Staygesprek als bindmiddel

Als het moeilijk is om goede medewerkers aan te trekken, kun je maar beter zuinig zijn op de zittende mensen. Daarom worden in sommige organisaties expliciet gevraagd aan ambtenaren of ze goed gedijen en wat beter zou kunnen.

Afhakers

Talent niet laten glippen is een kunst. Waar moeten organisaties op letten om ‘risicotriggers’ te herkennen en personeelsverloop te voorkomen? De gemeente Capelle aan den IJssel voegde aan de gebruikelijke gesprekkencyclus het zogeheten ‘staygesprek’ toe. De redenering is in haar gemeente volgens Elsbeth Degenkamp-Rigter, senior HR-adviseur: liever kijken wat potentiële afhakers motiveert en wat ze graag anders zouden willen zien, dan mogelijk ongenoegen pas bij vertrek vernemen. ‘Exitgesprekken zijn zeer nuttig om erachter te komen waarom medewerkers onze organisatie verlaten. Maar minstens zo belangrijk is het om te weten waarom ze blijven, of wat er in de toekomst voor nodig is om ze te behouden.’

Cultuur

Capelle houdt de staygesprekken relatief vroeg in hun loopbaan, na drie tot zes maanden. Dat lijkt prematuur – vaak is dat voor nieuwe medewerkers net de periode die nodig is om de organisatie een beetje te leren kennen. Maar met name jonge ambtenaren blijven minder hangen als het werk of de cultuur niet bij ze past. Een derde van de uitstroom vindt binnen drie jaar plaats en van jonge ambtenaren gemiddeld sneller. Zij zitten (nog) niet vast in de veronderstelde ‘gouden ketenen’. Wensen en beweegredenen zijn in hun levensfase vaak ook anders dan bij langer zittende collega’s.

Vroeg stadium

Wat probeert Capelle aan den IJssel aan de weet te komen, tijdens staygesprekken? Degenkamp: ‘Ik zie het als het verlengde van het onboarding programma. Zijn medewerkers tevreden, bijvoorbeeld over de wijze waarop ze geland zijn in de organisatie? Hoe vonden ze het introductieprogramma? Kregen ze voldoende ondersteuning, coaching en begeleiding? Wat waren hun verwachtingen ten aanzien van hun functie? Komen die uit? Hebben ze het gevoel te leren en groeien?’ De interessantste vraag uit het staygesprek is voor haar: ‘Wat zou voor jou een reden zijn om te blijven, als je jezelf over een jaar ziet? En andersom: wat zou maken dat je vertrekt? Door dat expliciet te vragen kun je in een vroeg stadium signaleren of er iets speelt. Dan kunnen we er misschien nog iets aan doen.’

Veilige setting

Het staygesprek wordt in Capelle afgenomen door in doorvragen getrainde HR-adviseurs, omwille van een veilige setting. Voorafgaand aan het staygesprek wordt een formulier ingevuld, dat dient als leidraad. De leidinggevende van de medewerker krijgt de inhoud daarvan onder ogen, tenzij daartegen bezwaar is. De mogelijkheid om te bedanken voor zo’n gesprek is er ook.   

Of de staygesprekken ertoe leiden dat mensen blijven, durft Degenkamp niet glashard te zeggen. ‘Dat zou je moeten meten. Maar ik weet zeker dat het soms helpt in het voorkomen dat mensen vertrekken, omdat je zaken hoort waar je iets mee kunt.’

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 9 van deze week.