Dashboard houdt Woo-prestaties bij

Het gaat nog niet goed met de afhandeling van Woo-verzoeken. Daarom neemt het demissionair kabinet maatregelen. De meeste vallen in de categorie 'meer en beter contact tussen overheidsorganisaties en Woo-verzoekers', maar er wordt ook gewerkt aan de ict-voorzieningen en uniforme werkprocessen. Op een Woo-dashboard kan iedereen straks zien hoe het ervoor staat met de afhandeling van Woo-verzoeken bij het rijk.

Iedereen ontevreden

Dat kondigt demissionair staatssecretaris Alexandra van Huffelen van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan in een Kamerbrief. De aangekondigde maatregelen zijn een reactie op de Woo-invoeringstoets en de adviezen van de Regeringscommissaris Informatiehuishouding en het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding (ACOI). Het afhandelen van informatieverzoeken duurt erg lang, bleek uit de invoeringstoets. Voor overheidsorganisaties zorgt de wet voor een grote uitvoeringslast. Zowel verzoekers als overheidsorganisaties zijn ontevreden over de uitvoering van de wet.

Verbetering door contact

Het kabinet denkt dat regelmatig overleg met informatieverzoekers voor verbetering kan zorgen (en volgt daarmee de Woo-tips op die Binnenlands Bestuur eerder verzamelde). Meer contact moet ervoor zorgen dat ambtenaren beter weten wat de Woo-verzoekers precies willen en welke gevraagde informatie de hoogste prioriteit heeft. Het ACOI zal een beschrijving maken van hoe de afhandeling van een Woo-verzoek er globaal uitziet en hoe het contact moet verlopen tussen beide partijen.

Ook wordt de rol van Woo-contactpersonen groter. Zij zullen snel vragen beantwoorden over de beschikbaarheid van informatie. Iedere overheidsorganisatie heeft er minimaal één. Als er een Woo-verzoek binnenkomt, bepaalt de Woo-contactpersoon samen met de verzoeker hoe en met welke informatie de informatiebehoefte wordt vervuld.

Selectie bij omvangrijke verzoeken

De overheid krijgt iets meer speling door een andere maatregel: als de verzoeker niet ingaat op overleg, is het toegestaan om bij omvangrijke Woo-verzoeken voortaan eerst een selectie te maken van de meest relevante documenten. Een voorbeeld is een Woo-verzoek over de vuurwerkramp in Enschede. Het ministerie van I&W heeft de afgelopen drie jaar nodig gehad om ruim 7.800 fysieke documenten in te scannen, inhoudelijk te beoordelen en te sorteren.

Uniform werkproces

Het verbeteren van ict-voorzieningen en het standaardiseren van het informatieproces zijn andere manieren om Woo-verzoeken sneller af te handelen. In dat proces staat de verzoeker in de toekomst centraal, belooft de staatssecretaris. Voor de rijksoverheid komt er een uniform werkproces voor de afhandeling van Woo-verzoeken. Van Huffelen vraagt de koepels van medeoverheden (VNG, IPO en Unie van Waterschappen) om ook een dergelijk gestandaardiseerd proces in te richten.

Aansluiten op Archiefwet

Uiterlijk begin volgend jaar wordt er uniform beleid vastgesteld op het gebied van email- en chatarchivering. Er wordt gewerkt aan de ict-voorzieningen en processen die dit mogelijk moeten maken. Ook wordt beleid ontwikkeld voor de archivering van concepten. ‘Ik ben met mijn collega-bewindspersoon van OCW in gesprek om te bezien op welke wijze we ervoor kunnen zorgen dat de Woo en de Archiefwet (in de uitvoering) beter op elkaar kunnen aansluiten, bijvoorbeeld waar het gaat om de waardering, selectie en vernietiging van informatie zowel in het kader van archivering (de Archiefwet) als van openbaarmaking (de Woo),’ schrijft Van Huffelen.

Dashboard

Of de maatregelen effect hebben bij de rijksoverheid, is goed te volgen: vanaf 1 januari 2025 laat een online dashboard precies zien hoe het staat met de afhandeling van Woo-verzoeken bij het rijk. Daarnaast wordt ingezet op het uitvoeren van audits op de Woo-processen bij de ministeries.

Over maatregelen om misbruik van de Woo tegen te gaan, bevat de brief nog geen concrete plannen. Sowieso is het verbeteren van de uitvoering een proces van jaren, benadrukt het kabinet in de brief. De concrete uitvoeringslasten en kosten van de Woo zijn onderwerp van een nieuw onderzoek. Op basis daarvan mag een nieuw kabinet beslissen of en hoe de Woo moet worden aangepast om hem beter uitvoerbaar te maken. Eind 2025 wordt gestart met de wetsevaluatie.