Tips om succesvol nieuwe technologieën te implementeren

Er is tegenwoordig geen tekort aan nieuwe technologieën die aan organisaties worden aangeboden. Van apps die gesproken taal vertalen, tot bots die jaren aan gegevens in enkele seconden kunnen analyseren. Met deze eindeloze mogelijkheden zoeken organisaties steeds vaker naar nieuwe technologieën in de hoop hun bedrijf vooruit te helpen.

Procesmanagement als fundament

Het overwegen van nieuwe technologieën begint vaak met het opstellen van een business case. Dit helpt bij het beantwoorden van vragen zoals: Waarom en waar moeten we een verandering doorvoeren? Hoe zal dit ons bedrijf en onze diensten vooruit helpen? Een cruciale stap hierbij is het in kaart brengen van de huidige processen. Dit vormt de basis voor het herontwerpen van processen om zo beter de impact van de veranderingen te begrijpen. Door dit te doen, kunnen organisaties de behoefte aan nieuwe technologieën duidelijker identificeren en de aanschaf hiervan rechtvaardigen.

Sturen op succesvolle implementatie

Succesvolle implementatie van nieuwe technologieën vereist van organisaties om eerst in gesprek te gaan met medewerkers en inzicht krijgen in de dagelijkse werkprocessen. Dit helpt niet alleen om de toegevoegde waarde aan te tonen en de business case te onderbouwen, maar is ook essentieel voor een succesvolle implementatie. Belangrijke vragen zijn: Hoe implementeer je de technologie binnen de organisatie? Welke uitdagingen kunnen we verwachten tijdens de implementatie en hoe kunnen we deze overwinnen? Hoe creëren we draagvlak binnen de organisatie? Welke extra middelen kunnen nodig zijn voor een succesvolle implementatie? Hoe ziet succes eruit? Hieronder enkele belangrijke overwegingen en strategieën voor succesvolle implementatie van een nieuwe technologie.

Technologie afstemmen op bedrijfsdoelen

De eerste stap bij een succesvolle technologie-implementatie is ervoor te zorgen dat deze in lijn is met de visie en doelen van de organisatie. Deze afstemming helpt bij het prioriteren van technologieën die de grootste impact zullen hebben. Om een solide basis te leggen voor een succesvolle implementatie en de volledige impact van de nieuwe technologie te begrijpen, moeten eerst de huidige processen worden geanalyseerd en gedocumenteerd.

Door medewerkers te betrekken bij het definiëren van de huidige (AS-IS) processen, krijgen teams inzicht in hoe het bedrijf vandaag de dag opereert. Dit vormt de basis voor het definiëren van toekomstige (TO-BE) processen; het aanpassen van de huidige manier van werken door te evalueren welke verbeteringen er nog mogelijk zijn in het huidige proces en hoe de nieuwe technologie kan zorgen voor toegevoegde waarde en procesverbetering. Hierdoor kunnen de prioriteiten worden verschoven naar de processen en processtappen die hier het meest van zullen profiteren. Door processen te analyseren, worden organisaties in staat gesteld om beter geïnformeerde en data-gedreven beslissingen te nemen.

Het Engage Process platform ondersteunt ‘People Driven Change’ door procesworkshops te faciliteren, waarbij teams feedback kunnen geven en de impact van veranderingen real-time kunnen zien. Dit bevordert begrip tussen afdelingen over hoe veranderingen in het ene deel van het bedrijf invloed kunnen hebben op andere delen. Zodra de processen zijn uitgewerkt, maken zwembanen het eenvoudig om snel te zien waar technologie wordt ingezet en welke rollen daarbij betrokken zijn.

Betrek stakeholders vroeg en vaak

Het implementeren van nieuwe technologie is niet alleen een IT-verantwoordelijkheid. Het is essentieel om stakeholders vanaf het begin te betrekken om draagvlak te creëren en zo een soepele implementatie te garanderen. Stakeholders zijn iedereen, van topmanagers tot eerstelijns medewerkers, die dagelijks met de technologie in aanraking komen. Hun inzichten en feedback zijn van onschatbare waarde bij het afstemmen van de technologie op de behoeften van de organisatie en helpen om eventuele silo’s te verbinden.

