Hoe je medewerker-compliance écht bulletproof organiseert

Is het naleven van wet- en regelgeving bedrijfskritisch voor jouw organisatie? Dan dienen jouw medewerkers ongetwijfeld op elk moment over de juiste certificaten te beschikken. Maar hoewel de meeste bedrijven dit niet snel zullen toegeven, blijkt de organisatie van medewerker-compliance niet altijd 100% waterdicht. Waardoor komt dit? Je ontdekt hier de vier grootste uitdagingen en vier oplossingen waarmee je het wél bulletproof maakt.

Compliancy is bij ons prima op orde. Dat zeggen we natuurlijk allemaal. Maar is dat ook zo? In gesprek met L&D-professionals en compliance officers horen we nog wel eens wat klachten ten aanzien van de complexiteit van het organiseren van compliance training. En waar uitdagingen voorkomen, worden soms fouten gemaakt.

Zo kan het voorkomen dat een project in de bouw stil moet komen te liggen als blijkt dat bepaalde werknemers nog een (hernieuwd) certificaat nodig hebben. Of dat werk voor bepaalde medewerkers tijdelijk niet kan worden ingepland, omdat er gegevens ontbreken. En buiten de mogelijke sancties of boetes vanuit de overheid kan non-compliance een organisatie ook op andere manieren duur komen te staan. Denk aan veiligheidsrisico’s zoals onnodige ongevallen of fouten, financiële misstanden en andere risico’s.

Maar wat maakt medewerker-compliance dan zo lastig? En belangrijker: wat valt hieraan te doen?

Waarom compliance training zo lastig te organiseren is

Uitdaging 1: Tijd

Veel handmatige administratieve handelingen

Het belangrijkste bij het organiseren van medewerker-compliance is natuurlijk het registreren van certificaten op functie-, team-, en individueel niveau. Maar helaas komen hier vaak veel verschillende systemen en handelingen bij kijken. Bovendien hebben derden, zoals opdrachtgevers, planners en leidinggevenden, ook vaak inzicht nodig in de certificaten van degene(n) met wie zij werken. Deze administratie (op verschillende plekken) bijhouden kost tijd en moeite.

Continu veranderende wet- en regelgeving

Medewerker-compliance is in de meeste sectoren alles behalve statisch. Wat vandaag nodig is op de werkvloer, kan er morgen alweer heel anders uitzien. Het bijhouden van de continue updates van de benodigde diploma’s en certificaten vereist dus ook tijd. Bovendien betekenen deze veranderingen ook dat medewerker- en functiegegevens altijd 100 procent actueel én gedetailleerd inzichtelijk moeten zijn.

Uitdaging 2: Foutgevoeligheid

Handmatig werk

Hoe meer administratieve handelingen handmatig moeten worden verricht, zoals het invoeren van certificaatgegevens en het actualiseren van functiegegevens in verschillende systemen, hoe groter de kans dat er ergens fouten worden gemaakt.

Werken met verschillende systemen die niet met elkaar communiceren

Ook niet-gekoppelde systemen die dezelfde informatie moeten bevatten of informatie van elkaar nodig hebben maken de organisatie van compliance training foutgevoelig. Idealiter is er maar een source voor elk type informatie en wordt de info geautomatiseerd bij elkaar gebracht.

Uitdaging 3: Kosten

Veel handelingen vereisen veel fte’s

Handmatig werk kost geld. Zeker als het om bedrijfskritische processen als compliance gaat. Om de foutgevoeligheid van handmatig werk te reduceren, zul je bovendien gebruik willen maken van controles zoals een vier-ogen-principe wat een verder beslag legt op kostbare manuren.

Diverse systemen om alles bij te houden versus 1 centraal systeem

Als je voor medewerkergegevens afhankelijk bent van het ene systeem, voor certificaatvereisten van het andere systeem en voor het zoeken, boeken en administreren van trainingen van weer andere systemen, is ook dit een kostbare setup.

