om de straat op te gaan als stadswacht? De Haagse PvdA-wethouder Rabin Baldewsingh (Personeel & Organisatie) zou niet weten waarom niet. In een tijd waarin ontslagen postbodes worden opgeleid voor de zorg, ontkomen ambtenaren evenmin aan flexibiliteit, is zijn redenering. Onder druk wordt alles vloeibaar, ook de bereidheid van medewerkers om een nieuwe baan binnen of buiten de organisatie te accepteren en zich te laten om- of bijscholen.

‘Er zijn andere tijden aangebroken en onze ambtenaren zijn daar heus van doordrongen. Velen zijn bereid zelf verantwoordelijkheid te nemen voor hun toekomst en werkgelegenheid. Mensen hebben er wat voor over om bij ons te kunnen blijven, want ook in tijden van krimp gelden wij als aantrekkelijke werkgever. Ze wachten niet af, maar komen ook zelf in beweging om hun prettige werkomgeving te behouden.’

De gemeente Den Haag is bezig met de grootste bezuinigingsoperatie uit haar geschiedenis. Met de inmiddels bekende bezuinigingen moeten per 2014 de kosten van het ambtenarenapparaat met 48 miljoen euro zijn verminderd, hetgeen de facto neerkomt op een inkrimping met 1.050 formatieplaatsen. Medewerkers die te horen kregen dat hun functie in de nabije toekomst mogelijk verdwijnt, hebben de ‘Fase 1’-status gekregen en mogen op vrijwillige basis gebruik maken van de diensten van het interne mobiliteitscentrum ‘Van Werk Naar Werk’ (VWNW). ‘Fase 2’-medewerkers wéten dat hun functie verdwijnt en moeten op zoek naar een nieuwe baan. Ze zijn reïntegratiekandidaat en verplicht zich te melden bij het bureau.

De eerste horde van de Haagse formatiedaling is relatief eenvoudig genomen. Ruim de helft van de inkrimping is gerealiseerd door het beëindigen van tijdelijke contracten en het schrappen van vacatures. Over het verloop van het restant maakt Baldewsingh zich meer zorgen. Komt er een werkgarantie voor onbepaalde tijd uit de caoonderhandelingen, dan kan die nog een streep door de rekening halen.

Incentives

Outplacement en scholing moeten de smeerolie worden van de operatie: ‘Incentives als scholing helpen bij het bevorderen van mobiliteit’, stelt Baldewsingh. Enerzijds om medewerkers klaar te stomen voor andere of nieuwe taken. Anderzijds om talent vast te houden en loopbaanperspectief te blijven bieden, want opleidingsmogelijkheden worden gezien als prettige secundaire arbeidsvoorwaarde.

Het scholingsbudget van Den Haag omvat 8,5 miljoen euro, gelijk aan 2 procent van de loonsom. Daarvan kunnen volgens hem heel wat ambtenaren de schoolbankjes in of on the job worden voorbereid op andere taken. ‘We willen een compacte organisatie, met een robuuste dienstverlening. Bij een kleinere organisatie past meer dan ooit dat je ook de juiste mensen hebt. Om dat te bereiken is scholing van eminent belang. Niet scholen is achteruit fietsen.’

Parallel aan de afslankingsoperatie loopt de invoering van een nieuw functiehuis. ‘De functies zijn nu heel rigide geformuleerd, met strakke takenpakketten’, zegt Baldewsingh. ‘In het nieuwe systeem gaan we van 1.500 naar 100 functies. Een relatief moeilijk intern vervulbare vacature is die van secretaresse. Nu is een secretaresse een secretaresse. In het nieuwe systeem is doorstroming van een administratieve functie naar directiesecretaresse of managementassistente eenvoudiger. Waar nodig met aanvullende scholing.’

Managers die vacatures met mensen van buiten willen vervullen, moeten in Den Haag met een sterk verhaal komen. Iedere poging om kandidaten van elders te werven moet voor de poorten van de hel worden weggesleept.

‘In dat opzicht ben ik roomser dan de paus’, zegt de wethouder. Officieel heeft de gemeente, volgens hem als een van de weinige, geen totale vacaturestop. Een toetsingscommissie ziet er op toe of er intern geen potentiële kandidaten zijn. De commissie doet bindende uitspraken over de vraag of een reïntegratiekandidaat moet worden geplaatst op een vacature of project. Ambtenaren die niet ge schikt zijn worden zo nodig geschikt gemaakt. Grote kieskeurigheid kunnen ze zich niet permitteren. ‘Als het gaat om uitleg van het begrip ‘geschikt te maken werk’ geldt in mijn ogen anything goes’, aldus Baldewsingh.

Gras

‘De neiging van managers is toch te denken dat het gras bij de buren altijd groener is,’ zegt Trudy Loeffen, directeur Personeel & Organisatie over de rol van de toetsingscommissie, waar ze ook zelf in zit, met andere twee directeuren. ‘Met verzoeken om werving buiten de deur komen leidinggevenden niet weg, tenzij met zeer sterke argumenten. Zeker niet met een wethouder die er zo strak bovenop zit.’