Silo's verbinden

Om te begrijpen waar de nieuwe technologie de meeste impact zal hebben, is het essentieel om silo's te verbinden en de organisatie holistisch te bekijken. Dit betekent processen van begin tot eind begrijpen, niet alleen binnen elke afdeling, maar ook hoe veranderingen door de organisatie zullen stromen.

Begin bij de gebruikers voor een succesvolle implementatie

Bij de implementatie van technologie kan een ‘bottom-up’ benadering bijzonder effectief zijn. Identificeer waar de technologie de meeste impact zal hebben door te begrijpen waar en hoe deze zal worden gebruikt.

• Impactgebieden identificeren
  Ga in een vroeg stadium al in gesprek met eindgebruikers om inzicht te krijgen in hun problemen en hoe de nieuwe technologie deze kan oplossen.
• Resultaatgerichte implementatie
  Focus op specifieke resultaten die de technologie beoogt te bereiken en zorg ervoor dat deze aansluiten op de behoeften van gebruikers en de doelstellingen van de organisatie.

Daarnaast is het belangrijk om bij het herzien van processen ter voorbereiding op transformatie of implementatie van nieuwe technologieën rekening te houden met de "verborgen fabriek". Voordat organisaties processen automatiseren of veranderingen doorvoeren, is het belangrijk om deze uitzonderingen in het proces eerst in kaart te brengen. Door dit werk van tevoren te doen, worden risico's beperkt en kunnen nieuwe oplossingen echt effectief zijn.

Een cultuur van samenwerking stimuleren

Betrek vertegenwoordigers van verschillende afdelingen en rollen vanaf het begin om draagvlak te creëren. Elke afdeling moet begrijpen wat hun rol is in het implementatieproces en hoe werkprocessen zullen veranderen.

Het in Engage Process gemaakte processenhandboek documenteert alle processen, rollen, procedures en werkwijzen. Medewerkers kunnen feedback geven, die de proceseigenaar via e-mail ontvangt voor bespreking in het verbeterteam. Een belangrijk voordeel van het processenhandboek is dat het medewerkers helpt hun taken te zien binnen de context van klantgerichte processen.

Grip en draagvlak krijgen

Het invoeren van nieuwe technologie stuit vaak op weerstand vanwege de "angst voor verandering". Om dit te overwinnen, is het cruciaal om de impact en voordelen van de technologie te benadrukken. Vergelijk de huidige (AS-IS) processen met de verbeterde (TO-BE) processen om veranderingen real-time te laten zien. Communiceer duidelijk het "waarom" achter de verandering om een sterke basis te vormen voor implementatie binnen de organisatie.

Met Engage Process kun je processen vergelijken, analyses uitvoeren en bekijken welke technologieën er worden gebruikt op procestapniveau. De mogelijkheid om de impact en resultaten van nieuwe technologie te demonstreren, maakt het gemakkelijker voor belanghebbenden om direct de voordelen te zien.

Praktische tip:
Ontwikkel een plan voor verandermanagement met communicatiestrategieën, trainingsprogramma's en feedbackrondes om continu te verbeteren, uitdagingen aan te pakken en successen te benadrukken.

Conclusie

Het aanpassen aan nieuwe systemen en werkwijzen kan een uitdaging zijn, maar een goed doordachte strategie en duidelijke communicatie over de impact op teams zijn essentieel voor succes. Een holistische en gezamenlijke aanpak, waarbij technologie wordt afgestemd op bedrijfsdoelen en relevante stakeholders worden betrokken, helpt organisaties de complexiteit van technologische implementaties te overwinnen. Engage Process is een waardevol hulpmiddel dat deze veranderingen ondersteunt door het eenvoudig te maken om procesworkshops te faciliteren en effectieve discussies en feedback te bevorderen.