Cijfers van coronajaar toch op tijd

De verantwoording over 2020 in de jaarstukken is lastig, dat merkt elke gemeente. Bij de Tozo-regeling moest zonder dralen worden betaald. De meeste gemeenten liggen toch op koers. ‘We hebben een puik stukje werk geleverd.’

Het was begin dit jaar allerminst zeker dat gemeenten hun jaarstukken over 2020 op tijd zouden inleveren en het accountantsoordeel tijdig rond zouden krijgen. Gemeenten hebben sinds maart vorig jaar een grote bijdrage geleverd aan de maatregelen om de financiële gevolgen van de coronapandemie voor bedrijven en burgers te beperken. ‘Tijdige ondersteuning bij deze maatregelen stond voorop. Dit heeft gevolgen voor het verslagjaar 2020 en de verantwoording en de accountantscontrole bij gemeenten’, waarschuwde minister Ollongren (Binnenlandse Zaken) vorig jaar december al.

Afgelopen februari presenteerde de commissie Bado (Bedrijfsvoering auditing decentrale overheden) een notitie met de effecten en risico’s van corona voor de jaarrekening over 2020. ‘De controle van de jaarrekening 2020 is een bijzondere controle omdat zowel de opstellers van de jaarrekening als de controleurs daarvan rekening moeten houden met de implicaties van Covid-19 op de realisatie 2020 en de financiële positie’, aldus de commissie.

Corona heeft gezorgd voor een situatie waarin de reguliere normenkaders niet meer passen. Niet alleen omdat gemeenten de steunmaatregelen van het rijk moesten uitvoeren en te maken kregen met andere geldstromen, maar ook omdat de pandemie grote gevolgen had voor het leven van alledag. De commissie Bado wijst erop dat het rijk een beroep deed op gemeenten om in de bejegening van burgers, bedrijven en instellingen coulance te betrachten. Zo hebben veel gemeenten in 2020 subsidies verstrekt aan gemeentelijke instellingen, zonder dat daar een prestatie tegenover stond. ‘Het is voor gemeenten een pittig verantwoordingsjaar’, stelt de woordvoerder van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Toch lijkt het erop dat de overgrote meerderheid van de gemeenten erin slaagt voor de vereiste datum van 15 juli de jaarstukken in te dienen. ‘Er zijn elk jaar wel wat gemeenten die het niet halen en uitstel aanvragen’, aldus VNG.

Eind juni heeft VNG echter nog geen signalen dat het er dit jaar meer zullen zijn. ‘Het is voor veel gemeenten een spannend traject geweest, maar ik ken geen gemeenten die 15 juli niet halen of met grote onzekerheden kampen’, zegt Ricardo Kok van Exilo, een adviesbureau voor financien, control en bedrijfsvoering in de publieke sector. Dit is ook het beeld van Rein-Aart van Vugt van Deloitte, die als externe accountant betrokken is bij de jaarrekening van veel gemeenten. ‘Het lukt de meeste gemeenten prima om een jaarrekening te maken. Wel zie je vertraging ontstaan door het thuiswerken en de extra werkzaamheden, waardoor het bestuurlijke traject niet altijd wordt doorlopen zoals gepland’, zegt Van Vugt. ‘De definitieve controleverklaring volgt soms na de behandeling in de commissies van de raad. Maar uiteindelijk gaan de meeste gemeenten 15 juli halen.’

Tozo

Het lastigste aspect van de jaarrekening over 2020 is waarschijnlijk Tozo, de Tijdelijke overbruggingsregeling voor zelfstandig ondernemers. ‘We moesten snel van start en ruimhartig Tozo-uitkeringen verstrekken, en gedurende dat proces werden de spelregels opgesteld’, zegt Pieter Paans, CDAwethouder financiën in Papendrecht. Over de controle van de jaarrekening maakt Paans zich geen zorgen, maar eind juni is de gemeente nog in afwachting van de rechtmatigheid van de Tozo-uitkeringen. ‘Enerzijds moet je snel uitkeren en niet te moeilijk doen, anderzijds is het land te klein als er een bonnetje ontbreekt.’ Hij vertelt dat de regionale sociale dienst, die de Tozo-uitkeringen voor zijn rekening nam, hard aan het werk is om de verantwoording rond te krijgen, zodat de deelnemende gemeenten ook voor dit onderdeel een goedkeurende verklaring krijgen.

