Processen ondersteunen met de Syntax-Engine

De Engage Process Modeler, een procesmanagementtool, is ontworpen om interactieve procesworkshops mogelijk te maken. Hiervoor is de Modeler voorzien van een uniek robotica-systeem, waarmee je bedrijfsprocessen real-time in kaart kan brengen zonder de uitdaging te hebben om te moeten bedenken hoe je de input of details moet verwerken in de procesplaat.

De noodzaak van de Syntax Engine

Procesworkshops vormen de basis van goed procesmanagement. Een vaak ingewikkelde, maar tegelijkertijd extreem waardevolle stap, is het in één zaal zetten van deskundigen van de desbetreffende onderwerpen (ook wel de operationele medewerkers) en het proces gezamenlijk met hen te bespreken en feedback te documenten. Vaak zijn deelnemers niet specifiek getraind met het  “in kaart brengen” van processen en kunnen op een ongestructureerde manier feedback geven. Wat is de volgende stap in een proces? Hoe vaak gebeurt dat? Welke activiteiten volgen? Is dat een enkele activiteit, een parallel of een keuze? Waar plaatsen we opmerkingen? Of ideeën over verbetering? Met veel overwegingen om rekening mee te houden, is het efficiënt in kaart brengen en verkennen van een proces, vaak al genoeg om de discussie gaande te houden en wordt het vastleggen van waardevolle inzichten een zeer complexe taak.  Om dit te vergemakkelijken is Engage Process Modeler uitgerust met wat wij noemen een Syntax Engine.

Wat is het?

De Syntax Engine is eind jaren '90 ontworpen en ontwikkeld door drie assistent-professoren van de Universiteit van Warschau in Polen. In die tijd werkten ze voor een robotica-IT-bedrijf en kregen ze de opdracht een oplossing te bedenken om processen technisch correct te ontwerpen om ze klaar te maken voor automatisering.  Dit betekende dat wat er ook werd toegevoegd of gewijzigd in de procesplaat, het gestructureerd en technisch correct moest zijn. Elk detail moest een logische plaats hebben in de procesplaat en er mochten geen oneindige lussen, zwevende procesonderdelen of onzekerheden in het ontwerp zitten.

Deze Syntax Engine werd later de basis voor de Engage Process Modeler en is voortdurend verbeterd om aan te sluiten bij de nieuwste ontwikkelingen of deze voor te zijn. Dit mechanisme bleef ook relevant toen het Engage Process-platform volledig gebaseerd werd op de cloud.

Wat doet het?

De Syntax Engine is essentieel voor het uitvoeren van interactieve procesworkshops. In Engage Process hoef je alleen te slepen wat je wilt doen, en de procesplaat wordt direct real-time opgebouwd. Dit maakt het heel eenvoudig en flexibel om processen in kaart te brengen en zorgt er tegelijkertijd voor dat procesplaten technisch correct en “standaard” zijn, ongeacht wie het proces in kaart brengt. 

Enkele extra voordelen zijn:

1. Met de Engage Process Modeler kun je input van workshopdeelnemers direct opnemen in de procesplaat. Dit zorgt ervoor dat je alle suggesties kan beheren, deelnemers kan betrekken en deze kan motiveren om meer input te geven.
2. Het proces dat je creëert, volgt een uniforme standaard voor de hele organisatie. Waar de ene persoon de nadruk legt op documentatie, kan een ander de IT-systemen willen uitlichten. Geen zorgen: dankzij de Syntax Engine van Engage Process krijg je altijd consistente resultaten, waarbij alle input wordt meegenomen in een gestandaardiseerd proces.
3. Processen nog makkelijker in kaart brengen! Het modelleren en onderzoeken van processen, inclusief interactieve procesworkshops, wordt eenvoudig gemaakt. Het proces wordt automatisch aangepast en zorgt ervoor dat alle feedback kan worden vastgelegd in het tempo van het gesprek.
4. De Modeler biedt de mogelijkheid om allerlei details toe te voegen aan de procesplaat, zowel tijdens het in kaart brengen van het proces als achteraf. Denk hierbij aan het toevoegen van invoer/uitvoer, koppelen van documenten, beschrijvingen, opmerkingen, aantekeningen, bewerkingstijden, wachttijden, risico’s, etc.
5. Met de handige Show/Hide functionaliteit kun je bepalen hoeveel detail zichtbaar is in de procesplaat. Hiermee kun je het proces zowel op hoofdlijnen als in detail bekijken, met de flexibiliteit om weergaven aan te passen. Details kunnen worden verborgen of weergegeven, afhankelijk van de behoeften van de gebruiker. Dit is vooral nuttig bij het beoordelen van complexe procesplaten, omdat het helpt deze te vereenvoudigen en beter beheersbaar te maken.
6. De Modeler biedt met één klik alternatieve procesplaten en weergaven. Wil je het proces bijvoorbeeld tonen in zwembanen, op basis van IT-systemen? Of opgesplitst in subprocessen? Of wil je alleen stappen laten zien die betrekking hebben op klantcontactmomenten, om de klantreis te visualiseren? Geen probleem – dit kan direct en eenvoudig in de Modeler.
7. Als laatste; wat je ook doet, de proceskaart is altijd technisch correct! Of het nu gaat om een RPA-project, een risicoanalyse of een ander type project, je kunt vertrouwen op een betrouwbare procesplaat zonder oneindige loops of niet-gekoppelde processtappen.

Uniek en waardevol

De Syntax Engine van de Engage Process Modeler is een unieke technologie die het tot een waardevolle procesvisualisatie en procesonderzoek tool maakt. Als het fundament van het gehele Engage Process-platform stelt deze technologie je in staat om je processen eenvoudig te beheren en onderzoeken, terwijl je gegarandeerd technisch correcte processen van hoge kwaliteit behoudt, keer op keer.