Zaanstad zuinig op fractieondersteuning

De budgetten voor de ondersteuning van de Zaanse gemeenteraad liggen lager dan bij andere vergelijkbare gemeenten met meer dan 100.000 inwoners. Het gaat dan om de budgetten voor fractieondersteuning en de griffie. Dat blijkt uit onderzoek van de Rekenkamer Zaanstad dat weer onderdeel is van het DoeMee-onderzoek in 70 gemeenten, zes provincies en zes waterschappen.

Moeilijk geld aan zichzelf

Gemeenteraden vinden het moeilijk om geld aan zichzelf te besteden, concludeerde de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) in 2020. Maar een enkele volksvertegenwoordiger ziet professionele ondersteuning als een manier om de werkbelasting te verlichten en de effectiviteit van hun werk te vergroten, schrijft directeur Annelies Daalder van Rekenkamer Metropool Amsterdam, waar de Rekenkamer Zaanstad onder valt, aan de gemeenteraad in de aanbiedingsbrief bij het onderzoek. ‘Mogelijk herkent u deze constatering.’

Onderzoek ondersteuning volksvertegenwoordiging

In 2022 nam de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) het initiatief om de ondersteuning van de volksvertegenwoordiging in het decentrale bestuur te onderzoeken. Zeventig gemeenten, zes provincies en zes waterschappen verstrekten informatie over de inrichting van de griffie, de mogelijkheid tot fractieondersteuning, de inrichting van de rekenkamerfunctie en de mogelijkheid tot ambtelijke bijstand en het volgen van opleidingsprogramma’s. De centrale vraag was: hoeveel is de volksvertegenwoordiging bereid voor haar eigen ondersteuning uit te geven?

Goede ondersteuning is belangrijk

Aanleiding hiervoor was onder meer dat de gemeenteraad zijn werk doet in een steeds complexere omgeving. De ROB signaleerde in 2020 dat de taken van de gemeenteraad steeds complexer worden én de samenwerking ingewikkelder is geworden. Goede ondersteuning is juist belangrijk om de kaderstellende en controlerende taak van de raad goed te kunnen vervullen, schreef onderzoeksbureau PBLQ in 2022. De uitkomsten voor Zaanstad staan in een factsheet met daarin ter vergelijking ook de gemiddelde cijfers van zeven 100.000-plusgemeenten:  Breda, Dordrecht, Eindhoven, Haarlemmermeer, Utrecht Leeuwarden en Zaanstad. Vijf gemeenten hebben 39 raadszetels en twee gemeenten 45 raadszetels.

Onderuitputting griffiebudget

En dan blijkt dat de budgetten voor ondersteuning van de gemeenteraad in Zaanstad lager liggen dan bij andere gemeenten binnen de vergelijkingsgroep van gemeenten met meer dan 100.000 inwoners. In 2022 was het budget voor de Zaanse griffie 818.000 euro. Dat is 5,21 euro per inwoner, terwijl het gemiddelde budget per inwoner 6,03 euro is. De onderzoekers constateren dat er in de periode 2019-2022 sprake is van ‘onderuitputting’ van het griffiebudget. De formatie van de griffie was in 2021 en 2022 begroot op 7,3 fte, wat kleiner is dan gemeenten met een vergelijkbaar aantal raadszetels (39): 8,46 fte. Er is zelfs onderbezetting ten opzichte van de begroting, want in 2021 was de formatie 6,8 fte. Per 1 april 2023 is de griffie wel uitgebreid met een nieuwe raadsadviseur ‘met een focus op inwoners’, maar de werving van een nieuwe raadsgriffier moest op dat moment nog plaatsvinden.

Geen jaarplan en jaarverslag

De ‘Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2014’ stelt dat de griffier in een jaarplan een planning voorlegt aan het presidium en in een jaarverslag verantwoording aflegt over het functioneren van de griffie en de besteding van de budgetten van raad en griffie. Maar het laatste jaarplan van de Zaanse griffie stamt uit 2018 en is niet openbaar. Er is ook geen apart jaarverslag van de griffie. De griffier legt verantwoording af tijdens gesprekken met de werkgeverscommissie. Er is wel een jaarplan van de gemeenteraad en de griffie volgt de raad in de uit te voeren activiteiten.

