Innovatie in je subsidieverstrekking?

Dagelijks wordt er bij gemeentes, provincies en andere overheden gewerkt aan het beter en mooier maken van Nederland. Een van de middelen hierbij is het verstrekken van subsidies. Dit is een krachtig instrument om ons land bij te sturen, maar soms worden er ook knelpunten ervaren. Onze collega's hebben een verkenning van het subsidielandschap uitgevoerd binnen gemeenten en provincies. Het doel was om gemene delers en knelpunten binnen het proces te erkennen en ervaring binnen onze organisatie te koppelen aan knelpunten. Welke subsidie strategieën zijn er te onderscheiden? Hoe vertaalt beleid zich naar uitvoering en welke uitdagingen zijn te herkennen?

Uitkomsten van deze verkenning geven uitdagingen van onze klanten weer én laat ook zien op welke manieren we meewerken aan een innovatief en duurzaam subsidie proces.

Om een gedegen beeld te vormen van de huidige staat van subsidieprocessen, hebben we een tweeledige aanpak gehanteerd. Ten eerste is desk research uitgevoerd bij zes verschillende Nederlandse gemeenten. Hierbij hebben we gekeken naar beleidsdocumenten, openbare rapporten en procesbeschrijvingen die inzicht geven in hoe subsidies worden toegekend en beheerd. Daarnaast hebben we acht diepgaande interviews afgenomen met klanten en consultants die betrokken zijn bij het aanvragen, verstrekken en beheren van subsidies. De klanten zijn organisaties die regelmatig subsidies aanvragen, terwijl de consultants de gemeenten ondersteunen bij het verbeteren van de processen. De interviews richten zich op de uitdagingen die zij ervaren en op welke manier er op dit moment processen al geoptimaliseerd worden.

Er zijn veel subsidies voor doelgerichte activiteiten. In ons onderzoek hebben we het beleid van gemeente Almere, Amsterdam, Den Haag, Eindhoven, Rotterdam en Utrecht vergeleken. Hieronder het overzicht van het aantal subsidies en het aantal categorieën waarin deze zijn onderverdeeld.

We destilleren knelpunten op het gebied van subsidies binnen gemeenten, provincies en rijksinstellingen op de volgende punten:

• Bereiken van de doelgroep
• Indienen van de subsidieaanvraag
• Tijdig beoordelen van de aanvragen (vooral bij subsidies die het hele jaar open staan)
• Vaststellen grote subsidies op basis van facturen

Bereiken van de doelgroep

Dit speelt vooral op het niveau van gemeentes, waar subsidies vooral aan particulieren of kleine(re) instellingen verstrekt worden. Hier is de doelgroep vaak minder duidelijk gedefinieerd. Ook zijn ze lastiger te bereiken dan professionele instellingen waar mankracht vrijgemaakt kan worden om op te letten welke subsidies er zijn.

Bij het ontwikkelen van een subsidie wordt er rekening gehouden met de doelgroep en nagedacht over hoe deze bereikt kan worden. In de praktijk blijkt dat ervaren collega’s een netwerk hebben waarbinnen ze de subsidie bij de juiste personen onder de aandacht kunnen brengen. Maar ze moeten niet alleen bekend zijn met het bestaan van de subsidie, ze moeten ook inzien dat het op henzelf van toepassing is en of ze ervoor in aanmerking komen. Hiervoor is het van belang dat duidelijk is aan welke voorwaarden je moet voldoen. De formele omschrijving in juridisch taalgebruik is slecht leesbaar, maar wel leidend. Een AI-model kan de formele juridische tekst omzetten in begrijpelijk taalgebruik. 

Een ander hulpmiddel kan zijn om de gegevens op de website te analyseren. Hoeveel mensen bezoeken de pagina van een bepaalde subsidie? En hoeveel vragen deze dan ook aan? Is er bijvoorbeeld een subsidie die heel veel bekeken wordt, maar weinig aangevraagd? Dat kan een indicatie zijn dat de voorwaarden te streng zijn of te ingewikkeld geformuleerd voor de doelgroep. EIFFEL voert bijvoorbeeld in de beleidsontwikkelfase al een doelgroep analyse uit waarbij we behoefte in aantallen, bedragen en te behalen KPI's ophalen, waarna we veel gerichter beleid kunnen formuleren.

Indienen van de subsidieaanvraag

Bij het indienen van een subsidieaanvraag moeten vaak verschillende bijlagen en verklaringen toegevoegd worden. Ontbreken of verkeerd invullen leidt tot het afkeuren van de aanvraag of extra werk voor de beoordelaars. We kunnen technologie voor ons laten werken om bij verplichte onderdelen alvast tijdens het invullen een controle te doen of het ingevulde passend is. Er zijn simpele checks, zoals of er iets ingevuld is, of het een getal is, niet te kort of te lang. De moderne taalmodellen bieden ook de kans op een automatische inhoudelijke controle.