Baldewsingh grapte onlangs: de managers klagen, dus de commissie doet haar werk goed. ‘Zij werkt als een soort arbitrage’, stelt Loeffen. ‘Dat moet, omdat we gedwongen ontslagen echt zien als het uiterste middel. Uit oogpunt van goed werkgeverschap, maar ook omdat we eigen risicodrager zijn en aanspraken op WW uit eigen zak moeten betalen. Hoewel we er alles aan zullen doen om gedwongen ontslagen te voorkomen, is het goed dat die weg vooralsnog niet is afgesloten, vanaf 2013. Die werkt als stok achter de deur en zorgt voor meer flexibiliteit, zowel bij leidinggevenden als medewerkers.’

Een flink deel van de 796 ‘Fase 1’ medewerkers (139) meldde zich tot 1 november 2011 vrijwillig bij het mobiliteitscentrum. Van de ambtenaren die te horen kregen dat hun functie vervalt, hadden op die datum 63 ambtenaren aangeklopt bij VWNW. Het bureau heeft voor bijna 81 procent van de mensen in de gevarenzone een profiel opgesteld op basis waarvan naar hun toekomst gekeken wordt. Never waste a good crisis. De bezuinigingen maken volgens Loeffen niet uitsluitend angst en onzekerheid los, maar ook ondernemings- en veranderingszin. ‘Je hebt mensen die liever hun kop in het zand steken, maar ook medewerkers die hun kans ruiken en in deze barre tijden nieuwe kansen zien’, is haar bevinding. ‘Sommigen willen een eigen bedrijf beginnen en zien nu de mogelijkheid om dat te verwezenlijken.

Anderen blijven liever binnen de organisatie, maar zijn toe aan iets compleet anders. We zouden wel stom zijn als we niet serieus naar dergelijke wensen zouden kijken. Ook als een functie niet op de tocht staat. Een medewerker die een nieuwe uitdaging aangrijpt, maakt plaats voor iemand in een bedreigde positie.’

Niet beknibbelen

‘Als je een krimporganisatie vitaal wilt houden, moet je niet beknibbelen op scholing,’ vindt ook Loeffen. Zij zegt zich eerder zorgen te maken als de voor scholing gereserveerde 2 procent niet opgaat, dan wanneer de bodem van de pot in zicht komt. Met het oog op de middellange termijn is Den Haag volgens haar zeer actief met talentklasjes. ‘We hebben er een voor beginnend leidinggevenden die we door willen laten stromen naar hogere functies. Elke dienst draagt hiervoor twee medewerkers aan, waarvan een van allochtone afkomst. Daarnaast starten we met een management-developmentprogramma. Uit dat ploegje komen als het goed is onze toekomstige directeuren.

Verder doen we ons best om specialisten te behouden. Niet alleen ICT’ers of financiële mensen, maar ook juristen. Het zou toch prachtig zijn als je iemand binnen je eigen organisatie weet te vinden en die de kans geeft om zich te ontwikkelen tot een topjurist. Gunstig voor ons omdat we besparen op externen, en de persoon in kwestie voelt zich herkend en erkend.’

Bron van zorg is het gebrek aan vers en jong bloed. Veel jongeren verlieten de organisatie toen tijdelijke contracten eindigden. ‘De gemiddelde leeftijd was 45,5 jaar, maar zij is inmiddels opgelopen tot 46,1 jaar’, zegt Baldewsingh. ‘Verjonging is slechts mondjesmaat mogelijk’.

De frisse wind moet vooral komen van trainees. Die draaien twee jaar mee, maar zonder – zoals voorheen – een baangarantie. Als pleister op de wonde liften ze na afloop van hun stage een jaar lang mee als interne kandidaat. ‘We hebben twee traineeprogramma’s en dat is in deze tijd toch wel uitzonderlijk: één voor academici en één voor hbo’ers. De traineeships leveren 20 tot 25 mensen op die bijdragen aan de dynamiek van onze organisatie.’

Stoomcursus politieke omgeving

Werken in een verpolitiekte omgeving: een nieuwe ervaring voor Fred Maters (58). Kort geleden nog senior kwaliteitsmedewerker bedrijfsvoering bij de dienst Stedelijke Ontwikkeling van de gemeente Den Haag. Sinds twee weken is hij werkzaam bij de Bestuursdienst. ‘Als vandaag één plus één twee is, dan is dat voor een techneut als ik morgen ook zo. Maar in een bestuurlijke omgeving kan dat heel goed drie worden. Ik verwacht werkenderwijs meer vat op te krijgen op het opereren in een politiek krachtenveld, maar wil wel graag wat extra bagage op dit terrein. In de vorm van een stoomcursus.’

Maters kreeg vorig jaar te horen dat zijn functie bij Stedelijke Ontwikkeling verviel. Nu verricht hij vergelijkbare werkzaamheden, met name op het gebied van vergunningverlening. ‘Ook zonder bezuinigingen hield de gedachte dat ik aan het eind van mijn loopbaan nog een keer iets anders zou willen me bezig. Dat gebeurde, op een geforceerde manier. Ik zeg je: dat is niet prettig.

Woede, onmacht, verdriet, teleurstelling, al die emoties komen voorbij. Je wordt meteen over de schutting gegooid, moet je melden bij het bureau van Werk naar Werk en krijgt een casemanager. Je kunt je niet voorstellen hoe eenzaam dat voelt. Ook al krijg je ondersteuning, je moet zelf zien hoe je overleeft. De psychosociale begeleiding kan wat mij betreft veel beter.’

Tamelijk opgewekt is Maters op zijn nieuwe functie aan de slag gegaan: ‘De kunst is de ontvangende dienst te laten zien wat de voordelen zijn van het in huis halen van een medewerker met veel ervaring.’