Geen apart opleidingsbudget

Er is geen apart budget voor trainingen en opleidingen voor de raad en ook niet voor onderzoek en advies van de griffie in Zaanstad. Opleidingen biedt de griffie aan vanuit het ‘Functioneringsbudget raad’ (21.345 euro in 2022) en daar worden ook onderzoeksactiviteiten uit gefinancierd. Er worden in Zaanstad niet of nauwelijks raadsenquêtes of -onderzoeken gedaan. De laatste dateert uit 2013. Er zijn geen afspraken over wanneer het functioneringsbudget voor onderzoek kan worden aangewend. Vanuit het budget fractieondersteuning kunnen wel trainingen worden betaald en fracties kunnen dit ook aanwenden voor eigenstandig onderzoek.

Een van de laagste vergoedingen

De fractievergoeding in Zaanstad bedraagt 5000 euro per jaar. Dat ligt op het gemiddelde niveau, want het gemiddelde budget in vergelijkbare steden is 5.205 euro. De vergoeding per raadslid van de fractie is 300 euro per jaar en behoort daarmee tot een van de laagste vergoedingen in vergelijking met andere even grote gemeenten. Verder valt op dat de verantwoording van de individuele fracties over de besteding van het fractiebudget van 2020 nog wel, maar van 2021 en 2022 geen onderdeel meer uitmaakte van de raadsstukken. En waar in 2020 nog 13 van de 14 fracties een deel van de vergoeding terugbetaalden, deden 9 van de 14 fracties dat in 2021.

Minder schriftelijke vragen

Ook constateert de rekenkamer dat raadsleden zelf kunnen bepalen of ze verkregen informatie van de ambtelijke organisatie delen met andere raadsleden. In het Jaarplan 2022 van de raad staat het uitgangspunt dat ieder raadslid op hetzelfde moment informatie ontvangt. Uit afsprakenlijsten van het presidium blijkt dat raadsleden bepalen of antwoorden op technische vragen over onderwerpen die niet door de raad zijn geagendeerd, worden gedeeld met andere raadsleden. Maar die afspraken staan niet in het raadsinformatiesysteem. Het valt de rekenkamer ook op dat raadsleden minder schriftelijke vragen stellen. Mogelijk ligt dat aan de instelling van het Vragenuur in 2020, maar ook in vergelijkbare gemeenten daalde het aantal schriftelijke vragen: van gemiddeld 306 in 2020 naar 123 in 2022. Zaanstad ligt daar nog ver onder met 105 schriftelijke vragen in 2020 naar slechts 53 in 2022.

Beperkte zoekopties iBabs

De rekenkamer merkt ook op dat Zaanstad, net als 59 procent van de deelnemende overheden, iBabs als raadsinformatiesysteem gebruikt. ‘Het valt ons op dat er beperkte mogelijkheden zijn om aan de hand van criteria en filters informatie te zoeken.’ De Zaanse griffie heeft dit ook opgemerkt en heeft met tien andere gemeenten een wensenlijst neergelegd bij de leverancier. De rekenkamer schrijft ook dat het niet mogelijk is om in dat systeem op themadossiers te zoeken en het aantal zoekresultaten gemaximeerd is op 50. Over functionaliteiten van het raadsinformatiesysteem en andere zaken die uit het rekenkameronderzoek naar boven komen, kan de gemeenteraad keuzes maken, zowel financieel als inhoudelijk, schrijft Daalder in haar brief. ‘Vragen die aan deze keuzes voorafgaan is wat voor raad u wilt zijn en welke ondersteuning in brede zin daarbij past.’ Daar gaat de Zaanse gemeenteraad met elkaar over in gesprek op zaterdag 3 juni a.s.