Tijd voor een slimmere jaarrekeningcontrole

Weg met e-mailtjes, losse documenten en handmatige processen. Het is voor gemeenten en accountants tijd om de controle te standaardiseren, te automatiseren en beter te plannen.

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor een breed scala aan maatschappelijke taken, zoals voorzieningen voor jeugdhulp, Wmo en het zorgdragen voor de buitenruimte. De verantwoording van deze taken vindt plaats via de programmaverantwoording in de jaarrekening.

Accountants moeten niet alleen de financiële gegevens doorlichten, maar ook intensief communiceren met verschillende afdelingen binnen de gemeente om alle benodigde informatie op te halen. Dit leidt regelmatig tot dubbel werk en verwarring, omdat ambtenaren niet altijd weten welke informatie de accountant precies nodig heeft. Hoe voorkom je dat? Een belangrijke stap vooruit zou wat mij betreft het standaardiseren van de controle en uitvraag zijn. Dit betekent dat alle accountants dezelfde werkwijze volgen, dezelfde documentatie uitvragen en dezelfde vragen stellen. Dan weten ambtenaren precies waar ze aan toe zijn.

Combineer je gestandaardiseerde processen met een heldere jaarplanning, dan kunnen gemeenten de voorbereiding op de accountantscontrole ook beter organiseren. Ambtenaren kunnen dan met betere input komen, waardoor er minder geschakeld hoeft te worden door de accountant. En als niet langer alle vragen op het laatste moment komen, wordt de stress van de controle ook minder.

Om meer planmatig en gestandaardiseerd te werken, heb je een digitaal platform voor communicatie en documentbeheer nodig. In zo’n platform kunnen accountants en ambtenaren eenvoudig zien welke documenten al zijn ingediend en welke informatie nog ontbreekt. Dit voorkomt dat dezelfde vragen meerdere keren worden gesteld en er tijd verspild wordt met het zoeken naar documenten die al zijn verstrekt.

Door het proces te digitaliseren kunnen workflows worden ingericht voor zowel gemeenteambtenaren als accountants. Het versturen van herinneringen voor ontbrekende documenten kan automatisch plaatsvinden, terwijl de voortgang van de controle eenvoudig gemonitord kan worden. Dit vermindert de administratieve belasting en versnelt het proces, wat zowel de accountants als de gemeente ten goede komt.

Een ander voordeel van digitalisering is de mogelijkheid om real-time samen te werken. Dit betekent dat zowel de accountant als de gemeenteambtenaren altijd toegang hebben tot de meest actuele documenten en informatie. Vragen kunnen sneller beantwoord worden en onduidelijkheden kunnen direct opgelost worden. Dit zorgt voor een snellere doorlooptijd van de controle en verbetert de relatie tussen accountant en gemeente.

Ik weet: het standaardiseren van de jaarrekeningcontrole heeft de nodige voeten in de aarde. Maar dit is wel het perfecte moment om stappen te zetten. Want financiële tegenwind maakt het voor gemeenten cruciaal om alles wat niet tot de kerntaken behoort zo efficiënt mogelijk uit te voeren. En technologische ontwikkelingen scheppen daar in het jaarrekeningproces nu nieuwe kansen voor.