Eén ding is heilig voor de topambtenaar: de agenda

Topambtenaren zeggen hun gemeentehuizen of ministeries uit te willen, maar doen dat toch liever niet. ‘Ze houden niet van verrassingen’, zegt bestuurskundige Erik-Jan van Dorp. Hij promoveerde op onderzoek naar topambtelijk vakmanschap.

‘Het ging ze nooit snel genoeg’, zegt universitair docent Erik-Jan van Dorp (31) over de vier gemeentesecretarissen die hij voor zijn proefschrift over het vakmanschap van topambtenaren volgde. ‘Ze hebben haast en ze willen actie. Een mooi voorbeeld is hun omgang met de ondernemingsraad. Dat contact vinden ze lastig. Het tempo bij de ondernemingsraad ligt veel lager dan bij het politiek bestuur. Daar kunnen gemeentesecretarissen niet tegen; ze rennen zelf de hele dag. Wat doen ze dan: ze gaan met hun vingers op tafel tikken, ze lezen hun email op de telefoon. Dat bevalt de ondernemingsraad weer niet, want die voelt zich niet serieus genomen.’

Anoniem

Van Dorp observeerde, bestudeerde en interviewde voor zijn proefschrift Senior Civil Servants’ Craftwork topambtenaren om van binnenuit te kunnen verhalen over de dagelijkse praktijk binnen gemeentehuizen en ministeries. Hoe adviseren gemeentesecretarissen wethouders en burgemeesters en secretarissen-generaal ministers? Hoe jongleren zij met belangen? Hij maakte één afspraak met de topambtenaren: ze zouden anoniem hun zegje kunnen doen.

Chaos

De agenda’s van de topambtenaren gingen wagenwijd open voor de promovendus. ‘Agenda’s die door anderen worden gevuld en die de hele week vol zitten met vergaderingen. Als je iets wilt lezen of voorbereiden of gewoon eens zelf wilt nadenken, dan doe je dat ‘s avonds of in het weekeinde. In je eigen tijd. Je zou daarom denken dat topambtenaren van die agenda af willen. Dat zeggen ze ook wel, maar dat gebeurt niet. De agenda is heilig. Zo’n volle agenda biedt structuur en zekerheid. Topambtenaren houden niet van verrassingen, en die verrassingen vind je buiten de agenda. Ze balanceren op de grens van net-onder-controle en chaos. Een verrassing duwt ze die chaos in.’

Gevangenen

Dat gemeentesecretarissen en secretarissen- en directeuren-generaal zelfgekozen gevangenen zijn van hun agenda, was een ontnuchterende constatering. ‘Bestuurskundigen schrijven al jaren dat topambtenaren uit hun toren moeten komen. Zoek contact met burgers, met maatschappelijke organisaties, met andere gemeenten, met sportclubs, met scholen, universiteiten, noem maar op’, zegt Van Dorp. ‘Weet wat er speelt, haal ideeën op en werk samen. Topambtenaren zien daarvan de waarde en zeggen dat ook te willen. Je zou hopen dat dit na 25 jaar schrijven en praten ook de praktijk is geworden. Maar toen ik keek naar waar de gemeentesecretarissen gedurende een jaar hun tijd aan besteedden, bleek dat het ‘buitenspelen’ er bekaaid vanaf kwam. De taal is geland, maar de praktijk niet.’

Gemeentesecretarissen zeggen ‘buiten’ belangrijk te vinden, maar urgent vinden ze het niet. ‘Boven’ (de politieke top) en ‘binnen’ (de eigen organisatie) staan hoger op hun agenda, ‘terwijl de dingen die buiten het gemeentehuis spelen urgent kunnen worden. Dan worden ze politiek en ben je te laat als ze op de agenda komen.’

Loyaal

Uit Van Dorps proefschrift blijkt dat topambtenaren in Nederland wel erg loyaal aan politieke bestuurders zijn. Van Dorp: ‘Je wilt dat een ambtelijke dienst loyaal is aan de minister of de wethouder, maar wél met een loyaliteit die terugpraat. Trouw is niet onvoorwaardelijk. Er zijn regels en wetten. “Als het niet mag, dan gaan we het niet doen, wat u ook zegt.” Belangrijk is ook trouw aan het politieke bestuur van morgen. “We zijn nu trouw aan u, maar ook aan uw opvolgers. Dit doen we nu, morgen doen we misschien iets anders.” Topambtenaren zouden dat meer mogen uitstralen. Zowel in Den Haag als in de gemeenten zag ik dat ze net iets te veel aandacht hebben voor de politieke bestuurders van nu, en te weinig voor die van straks.’

Lees het volledige interview in Binnenlands Bestuur nr. 19 van deze week.