Prioriteiten stellen met het Eisenhower-model

Werken, huishouden, boodschappen doen, voor je gezin zorgen, ontspannen, sporten. Je hebt zoveel dingen te doen op een dag. Waar moet je beginnen?

De sleutel tot structuur en orde: prioriteiten stellen

Nu we door het coronavirus massaal thuiswerken, is het best lastig om de dag op een goede manier in te delen. Op kantoor ligt de focus op je werkzaamheden, maar hoe behoud je die focus als je kinderen hebt en het huishouden op je wacht? Wat als je werk en privéleven steeds meer door elkaar heen lopen, waardoor je minder efficiënt werkt en je te weinig aan ontspanning toekomt?

Als je meer tijd wilt overhouden voor de dingen die er echt toe doen, maak dan eens een planning op basis van het Eisenhower-model. Dit is een eenvoudig hulpmiddel om prioriteiten te stellen, de juiste beslissingen te maken en zo je tijd beter in te delen.
 

Timemanagement met Dwight Eisenhower

Dwight Eisenhower was niet alleen de 34ste president van de Verenigde Staten, generaal van de geallieerde krachten tijdens de Tweede Wereldoorlog en de eerste leider van de NAVO, maar ook een expert op het gebied van productiviteit en timemanagement. Hij wist tijdens zijn leven heel veel werk te verzetten. Niet alleen tijdens zijn presidentschap, maar ook daarvoor en daarna. Hoe hij dat allemaal voor elkaar kreeg? Hij creëerde het Eisenhower-model. Het toepassen van dit model is dé manier om ruimte te creëren voor de taken die er echt toe doen en na te denken over wat je eigenlijk helemaal niet zou moeten doen.
 

Wat houdt het Eisenhower-model in?

In het model maakt Eisenhower onderscheid tussen de dingen die belangrijk zijn en de dingen die dringend zijn. Het model bestaat uit vier categorieën die ontstaan door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten: belangrijk versus onbelangrijk en dringend versus niet dringend. Dan ontstaat de volgende matrix:

 

De categorieën van het Eisenhower-model

Al je werkzaamheden en persoonlijke taken kunnen volgens het Eisenhower-model worden ingedeeld in een van de vier categorieën.
 

1. Dringend en belangrijk

Dit zijn de werkzaamheden en taken op jouw lijstje die onmiddellijke aandacht vragen. Denk aan deadlines, lokale incidenten en actuele vragen van belangrijke interne of externe stakeholders. Deze taken moeten zo snel mogelijk gedaan worden en kunnen maximaal enkele dagen wachten.
 

2. Belangrijk, maar niet dringend

Hier gaat het om werkzaamheden en taken die wel belangrijk zijn, maar niet dringend. Denk aan het voorbereiden van een presentatie voor volgende week of het schrijven van een beleidsplan, maar bijvoorbeeld ook het volgen van een training voor je persoonlijke ontwikkeling en de belangrijkste taken in het huishouden. Het zijn taken die niet meteen uitgevoerd hoeven te worden, maar die ook niet vergeten mogen worden. Je moet ze dus wel inplannen.

Hoe bepaal je dan of taken belangrijk, maar niet dringend zijn? Stel jezelf de vraag: als ik dit niet doe, brengt me dat op de lange termijn in de problemen? Is het antwoord ja, dan hoort de taak in deze categorie. Meestal zijn dit taken die alleen jij kunt doen, omdat deze horen bij je functieomschrijving of bij jouw rol in de organisatie of in je gezin.
 

3. Dringend, maar niet belangrijk

Dit zijn vaak taken die misschien wel dringend zijn, maar die niet belangrijk zijn voor jou. Ze dragen niet bij aan het behalen van jouw persoonlijke doelen. Denk bijvoorbeeld aan een vergadering waar je weinig aan hebt of het continu beantwoorden van (telefonische) vragen. Veel van deze taken kun je waarschijnlijk delegeren en anders is “nee” ook een antwoord. Misschien is een collega beter in het beantwoorden van bepaalde vragen en kan je partner ook wel even boodschappen doen.
 

4. Niet dringend en niet belangrijk

In de vierde categorie staan taken die niet belangrijk zijn en niet dringend. Met andere woorden: hier staan werkzaamheden in die je beter niet kunt doen en iemand anders ook niet. Het zijn dan ook niet zozeer taken of werkzaamheden, maar meer activiteiten die je graag wilt doen. Denk bijvoorbeeld aan het scrollen door social media of het checken van je telefoon. Vaak ben je – bewust of onbewust – jouw eigenlijke taken aan het uitstellen of vooruit aan het schuiven.
 

Waarom het Eisenhower-model gebruiken?

Met het Eisenhower-model kun je slimmer werken en leven, zolang je elke taak indeelt in een van de vier categorieën. Zo weet je altijd:

1. Waar je meteen aan moet beginnen
2. Waar je daarna mee aan de slag kunt
3. Wat je kunt delegeren aan een collega, netwerkpartner of je eigen partner
4. Wat je niet zou moeten doen

Met name de laatste categorie is interessant. Dat is de echte sleutel tot succes. Je erkent in deze categorie de taken en activiteiten waar je tijd aan verspilt en waar je dus niet mee bezig zou moeten zijn. Ze dragen niet bij aan jouw persoonlijke doelen, maken geen deel uit van je functie en zijn dodelijk voor je productiviteit. Identificeer deze activiteiten en schrap ze meteen. Zo geef je een boost aan je productiviteit en houd je meer ruimte over voor taken en werkzaamheden die er wel toe doen.
 

Aan de slag met het Eisenhower-model

Dus: wil je net als Eisenhower een meester worden in prioriteiten stellen en beslissingen nemen? Of wil je gewoon efficiënter met jouw tijd omgaan, meer dingen gedaan krijgen en meer tijd overhouden voor ontspanning en je gezin? Pas dan eens minimaal een week lang elke dag het Eisenhower-model toe. Onthoud daarbij het verschil tussen dringend en belangrijk (categorie 1-3) en wees kritisch op de taken die je mag schrappen (categorie 4).