Verslaafd aan externe inhuur

Uit onderzoek van Binnenlands Bestuur en I&O Research blijkt dat ambtenaren zelf verwachten dat externe inhuur de komende jaren verder oploopt. Volgens sommigen wordt het dan onbetaalbaar. Hoe nuttig en noodzakelijk is externe inhuur eigenlijk? En zijn er alternatieven voor?

Slordig begrip

Externe inhuur’, zegt Roel Bekker, ‘is een grof en slordig begrip.’ De voormalig secretaris-generaal van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en bijzonder hoogleraar arbeidsverhoudingen in de publieke sector was altijd voorstander van externe inhuur. Hij verbaasde zich juist over de discussies erover in de Tweede Kamer. ‘Vaak wordt gedacht aan externe adviseurs en adviesbureaus. Dat is een fractie. Je kunt ook diensten inkopen: catering door een extern bedrijf of drukwerk. Dat is ook externe inhuur.’ ­Hierdoor ontstaat er volgens Bekker veel spraakverwarring. ‘Het is goed als daar eens preciezer naar wordt gekeken.’

Salariskosten verdubbelen

En ambtenaren aanstellen is ook een dure beslissing, weet hij. ‘Men kijkt ten onrechte alleen naar het salaris. Er komt meer bij: overhead, personeelszaken, kantoorkosten. Die kosten moet je erbij rekenen. Om de werkelijke kosten van een ambtenaar te bepalen moet je de salariskosten verdubbelen. Als je dat toepast, komen de dingen anders te liggen.’

BTW of niet?

Zelf vond Bekker het verstandig om mensen geen vaste aanstelling te geven als ze maar tijdelijk nodig zijn. Bij projecten is het logisch alleen mensen in te huren voor de duur ervan. ‘Als er veel projecten zijn, is het handig projectleiders in dienst te nemen. Dat is goedkoper.’ Toch worden kosten van inhuur soms wel overdreven, vindt hij. Die vloeien namelijk deels terug: ‘Je betaalt btw over een externe adviseur, dus dat krijg je ook weer binnen.’ Fijntjes voegt hij eraan toe dat het de vraag is of die Roemernorm van 10 procent van de loonsom dan inclusief btw is of niet. ‘Dat is destijds niet duidelijk uitgesproken.’

Dominantie adviesbureaus inperken

Als een speciale deskundigheid langere tijd nodig is, kun je die mensen volgens Bekker best vast in dienst nemen. Maar als het om specifieke kennis gaat, dan is extern advies vragen goedkoper, oordeelt hij. Natuurlijk, soms is het ook wel erg gemakkelijk om een extern bureau in te huren. ‘Als ik het geld zie dat erheen gaat… Dat doe je niet als je dat zelf moet betalen.’ Daar vindt hij in de Leidse bijzonder hoogleraar bestuurskunde Zeger van der Wal een medestander. In diens recente essay ‘Ambtelijke helden gezocht’ stelt Van der Wal dat de afhankelijkheid van dominante adviesbureaus juist moet worden ingeperkt, ‘omdat deze het zelfvertrouwen en de motivatie van ambtenaren aantast zonder de kwaliteit van bestuur te vergroten’.

Drijfveren snappen

Langdurige inhuurkwesties kunnen tot problemen leiden als externen langdurig actief zijn, maar niet als volwaardig deel van de organisatie worden beschouwd, stelt Maria Tims. Zij is hoogleraar Future of Work Design aan de Vrije Universiteit Amsterdam. Het is volgens haar belangrijk om de drijfveren achter externe inhuur te snappen: ‘Is er een expertisetekort of is het lastig geschikte kandidaten te vinden? En als je die juiste mensen hebt, wil je ze dan behouden of is hun expertise slechts tijdelijk nodig? Soms is externe inhuur noodzakelijk om werkdruk te beheersen bij overbelasting of verloven.’

Interessanter werk

De expertise van Tims is vooral het vormgeven van het werk zelf. Om externe inhuur te verminderen of te voorkomen, kun je mensen vrij spelen die wel de specifieke kwaliteiten hebben, maar nog niet die rol in de organisatie vervullen. ‘Ik bekijk de kwaliteit van het werk en of het bij de werknemer past. Iemand met specifieke vaardigheden kun je betrekken bij een nieuw project waar die vaardigheden nodig zijn. Wellicht moet je dan andere taken bij die persoon weghalen. Het werk wordt interessanter voor de ­ambtenaar en de overheid profiteert van de interne uitvoering van het werk.’

Job crafting

Dat vraagt betrokkenheid van werkgever én werknemer. Hoe ziet de ambtenaar zijn of haar werk? Waar is behoefte aan verandering? Een open dialoog tussen werkgever en werknemer is een passend startpunt voor die evaluatie. ‘Ga als werkgever herhaaldelijk met medewerkers in gesprek: wat vind je leuk, wat zou je vaker willen doen? In welke richting wil je jezelf ontwikkelen? Mensen staan daar vaak voor open, maar zijn zich niet altijd bewust van de opties.’ Als het initiatief van de werknemer zelf komt, heet dit ‘job crafting’: zelf actief op zoek gaan naar bepaalde taken of projecten en jezelf hiervoor vrij spelen. 'Door werk goed vorm te geven, ontstaat meer werkplezier, worden prestaties beter en kost het ook minder energie.’

Vorm van verslaving

Uit het oogpunt van personeelsbeleid is het volgens Bekker ongewenst externen het belangrijke werk te laten doen en ambtenaren het minder belangrijke. ‘Aantrekkelijk werk moet je door je eigen medewerkers laten doen’, zegt hij. ‘Maar bij de rijksoverheid besteedt het ene ministerie dat uit en trekt het andere het naar zich toe. Dat is slordig beleid en kan doordachter.’ Waarom, zo vraagt hij zich af, wordt er voor benodigde deskundigheid niet eens vaker ‘rondgekeken’ binnen overheid zelf? Misschien is die in een ander departement wel beschikbaar. Maar ja, het is gemakkelijk om een extern bureau in te schakelen, zegt Bekker. ‘Het is een vorm van verslaving.’

Lees het volledige artikel in Binnenlands Bestuur nr. 16 van deze week. (inlog)