Procesmanagement: meer dan werkprocessen in kaart brengen

Enkele jaren geleden hebben we het Engage Process-platform gedemonstreerd aan vooraanstaande analisten uit de sector. Ze concludeerden dat Engage Process niet alleen een tool is voor het in kaart brengen en documenteren van processen, maar ook voor continu verbeteren.

De industrieanalisten concludeerden dat een procesmanagement tool een cruciale rol kan spelen bij het faciliteren van interactieve procesworkshops. Hierbij kunnen alle betrokken medewerkers deelnemen aan het bespreken, evalueren, vergelijken en modelleren van processen. Engage Process is erin geslaagd om een tool te maken die interactieve workshops rechtstreeks in het platform mogelijk maakt, in plaats van te starten met bruin papier. Dit is waar onze klanten vandaag de dag waarde in vinden; het empoweren van medewerkers en het creëren van eigenaarschap voor elke processtap, een belangrijk fundament van People Driven Change.

Wat is procesmanagement en wat is het verschil met het documenteren van processen?

Bij procesmanagement gaan de operationele medewerkers verder dan alleen het in kaart brengen van de stappen. Een procesworkshop daagt hen uit om:

• De kosten te zien en te beoordelen aan welke activiteit die verbonden zijn. Daarmee wordt geïdentificeerd welke stappen in het proces het duurst zijn. Zo kun je zien welke kostenbesparingen je kunt realiseren als je veranderingen aanbrengt in het proces.
• Na te denken over hoeveel tijd het kost om een processtap uit te voeren. Als het langer duurt, waarom is dat dan? Wat gebeurt er in die situatie? Is dat een uitzondering die we ook in kaart moeten brengen?
• Aan te geven of activiteiten of processtappen toegevoegde waarde hebben voor de klant of niet. En zo niet, wat kunnen we doen om het aantal stappen, die geen waarde toevoegen aan de klant, te verminderen?
• Na te denken over het verschil tussen de verwerkingstijd en de doorlooptijd van het volledige proces. Waarom kost het ons 15 dagen om werk uit te voeren met 3,5 uur verwerkingstijd?
• Om een AS-IS situatie te vergelijken met een alternatieve TO-BE situatie. Zie onmiddellijk de impact van wijzigingen die door het team worden voorgesteld.
• Pas met één druk op de knop je beeld aan om het proces vanuit verschillende hoeken te bekijken. Wat leren we als we kijken naar een 'zwembaan' overzicht van het proces op basis van betrokken rollen, of een 'zwembaan' overzicht van gebruikte applicaties? Levert dat nieuwe ideeën op?
• Kijken waar in het proces risico's zijn gedefinieerd of taken moeten worden geëscaleerd voor goedkeuring. Welke controlemaatregelen bevinden zich waar in het proces en waarom?  

Hoewel procesmanagement het in kaart brengen van processen kan omvatten, gaan het doel en de reikwijdte veel verder. Door de potentiële impact van hun suggesties real-time te kunnen zien, kan het team meer betrokken raken. Het legt de basis voor elk procesverbeterings-, kostenbesparingsprogramma of digitaal transformatieproject.

Ontdek de Sleutel tot Succes: De Zeven Stappen van een Geslaagde Procesworkshop

Benieuwd hoe je een succesvolle procesworkshop organiseert? Een belangrijk element in ieder procesverbetering of transformatieproject. Download dan hier de Whitepaper: Zeven stappen van een succesvolle procesworkshop.