Wat is onboarding en waarom is het belangrijk?

De eerste werkdag is een spannend moment voor nieuwkomers. Ze worden overspoeld met indrukken, informatie en (digitale) kopjes koffie. Maar niet alleen de medewerker moet gelijk aan de slag op dag één. Voor de werkgever is het van belang om nieuw talent zo goed mogelijk te laten landen. Met een goede onboarding zorg je voor een vliegende start.

Onboarding: wat is het precies?

Onboarding is de eerste fase in een samenwerking tussen een organisatie en haar nieuwe medewerkers. Tijdens een onboarding worden nieuwe medewerkers verwelkomd, en krijgen ze alle benodigde hulp, begeleiding en informatie. Dit gaat verder dan het wijzen op de juiste werkplek en de koffieautomaat. Onboarding is namelijk "het leren kennen van werk" en gaat vooral over de organisatiecultuur, de visie, missie, samenwerking met collega’s en talentmanagement.

Het doel van het onboardingsproces is dat nieuwe medewerkers zich snel onderdeel voelen van de organisatie. Want pas wanneer je je bij een nieuwe club betrokken voelt, heb je de intrinsieke motivatie om deze verder te helpen. En dat is natuurlijk een win-winsituatie: zowel de nieuwe medewerker als het bedrijf profiteert van een goede onboarding.

Waar moet een goede onboarding aan voldoen?

Maar hoe ziet dit onboardings- of instromingsproces er precies uit? Dit verschilt vaak per organisatie en hangt af van de bedrijfsgrootte, branche en bedrijfscultuur. Toch kunnen we aan de hand van de vier C’s bepalen wat er nodig is om van de onboarding een succes te maken.

• Connectie

De nieuwe medewerker moet zich verbonden voelen met de organisatie en vol trots kunnen vertellen dat hij of zij voor dit bedrijf werkt. Er moet een connectie zijn. Die komt niet tot stand door alleen de missie en visie te delen. Deel relevante bedrijfsinformatie en stel collega’s voor die de persoon nodig zal hebben in het dagelijkse werk.

• Cultuur

De tweede C draagt bij aan het gevoel onderdeel te zijn van iets groters. Cultuur. In het proces is het van belang dat de bedrijfscultuur goed wordt gecommuniceerd. Waar staan wij voor als organisatie en hoe behandelen wij elkaar? Hierbij kan de hulp van een ‘buddy’ die al langer voor de organisatie werkt uitkomst bieden.

• Compliance

Compliance staat voor de naleving van de regels en het beleid dat binnen de organisatie geldt. Deze C kan je goed verwerken in een digitaal inwerkingstraject van eigen ontwerp. Met goede vormgeving en een speels element blijven deze regels vaak beter hangen.

• Collega’s

Tot slot misschien wel het belangrijkste onderdeel van het werk: collega’s. Gedreven, ambitieuze en vriendelijke collega’s zijn niet alleen noodzakelijk voor een succesvolle organisatie, ook tijdens de onboarding zijn ze onmisbaar. Behalve voor de algemene kennismaking kan je deze medewerkers ook inzetten door ze (fysiek of digitaal) iets te laten vertellen over hun vakgebied en rol binnen de organisatie.

Welke voordelen heeft een goede onboarding?

• Waarborging van kwaliteit en consistentie;

Door iedereen binnen de organisatie hetzelfde onboardingsproces en dezelfde kennis en kunde bij te brengen, zorg je voor resultaten die kwalitatief en consistent zijn. Los van informatie die gaat over het uitvoeren van het werk, is het dus verstandig om de onboarding te stroomlijnen.

• Behoud van talent;

Een goed onboardingsproces zorgt voor binding tussen talent en de organisatie. Dat zorgt vervolgens weer voor goede resultaten en het behoud van talent. Ideaal in deze krappe arbeidsmarkt. 50% van de medewerkers besluit namelijk in de eerste zes maanden, bewust of onbewust, of ze voor een bedrijf blijven werken.

• Het creëert ambassadeurs;

Goede onboarding maakt ambassadeurs van werknemers. Ze voelen zich thuis in de organisatie. Ze weten precies waar ze aan toe zijn, ze weten hoe de bedrijfscultuur in elkaar steekt en bouwen een band op met hun collega’s. Een goede onboarding kan dit vanaf het begin in gang zetten.

• Het bespaart kosten;

Met een goed onboardingsproces bespaar je kosten op twee manieren. Allereerst kan het ontbreken van dit proces, of het aanbieden van een onboarding die tekort schiet, zorgen voor vroegtijdig vertrek van een nieuwe medewerker. Aan de andere kant is het mogelijk om dit proces te automatiseren en digitaal aan te bieden. Dat scheelt tijd en geld.

Online of offline?

Met de krappe arbeidsmarkt, de coronapandemie en de gewenning van het online werken, kiezen steeds meer organisaties ervoor om mensen op afstand aan te nemen. Die werken dan ‘remote’, of zijn minder vaak op kantoor. Ook die medewerkers behoeven een goede onboarding. Met behulp van een digitale omgeving, zoals het leerplatform van Studytube, creëer je eenvoudig zelf onboardingsleerlijnen.

Ook kun je als manager digitale kennismakingsmomenten met collega’s uit het team organiseren. Op die manier hoeft een nieuwe medewerker niet fysiek op kantoor te zijn om toch te landen. In het algemeen is het lastiger om verbinding te creëren met een hybride of remote medewerker. Maar als je hierin slaagt met een goede online onboarding, zal de kwaliteit van het werk net zo hoog zijn als die van een collega op kantoor.