Diepgaand inzicht leidt tot procesverbetering en efficiëntie

Pas wanneer de huidige werkwijze in kaart is gebracht, zul je mogelijkheden tot verbetering kunnen zien en prestaties beter kunnen managen. Een specialistisch procesmanagementplatform helpt bij het in kaart brengen en analyseren van de huidige processen. Dit is noodzakelijk om knelpunten en risico’s te identificeren en daarmee continu te verbeteren. Binnen dit kader spelen zwembanen en het kunnen laten zien of juist verstoppen van details een cruciale rol, om diepgaand inzicht te bieden in processen en mogelijkheden voor procesoptimalisatie.

Zwembanen voor rollen, afdelingen of systemen

In Engage Process kun je tabellen definiëren voor de rollen, de applicaties, locaties, risico’s, data-categorieën etc. Voor iedere eigenschap die je in Tabellen voor een processtap hebt gedefinieerd leveren de Modeler en Viewer tegelijk ook een zwembaan overzicht op waarin het proces kan worden weergegeven voor alle gebruikte waardes van het gekozen eigenschappenveld.

Met deze weergave, kun je gemakkelijk zien welke verantwoordelijkheden of processtappen bij welke rol horen. Dit zorgt voor duidelijkheid over welke rol verantwoordelijk is voor bepaalde processtappen, welke IT-systemen er door bepaalde rollen of afdelingen worden gebruikt, etc.

Waardestroom weergave optie ‘Waardetoevoegend’ om verspilling te identificeren

In de Waardestroom weergave kun je de optie ‘Waardetoevoegend’ aanzetten met een vinkje, deze weergave biedt een extra invalshoek. Dit is handig voor het visualiseren van waarde creatie en het identificeren van verbetermogelijkheden. Het is niet ongebruikelijk dat maar 10 tot 15% van de stappen in een proces waarde toevoegen. En vaker wel dan niet vertegenwoordigen deze stappen een klein deel van de totale productietijd. De andere stappen zijn administratief, nodig om dingen uit te zoeken, wachttijden, dubbele handelingen, etc.

Een stap voegt waarde toe als deze aan drie criteria voldoet:

1. De klant is bereid ervoor te betalen.
2. De stap moet het product of de dienst op een of andere manier fysiek veranderen of is een cruciale vereiste voor een andere stap.
3. De stap moet de eerste keer direct goed uitgevoerd worden.

Met behulp van de kleuren rood, geel en groen kun je eenvoudig knelpunten identificeren en een processtap aanpassen of zelfs elimineren. De niet waarde toevoegende processtappen die kunnen worden geëlimineerd, worden vaak verspillingen genoemd. De geel, intern waarde toevoegende activiteiten kunnen niet worden verwijderd wegens wetgeving, veiligheid of milieu. Deze bedrijfswaarde toevoegende activiteiten wil je zo snel en efficiënt mogelijk uitvoeren, met weinig kosten en oponthoud.

Zwembanen voor rollen, afdelingen of systemen en waarde toevoegende zwembanen bieden een krachtige manier om processen te visualiseren en te analyseren. En deze functie noemen wij SwitchView®.

Details: verbergen of juist laten zien? Alles op zijn tijd!

Een andere belangrijk functie is het verbergen of juist laten zien van details die aan een processtap kleven. Denk bijvoorbeeld aan opmerkingen, documenten, koppelingen naar applicaties, data-categorieën, verbetersuggesties, doorlooptijden, input en output, etc. Naarmate we meer bezig zijn met procesmanagement, gebruiken we steeds meer verschillende details.

Al die details zorgen voor een steeds complexer en moeilijker te volgen procesplaat. In Engage Process is er de unieke Show/Hide® functie. Terwijl alle details een vast plekje krijgen om ze te documenteren, kunt je eenvoudig kiezen welke details je op dit moment wilt zien. De rest van de details blijft tijdelijk verborgen.

Volle kracht met SwitchView® en Show/Hide®: Zwembanen en de gewenste detail

Onderzoeksbureau Gartner heeft het Engage Process platform bestempeld als proces-onderzoek platform. De combinatie van boven genoemde functies zorgt ervoor dat je een ‘zwembaan’ kunt selecteren om een ander inzicht in het proces te krijgen en vervolgens de details kunt kiezen die je daarbij wilt zien. Zo kun je een zwembaan op waardetoevoegendheid en tegelijkertijd de kosten per processtap bekijken. Of een zwembaan op applicaties en tegelijkertijd de in- en uitvoer per processtap.

De nadruk ligt op procesonderzoek en niet zozeer op procesmodelleren. Modelleren gebeurt natuurlijk ook, maar de toegevoegde waarde ligt in het procesonderzoek.