Meteen het goede gesprek voeren

De onafhankelijke integriteitscommissie van het ministerie van Justitie en Veiligheid bestaat alweer twee jaar. In de recent afgesloten CAO Rijk 2022-2024 is overeengekomen dat een dergelijke externe, onafhankelijke integriteitscommissie voor werknemers uiterlijk 1 juli 2023 bij elk ministerie aanwezig moet zijn. Onze ervaringen zullen daarom ook interessant zijn voor andere ministeries.

Bij onze commissie kunnen medewerkers van het ministerie van Justitie en Veiligheid terecht voor drie typen meldingen: een vermoeden van een misstand op het werk, een vermoeden van niet-integer handelen van hun leidinggevende of benadeling nadat de medewerker zelf intern een melding heeft gedaan. Inmiddels heeft onze commissieruim vijftig meldingen in behandeling genomen. Hoewel iedere melding altijd een unieke context heeft, komen sommige karakteristieken toch bij meerdere meldingen voor.

Er gebeurt overal weleens iets op het werk dat niet in orde is. De mooiste weg is natuurlijk: oppakken, met elkaar in gesprek gaan en oplossen. Dit gebeurt meestal ook wel. Maar soms, ook al gaat het over iets ‘kleins’, wordt er niet echt met elkaar over gesproken en blijft die kleine ergernis hangen. De een blijft erover geïrriteerd en de ander vindt het ‘gezeur’. De negatieve acties en reacties stapelen zich op en uiteindelijk komt dit veel later op de tafel van onze commissie terecht. Zo kan iets kleins toch heel groot worden. Als meteen het goede gesprek was gevoerd, was het in een aantal gevallen niet zo mis gelopen.

Een medewerker kan op het matje worden geroepen bij diens leidinggevende. De medewerker wordt verweten een bepaalde regel te hebben overtreden en krijgt daarvoor een sanctie. Bij medewerkers die zich van geen kwaad bewust waren en tot op dat moment enorm loyaal waren aan hun organisatie, kan dat snoeihard binnenkomen. Het verwijt dat hen gemaakt wordt, hoe beperkt ook, treft hen in het hart. Als zij strikt formeel worden benaderd, precies volgens de regels, breekt er wat in hun relatie met de werkgever. Deze medewerkers gaan de strijd aan en uiteindelijk kan hun melding, na lange (en verloren) tijd, bij onze commissie terechtkomen. Hoe anders had dit kunnen verlopen als de leidinggevende in het begin goed had opgelet en had gezien dat deze medewerker echt in het hart geraakt was. Je gaat dan toch op een andere manier het gesprek aan? Er zijn toch ook alternatieven te bedenken?

Bij nogal wat organisaties is de doorloopsnelheid van leidinggevenden hoog. Afdelingen en zittende medewerkers zitten daardoor soms lang in onrustig vaarwater. De continuïteit van bestaande interne afspraken staat soms daardoor onder druk. Sommige nieuwe leidinggevenden lijken te hard en te snel hun visitekaartje te willen afgeven. Niet alle teamleden kunnen of willen dat zomaar volgen. Als een nieuwe leidinggevende binnen een paar maanden al teamleden de wacht aanzegt of in verbetertrajecten plaatst, moet daar wel een heel dringende reden voor zijn. Als het alleen maar is ‘omdat het nu maar eens anders aangepakt moet worden’, slaat zo’n leidinggevende de plank mis. Nieuwe bezems kunnen te hard schoonvegen. Ook als het anders moet, misschien wel juíst als het anders moet, is zorgvuldige omgang met de medewerkers cruciaal.

Werken bij het ministerie van Justitie en Veiligheid blijft mensenwerk. Het goede gesprek met elkaar voeren, over grote maar ook kleine ergernissen, en over een betere werkwijze is ten allen tijde noodzakelijk. Bespreek het echte probleem, draai er niet omheen en ga er vooral meteen mee aan de slag op een menselijke manier. Dat helpt en voorkomt dat medewerkers hun vertrouwen in hun leidinggevenden en hun eigen organisatie verliezen.

Frank Kerckhaert, voorzitter ICJenV