Uitdaging 4: Hoge uitstroom L&D-medewerkers

Complexiteit en herhaling van werkzaamheden werkt demotiverend

Uitstroom van medewerkers blijkt voor veel organisaties op dit moment een uitdaging en met name op L&D-afdelingen. Complexe processen en veel terugkerende administratieve handelingen of taken maken het werk van L&D-medewerkers niet leuker. Als het organiseren van compliance training veel energie kost, maar weinig positieve energie oplevert, werkt dit demotiverend voor je team.

Verlies van kennis bij uitstroom

Wanneer medewerkers vertrekken nemen zij in sommige gevallen ook kennis en ervaring mee wat de organisatie van compliance training niet ten goede komt. Ook hier geldt: hoe meer handmatig werk, hoe groter dit risico.

Werving en onboarding kosten ook tijd en geld

Ten slotte is het opvullen van vacatures op de L&D-afdeling ook een uitdaging. Zeker als je mensen wilt werven die al ervaring hebben met het realiseren van medewerker-compliance put je uit een selecte groep. En om de juiste mensen te vinden en/of in te werken, heb je ook voldoende resources nodig, in tijd en geld.

Wat je nodig hebt om medewerker-compliance waterdicht te regelen

Hoewel niet elke uitdaging voor iedere organisatie even groot zal zijn, zijn er wel geschikte oplossingen te bedenken voor elk bedrijf. Met de volgende vier helpen wij onze klanten bij Studytube om medewerker-compliance tijd- en kostenefficiënt met minder risico’s en meer plezier te organiseren.

1. Vereenvoudiging processen

Een van de snelste manieren om tijd en kosten te besparen is het vereenvoudigen van processen. Door het hele proces van gegevensuitwisseling en administratie kritisch onder de loep te nemen, kun je terugkerende handelingen ontdubbelen en veel stappen automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het instellen van automatische herinneringen wanneer certificaten dreigen te verlopen of wanneer er nieuwe eisen bijgekomen zijn.

Je kunt processen ook simpeler maken door zoveel mogelijk handelingen bij de medewerkers of opleiders zelf neer te leggen, zoals het bevestigen van bepaalde data en gevolgde trainingen. Met een Learning Management Systeem (LMS) als dat van Studytube is het bovendien ook mogelijk om verplichte leertrajecten in te richten en (semi-)automatisch toe te wijzen aan de juiste medewerkers. Dit kun je doen door leercollecties samen te stellen en deze vervolgens rechtstreeks met de benodigde trainingen en opleiders te koppelen aan medewerkers uit een bepaald team of met een bepaalde functie.

2. Verbetering kwaliteit systemen

Papierwerk en verouderde systemen vertragen. Investeer daarom in systemen die alle benodigde data gemakkelijk bij elkaar kunnen brengen. Integraties en koppelingen zijn handig, maar houd er rekening mee dat een veelheid aan systemen ook weer complexiteit met zich meebrengt. Hoe meer je onder kunt brengen op een plek, hoe beter.

3. Risicoreductie door automatisering

Om de foutgevoeligheid van de organisatie van compliance learning te verkleinen, kun je het beste zoveel mogelijk handmatig werk proberen te schrappen. Notificaties, controles en updates zijn allemaal voorbeelden van handelingen die je (grotendeels) kunt automatiseren.

4. Meer eigenaarschap/zelfsturing medewerkers

Met de juiste systemen en processen kun je medewerkers zelf meer eigenaarschap geven over hun eigen compliance. Als zij eenvoudig inzicht kunnen krijgen in hun eigen compliance-status en in een paar klikken weer een benodigde training kunnen boeken of zelfs direct online kunnen volgen, maak je compliant blijven voor hen makkelijker. En door voor een persoonlijke aanpak te kiezen met een gepersonaliseerd platform en trainingen op maat, maak je het bovendien ook leuker.

Meer leren over het verbeteren en vergemakkelijken van de organisatie van medewerker-compliance? 

In ons nieuwe e-book: ‘Elke medewerker compliant met gemak en plezier’ ontdek je hoe je compliance learning in minder tijd, tegen minder kosten en met minder risico’s organiseert. Download e-book