Een chatbot kan ook de aanvrager ondersteunen bij vragen over wat er ingevuld moet worden of een op de persoon toegespitste uitleg. De chatbot kan bijvoorbeeld zien welke subsidie aangevraagd wordt en voor welk bedrag en dan alleen het proces relevant voor deze keuze laten zien. Of snappen dat als naar de “oppervlakte” gevraagd wordt, dit gaat om de oppervlakte van een gebouw of een perceel.

We kunnen een chatbot ondersteund door een LLM ook vragen het antwoord op een bepaalde manier te formuleren. We kunnen vragen om een antwoord in begrijpelijke taal. Vergelijk bijvoorbeeld de volgende twee reacties waarbij de chatbot gevraagd wordt Hoofdstuk 2, artikel 8 van de verordening bekostiging leerlingenvervoer Den Haag [1] uitgebreider uit te leggen.

- Vragen om extra uitleg:
Niet-melden van wijzigingen: Als de aanvrager een wijziging niet meldt en het college ontdekt dit, waardoor blijkt dat de vervoersvoorziening onterecht is verstrekt, vervalt de aanspraak onmiddellijk. Het college kan dan besluiten om al dan niet een nieuwe vervoersvoorziening toe te kennen en deelt dit schriftelijk mee aan de aanvrager.

- Vragen om extra uitleg op A2-niveau:
Niet melden van veranderingen: Als ouders een verandering niet melden en het college ontdekt dit, vervalt het recht op de vervoersvoorziening meteen. Het college kan dan beslissen of er een nieuwe voorziening komt en laat dit schriftelijk weten.

Naast de inkomende subsidieaanvragen, zijn er ook publieke partijen die zelf subsidies aanvragen bij EU en bijvoorbeeld het Rijk. Ook hier is een proces op van toepassing waar eventuele knelpunten liggen en innovatievere werkwijzen zijn te benoemen. Deze werkwijzen zijn hier echter niet in meegenomen.

Tijdig beoordelen van de aanvragen

Sommige subsidies worden beperkt opengesteld voor aanvragen en daarna in een keer beoordeeld. Anderen staan langdurig open en de aanvragen worden beoordeeld zodra ze binnenkomen.Bij deze laatste heb je vaak één beoordelaar die in eerste instantie verantwoordelijk is en één als back-up. Dit zijn ook vaak subsidies die niet echt storm lopen en waarbij een enkele behandelaar het werk normaliter goed aankan. Het moment waarop aanvragen worden ingediend varieert echter nogal: soms is het maanden stil, dan ploft er ineens een hele stapel op de mat. Deze onvoorspelbaarheid is frustrerend voor de planning en bijvoorbeeld in de vakantieperiode kan het proberen opleveren bij het halen van beoordelingstermijnen.

Een voorspelmodel kan inzicht bieden in de momenten waarop veel aanvragen of bezwaren ingediend worden en zo de planning ondersteunen.

Vaststellen grote subsidies op basis van facturen

Bij subsidies boven de 125k moet volgens het Uniform Subsidiekader (USK) [2] de facturen gecontroleerd worden bij het vaststellen van de subsidie. Deze controle gaat erom of de ingediende kosten ook daadwerkelijk subsidiabel zijn. Automatische tekstherkenning kan helpen bij het snel verwerken van deze facturen door foto’s automatisch in te lezen en te categoriseren zodat de beoordelaar efficiënter te werk kan gaan.

Conclusie

Uit het onderzoek blijkt dat er aanzienlijke verschillen zijn in de manier waarop gemeenten hun subsidieprocessen inrichten. Hoewel sommige gemeenten goed geëquipeerd zijn met heldere procedures en digitale systemen, lopen andere achter in efficiëntie en transparantie. De resultaten wijzen op een grote behoefte aan verdere digitalisering, duidelijke communicatie en een klantgerichte benadering om de subsidieprocessen te verbeteren. Gemeenten kunnen veel winnen door best practices van anderen over te nemen en te investeren in training en technologie. Het implementeren van deze verbeteringen kan leiden tot een soepeler, transparanter en efficiënter subsidieproces, wat zowel de gemeenten als de aanvragers ten goede komt.

[1] Vaststelling Verordening bekostiging leerlingenvervoer, Den Haag 2024.
[2] Regeling vaststelling Aanwijzingen voor subsidieverstrekking.