Paans: ‘Ondernemers waren content met de snelle actie, maar als je ten onrechte hebt uitgekeerd of als de invordering niet lukt, ligt het risico bij de gemeente.’ Ook in Capelle aan den IJssel zit het werk erop – op Tozo na. Het Regionaal Bureau Zelfstandigen in Rotterdam voert de regeling feitelijk uit voor verschillende gemeenten, waaronder Capelle aan den IJssel. ‘Dat deel van onze jaarstukken is nog niet helemaal definitief’, zegt concerncontroller Arend Ruijmgaart.

Sint Anthonis huurde extra externe medewerkers in voor de controle van Tozo. ‘Aan de voorkant hebben we de Tozo-registratie goed op orde, dus de interne controle verliep vlot’, aldus Lydia Verheijen, coördinator financiën. ‘We verwachtten dat het moeilijk zou worden, dus we stonden op scherp.’ Ook Utrecht heeft geen problemen met de verantwoording van Tozo. ‘We hebben veel aandacht besteed aan de interne controle op de rechtmatigheid van de uitkeringen die we hebben gedaan’, zegt concerncontroller Katie Zwetsloot. ‘Wel hebben we lang op scherpe richtlijnen moeten wachten’, vindt Edwin Westphal, concernmanager financiën, inkoop en juridische zaken in Utrecht. ‘Het normen kader was pas in maart bekend.’

‘Tozo was een spannend traject’, zegt Kok. ‘Het uitgangspunt was dat ondernemers niet zouden omvallen. Daarna kom je pas toe aan de verantwoording en de handhaving. Hoe weet je dat je geld hebt gespendeerd aan de juiste mensen? Bovendien was het lange tijd onduidelijk hoe dat beoordeeld zou worden.’

Meerkosten

Corona heeft bij elke gemeente geleid tot andere inkomsten en uitgaven in vergelijking met voorgaande jaren. Ook dat maakte de verantwoording complexer. ‘We hadden meerkosten voor de afvalinzameling, denk maar aan al die wachtrijen vorig voorjaar’, zegt Alexander van Dijk, unithoofd beleid en advies van de afdeling financiën in Capelle aan den IJssel. ‘Maar aan Wmo, leerlingenvervoer en subsidies voor evenementen gaven we weer minder uit’, zegt Ruijmgaart. ‘ Ik ken geen gemeenten die 15 juli niet halen’

In Sint Anthonis viel het mee met de afwijkende geldstromen. ‘We hadden wel zorg die doorliep zonder dat er prestaties geleverd werden en we hebben een steunfonds ingericht voor verenigingen, maar onze gemeente kent geen parkeergelden en we hebben geen museum, dus dat scheelt’, zegt Verheijen.

Katie Zwetsloot zegt: ‘We maakten in Utrecht extra kosten, bijvoorbeeld voor de zorg, de bewegwijzering in de openbare ruimte en de handhaving van de anderhalve meter. Tegelijkertijd hadden we minder opbrengsten, waar we geen invloed op hadden, zoals parkeergelden en toeristenbelasting.’ Ook het beoordelen van subsidies over 2020 was lastiger dan in andere jaren. ‘Normaal heb je een redelijk beeld van de manier waarop organisaties omgaan met de subsidie die ze hebben gekregen’, zegt Van Dijk. ‘Nu hebben we een versnelde toets gedaan bij het Isala-theater, de bibliotheek en de peuteropvang, onze grootste subsidierelaties. Daardoor konden we de juiste bedragen verantwoorden in onze jaarrekening.’

Die versnelde toets is goed bevallen. Van Dijk: ‘Dit soort dingen willen we blijven doen, dus de hele situatie heeft ons ook goede dingen gebracht.’ Maar zijn collega Ruijmgaart geeft toe dat hij zich weleens zorgen heeft gemaakt over de verantwoording. ‘Een van de lastigste vragen is: heb je zicht op de volledigheid? Hoe weet je dat je alle kosten in beeld hebt en dat je niet met terugwerkende kracht met declaraties en facturen te maken krijgt?’ Hoe kom je daarachter? ‘Je kunt al je relaties expliciet bevragen. Zeg: we willen geen verrassingen, laat weten wat we kunnen verwachten. We hebben geprobeerd 2020 nog scherper in beeld te krijgen dan andere jaren.’

