Dossiervorming bij gemeenten vaak ondergeschoven kindje

Driekwart van de gemeenten heeft geen protocol voor dossiers van disfunctionerende medewerkers. De kantonrechter weet daar wel raad mee bij ontslagverzoeken.

In veel gemeenten ontbreken protocollen voor dossiervorming bij niet goed functionerende werknemers. Dat blijkt uit de HR Benchmark Gemeenten van Hekkelman Advocaten. Liefst 76 procent van de (zowel grote als kleine) gemeenten heeft geen specifieke regels voor dossieropbouw en ook niet voor een verbetertraject bij disfunctioneren. De onderzoekers
noemen dit percentage van gemeenten zonder interne afspraken over personeelsdossiers ‘hoog’.

Laat signaal

‘Wat wij vooral tegenkomen bij gemeenten is dat de leidinggevende, manager of directeur wel zicht heeft op het disfunctioneren van een medewerker, maar pas twee minuten voor twaalf een signaal naar HR stuurt met de mededeling dat de medewerker niet functioneert. En ook meteen dat ze daar eigenlijk wel klaar mee zijn’, zegt Chantal Grouls, advocaat arbeidsrecht bij Hekkelman. Een ander punt is dat er vaak wel vaste beoordelingsmomenten zijn, maar men veel te weinig tussendoor spreekt met medewerkers. ‘Als je er tijdig bij bent en aangeeft wat er niet goed gaat, dan weet de medewerker de kritiekpunten. Doe dat niet enkel bij dat ene gesprek.’

Feedback

Vaak ontbreekt het in gemeentelijke organisaties aan een effectieve aanspreekcultuur, wat dus kan leiden tot zich (te) lang voortslepende arbeidsgeschillen. ‘Het gaat erom kritisch te durven zijn op iemand. Je kunt leidinggevenden leren hoe ze positieve feedback kunnen geven. Dan stimuleer je het proces. Daarna volgt er een signaal van HR naar het management: ik help jou in de ondersteuning van het vastleggen van die gesprekken. Als arbeidsrechtadvocaten kijken we dan soms mee.’

Afwijzing

Ongeveer een vijfde van de gemeenten heeft specifieke regels voor dossieropbouw en het verbeterplan en op die manier een goede basis, wat erg kan helpen bij het doorlopen van een succesvolle ontslagprocedure bij de kantonrechter. Nu wordt twee derde daar volgens Grouls ‘keihard afgewezen’.

Tweede kans

Dossiers met langlopende problematiek komen vaker voor bij gemeenten dan bij andere werkgevers. ‘Er is een groot verschil met het bedrijfsleven. Gemeenten hebben geen cultuur van het vastleggen van zaken in personeelsdossiers.’ Wellicht vanuit de overtuiging dat dit van goed werkgeverschap getuigt, leggen gemeenten weinig zaken vast en bieden ze de medewerker vaker een tweede of derde kans. ‘Ze zullen een inhaalslag moeten maken met de invoering van protocollering en van een stakeholder voor het uit te rollen verbetertraject. Het mes snijdt dan behoorlijk aan twee kanten’, vindt Grouls. ‘Je komt beter uit de onderhandelingen en als je toch naar de rechter moet, sta je er veel beter voor.’ Nu ligt pas de focus op dossiervorming als het al urgent is, maar dan moet de opbouw nog beginnen.

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 14 van deze week.