Prijzenslag (6): Duidelijke ambtenaar is redder democratie

Ambtenarentaal, bureaucratische zinnen, archaïsch taalgebruik. Het is een doorn in het oog van de burger. Maar volgens experts is het effect van onleesbare overheidscommunicatie veel erger dan we denken. ‘Het is zelfs een gevaar voor onze democratie’, aldus hoogleraar communicatie- en informatiewetenschappen Carel Jansen, ‘een bloedserieus probleem’. Vandaar dat de wetenschapper met onder meer de TaalUnie  taalprijzenaan ambtenaren uitreikt. Onder meer voor de beste gemeentebrief aan een burger. De meest recente winnaar is een gemeenteambtenaar die zich tijdens het schrijven probeerde te verplaatsen in de ontvanger. Een zeldzaam verschijnsel zo blijkt.

Pareltje

Tientallen prijzen zijn er jaarlijks te vergeven bij de overheid. Denk aan de beste werkgever, de gemeente die zich het beste inzet voor vluchtelingen, de beste jonge ambtenaar of de beste gemeente om in te wonen. Zelfs voor de beste toiletgemeente is een prijs te vergeven. Binnenlands Bestuur zet in de serie ‘Prijzenslag’ de komende tijd grote en kleine bekroningen uit de publieke sector op een rij. Deze aflevering kan worden geschaard onder een grote bekroning, want communiceren met de burger is een hoofdtaak van de overheid. En als je als ambtenaar bij de gemeente Den Bosch van een juridisch ingewikkelde kwestie een kraakheldere burgerbrief kan maken, dan ben je een winnaar. Hier is die brief te lezen, nb. de namen zijn fictief.

Briefsjablonen herschrijven
‘We werden zo treurig van de standaard brieven die voorheen aan burgers werden verstuurd’, legt winnares Marieke van Straaten uit. ‘We schrokken er soms echt van, ik schat in dat slechts 50 procent van de ontvangers er iets van begreep’. Zij en haar collega’s Julia Borgers en Miriam Castricum vatten dan ook de taak op om de circa vijfhonderd briefsjablonen van de gemeente te herschrijven. Een pittige klus. ‘Dat was een behoorlijke uitdaging’, bevestigt Van Straaten. ‘Niet elke eigenaar van een brief gaf zich even gemakkelijk over’, lacht ze. ‘Een jurist zei dan bijvoorbeeld dat we elke nuance uit de brief haalden. “Dat klopt”, zeiden we dan, “maar het is nu wel leesbaar”. Uiteraard moet het juridisch wel allemaal overeind blijven’, voegt ze toe, ‘maar ook dat kan op een duidelijke manier’. De winnende brief die Marieke van Straaten en schreven, was een brief aan de ouders van adoptiekinderen over de gegevens van hun kind in de Basisregistratie Personen. Die brief vond de jury de beste van de ingezonden teksten die allemaal geschreven waren door medewerkers van diverse gemeenten en uitvoeringsorganisaties.

Niemand snapt het

'Van een relatie met specifiek beleid is niet zo zeer sprake, kader en context worden bepaald door het vraagstuk van intergemeentelijke samenwerking. Er is onder andere toegezegd dat wij bij samenwerkingsinitiatieven waarbij sprake is van een vergaande organisatorische en/of bestuurlijke impact uw raad vooraf te zullen informeren -bent u nog wakker?- ook als het gaat om samenwerking op gebieden waarop primair ons college bevoegd is.’ Taal als deze was destijds de reden dat de gemeenteraad en het college van het Hof van Twente niet meer door een deur konden. De raadsleden begrepen de memo’s simpelweg niet meer, stelde ook de rekenkamer vast. Taal als een splijtzwam in het gemeentebestuur dus.

Gevaar

Onduidelijk taalgebruik is funest voor het vertrouwen in de politiek en het bestuur’, benadrukt hoogleraar communicatie- en informatiewetenschappen Carel Jansen. ‘Het is zelfs een gevaar voor onze democratie.  Die werkt namelijk alleen maar als er zoveel mogelijk mensen mee kunnen doen in het democratisch proces. En met onbegrijpelijk taalgebruik sluit je een groot deel van de bevolking uit’.

Schuld

De wetenschapper neemt het echter op voor de ambtenaren. ‘Ambtenarentaal is meestal niet de schuld van de ambtenaren zelf. Het is de schuld van de top in de organisatie’, zegt hij. ‘Omdat beleid langs zoveel poppetjes moet krijg je uiteindelijk een tekst vol politieke en bestuurlijke compromissen. En is het dus onleesbaar voor de buitenwereld geworden’. Voor de oplossing legt hij wél de verantwoordelijkheid bij ambtenaren neer. ‘Laat ze er niet mee wegkomen’, roept hij op. ‘Ambtenaren moeten gewoon bij bestuurders en leidinggevenden aankloppen en zeggen dat ze onduidelijke teksten niet accepteren. Uiteindelijk is het allemaal voor ons bedoeld en moeten we weten waar het over gaat. Zo werkt dat in een democratie’.