Scenario’s

In het voorjaar van 2020 maakte Utrecht al scenario’s. ‘Welke kosten moeten we maken, hoeveel inkomensderving kunnen we verwachten? Wat is de prognose? In het begin was dat onzeker, maar in de loop van het jaar werd het steeds duidelijker’, zegt Zwetsloot. ‘We brachten alles goed in beeld, waardoor we het in de jaarrekening ook konden verantwoorden. En je wilt alles natuurlijk ook in beeld brengen omdat je compensatie wilt van het rijk en wilt laten zien wat het allemaal kost.’

Ook in Sint Anthonis werden alle extra kosten van het begin af aan in kaart gebracht. ‘Die kosten hebben we gelabeld in onze administratie, zodat ze goed zichtbaar waren’, zegt Verheijen. ‘Al is het soms lastig om goed onderscheid te maken. Als je spatschermen koopt, weet je dat het vanwege corona is. Maar bij de inhuur van personeel is het lastiger om een precieze lijn te trekken.’

Sommige gemeenten namen een aparte coronaparagraaf op in de jaarrekening. ‘Dat betekent extra werk’, zegt Van Vugt. ‘Op bijna alle taakvelden van een gemeente is iets te melden over corona. Al die informatie moet je op concernniveau verwerken. Het vraagt veel aandacht om dat logisch op te schrijven en een totaalbeeld te schetsen. Bovendien is er geen norm voor. Dat maakt het ook lastig.’

Capelle aan den IJssel is een van de gemeenten met een coronaparagraaf. ‘We informeerden de raad toch al steeds over de impact van corona, dus dan ben je die informatie vanzelf al aan het opbouwen’, zegt Van Dijk. Ook Utrecht schreef een coronaparagraaf. Daar geldt hetzelfde als in Capelle. ‘Omdat we de corona-effecten direct al rapporteerden, konden we daarop voortbouwen’, zegt Westphal.

Thuiswerken

Niet alleen Tozo en de afwijkende geldstromen maakten de verantwoording lastig, het werken op afstand hielp ook niet mee. ‘De verantwoording over 2020 heeft veel energie gekost van de ambtelijke organisatie’, zegt Paans. ‘Iedereen werkte thuis, de accountant ook. Normaal loop je bij elkaar binnen en zijn de lijnen kort.’

‘Zeker bij complexe dossiers is dat ingewikkeld’, aldus Van Vugt. Volgens Van Dijk leidde het werken op afstand ertoe dat er strakkere afspraken werden gemaakt met de accountant. ‘Je moet zorgen dat je allemaal aangehaakt blijft.’ Hij plande twee keer per week een overleg met de medewerkers en de accountant om vragen te beantwoorden en prioriteiten te stellen.

‘Daardoor werkten we heel gestructureerd. Je zou kunnen zeggen dat werken op afstand heeft bijgedragen aan het controleproces’, vindt hij. Verheijen had weinig last van het werken op afstand. ‘Daar hadden we vorig jaar al ervaring mee opgedaan, dus we waren voorbereid.’ Wel begon ze eerder met de werkzaamheden, omdat ze opving dat de verantwoording een moeilijke klus zou worden. ‘Ingewikkelde dossiers hadden we al getackeld. In andere jaren wachtten we tot de accountant bezig was met de controle. Dan moet je soms in het heetst van de strijd nog een onderbouwing aanleveren. Omdat we de moeilijke vragen van tevoren hadden doorgenomen, verliep het proces heel soepel.’

Als Westphal hoort dat het de meeste gemeenten lukt hun jaarstukken voor 15 juli in te dienen, is hij niet verbaasd. ‘Dat had ik wel verwacht. Er is een enorme drive om die wettelijke termijn te halen. Maar ik vind het wel een megaprestatie.’ Zo denkt de Papendrechtse wethouder Paans er ook over. ‘Gemeenten hebben een puik stukje werk geleverd onder moeilijke omstandigheden.’