Goede samenwerking heeft onderhoud nodig

Een bijdrage van &BAS

“Goede samenwerking heeft onderhoud nodig. Het is belangrijk dat je als organisatie daarin investeert en blijft investeren.” Aan het woord is Chris Janssen, gemeentesecretaris en directeur bij de gemeente Voerendaal. Toen hij merkte dat de druk op de organisatie toenam, aarzelde hij niet om externe begeleiding in te schakelen. “De adviseurs van &BAS helpen ons de samenwerking tussen het managementteam en het college van B&W te versterken.”

Samen prioriteiten bepalen

Voerendaal staat voor forse opgaven. “Denk aan verbeterslagen op het gebied van bedrijfsvoering, digitalisering en rechtmatigheid”, vertelt Chris Janssen. “En de fikse opdrachten rondom duurzaamheid, crisisvraagstukken en de hoogwaterproblematiek hier in Zuid-Limburg. Daarnaast hebben onze bestuurders ook hun eigen plannen. Natuurlijk zijn alle opgaven en plannen belangrijk. Maar we kunnen niet álles tegelijk leveren. Er kwam dan ook spanning te staan op het bepalen van de prioriteiten.”

In dialoog blijven en begrip creëren

“De ambities en opgaven van onze gemeente worden niet minder. De druk op de organisatie dus ook niet. Ik merkte dat we behoefte hadden aan iemand die het gesprek faciliteerde. Want hoe blijf je met elkaar in dialoog? Hoe maak je schuurpunten bespreekbaar? En hoe creëer je meer begrip voor elkaar? Daar konden we wel wat begeleiding bij gebruiken. Ik kende &BAS nog niet, maar wel Els Putker, directeur en oprichter van &BAS. Toen ik haar toevallig trof op een congres, ging het balletje rollen.”

Intensieve coachingssessie

Het werk van &BAS is altijd op maat. De adviseurs nemen eerst de organisatie goed onder de loep en werken vandaaruit verder. Bij de gemeente Voerendaal startte de adviseurs met een intensieve coachingssessie. Chris: “Die was tweeledig. We begonnen de ochtend concreet, met het collegeprogramma. De adviseurs lieten de wethouders prioriteiten presenteren, terwijl zij het proces en de deelnemers observeerden. ’s Middags lieten ze ons in groepjes sparren. Hoe werken we samen op de besproken thema’s? En hoe zorgen we dat we daarbij met elkaar in contact blijven? Over dat soort zaken gingen we heel open met elkaar in gesprek.”

Concrete afspraken

Het resultaat van de eerste sessie? Concrete afspraken. “We bepaalden welke politieke prioriteiten we over vier jaar echt gerealiseerd willen hebben. Op basis hiervan stelden we het collegeprogramma vast. Onder andere via voortgangsrapportages houden we elkaar scherp. En we investeren permanent in onze onderlinge relatie. Door in gesprek te blijven, maar ook door geregeld leuke dingen te doen, zoals een inspirerend bedrijfsbezoek of een etentje.”

Rafelrandjes

Aan goede samenwerking moet je blijven werken, vindt de gemeentesecretaris. “We zijn als organisatie en overheid nooit uitgeleerd. Daarbij komen er continu nieuwe vraagstukken op ons af. Omdat we het goede willen doen voor onze inwoners, is het verleidelijk om die extra zaken ook op te pakken. We moeten er samen voor waken dat de prioriteiten niet naar de achtergrond verschuiven. Het is fijn om te weten dat, zodra ik merk dat er rafelrandjes in het collegeprogramma of in de dialogen ontstaan, wij altijd weer een beroep op de adviseurs kunnen doen.”

Goede klik

Raadt Chris aan andere gemeenten &BAS aan? “Jazeker! De samenwerking helpt ons het goede gesprek te blijven voeren. Wat ik ook zeer prettig vond, was dat de coaches snel een vertrouwensrelatie met de hele groep wist op te bouwen. Ze voelden de situatie en organisatie goed aan. Dat is echt veel waard.”