Gemeenschappelijke regelingen en de Woo: werk aan de winkel!

Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hebben hun informatiehuishouding niet op orde. Althans, dat constateren de initiatiefnemers van de Wet open overheid. Dan gaat het niet om de informatie die is overgebracht naar een archiefbeheerder. Juist het beheer van de informatie die nog niet is overgebracht, en zich dus nog in de organisatie bevindt, is problematisch.

Daarbij ontbreekt het binnen gemeenschappelijke regelingen vaak aan overzicht van het totaal aan documentatie en archiefbescheiden, is het voor organisaties onduidelijk welke documenten voor blijvende bewaring in aanmerking komen en is e-mailarchivering niet of nauwelijks ingericht. Kortom: aan de Archiefwet wordt nog onvoldoende voldaan.

En dat is een probleem: niet alleen wordt daarmee niet voldaan aan vigerende wet- en regelgeving (de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Wet open overheid), ook leidt een langdurige zoektocht naar documenten tot efficiëntieverlies en frustratie bij medewerkers.  
Daarom in deze bijdrage een oproep aan secretarissen en controllers van gemeenschappelijke regelingen: maak van het op orde brengen van de informatiehuishouding een prioriteit. We geven drie redenen.

1. Wettelijke vereisten

Het op orde brengen van de informatiehuishouding is allereerst een wettelijk vereiste. De Archiefwet vereist dat de informatiehuishouding van overheidsorganisaties op orde is, en stelt hier (strikte) voorwaarden aan (een ‘goede, geordende en toegankelijke staat’). Daarnaast is een goede informatiehuishouding een voorwaarde voor het correct afhandelen van Woo-verzoeken.

Immers: wanneer een overheidsorganisatie de eigen informatiehuishouding niet op orde heeft, is het onmogelijk om een compleet overzicht te hebben van welke documentatie de organisatie op welke plek heeft opgeslagen. En als een organisatie niet weet dat documenten bestaan, dan kunnen deze documenten ook niet actief openbaar gemaakt worden. Een eis die wel expliciet door de Woo voor specifieke informatiecategorieën wordt gesteld.

Maar ook voor de passieve openbaarmaking is dit een probleem: het gebrek aan overzicht van de beschikbare informatie binnen een organisatie leidt tot moeizame  zoektochten naar documenten, traag afgehandelde Woo-verzoeken en het risico dat informatie niet wordt verstrekt terwijl deze wel aanwezig is. Onrechtmatig handelen ligt daarmee op de loer.

2. Een efficiënter Woo-proces

Dat brengt ons bij het tweede argument: een goede informatiehuishouding levert voor medewerkers direct voordelen op.
Voor de meeste medewerkers is het afhandelen van Woo-verzoeken een frustrerende extra belasting in een vaak toch al volle agenda. Werken aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken wordt veelal als waardevoller gezien dan het afhandelen van Woo-verzoeken. De praktijk laat daarbij zien dat hoe beter de informatiehuishouding is georganiseerd, hoe centraler de afhandeling van Woo-verzoeken kan plaatsvinden. En dat betekent dat de (centrale) Woo-behandelaar meer informatie zelfstandig kan verzamelen. Hierdoor worden inhoudelijk betrokken medewerkers ontzorgd.

Het resultaat: het afhandelen van Woo-verzoeken kost minder tijd, inhoudelijk betrokken medewerkers worden minder belast en Woo-deadlines worden eenvoudiger gehaald. De sterk gecentraliseerde informatiegedreven afhandeling van Woo-verzoeken door de provincie Groningen is hier een mooi voorbeeld van.

3. Verantwoording verplicht; ook voor samenwerking in gemeenschappelijke regelingen

Na de inwerkingtreding van de Woo lag de nadruk aanvankelijk sterk op de vereisten voor openbaarmaking en informatiebeheer binnen rijksorganen. Inmiddels verschuift de focus en worden ook gemeenschappelijke regelingen strakker getoetst op de uitvoering van de Woo en het op orde brengen van de informatiehuishouding.

Allereerst door middel van horizontale verantwoording: gemeenschappelijke regelingen zijn verplicht in de begroting en jaarrekening een openbaarheidsparagraaf op te nemen, waarin zij verantwoording moeten afleggen over het uitvoeren van de Woo. Aangezien het op orde brengen van de informatiehuishouding een belangrijk onderdeel van de Woo is, dient dit onderdeel te zijn van deze paragraaf. En dat betekent dat deelnemers in de GR de directie van de GR ook op de uitvoering hiervan kunnen aanspreken.

Daarnaast is sprake van verticaal toezicht: de provincie treedt op als toezichthouder en ziet erop toe dat gemeenschappelijke regelingen de Archiefwet en de Woo correct uitvoeren. De herziene Archiefwet, waarin duurzame toegankelijkheid centraal staat, biedt provinciale toezichthouders vermoedelijk extra aanleiding om scherper te letten op de naleving binnen gemeenschappelijke regelingen. De eerste signalen zijn zichtbaar: verschillende regelingen hebben al bericht ontvangen dat archivering extra aandacht krijgt van de provinciale toezichthouder.

Waar te beginnen?

Gemeenschappelijke regelingen staan voor de grote uitdaging om de eigen informatiehuishouding op orde te krijgen. Dit is nodig om te voldoen aan de Archiefwet en de Wet open overheid, om het Woo-proces te optimaliseren en te borgen dat de regeling zich correct kan verantwoorden richting deelnemers en de provincie (als interbestuurlijk toezichthouder).

Daarom zullen gemeenschappelijke regelingen op korte termijn actie moeten ondernemen om het vereiste uit de Archiefwet (een ‘goede, geordende en toegankelijke staat’) te vertalen naar de praktijk van de regeling zelf. Denk aan het creëren van overzichten van documentatie in de verschillende werkprocessen, het opstellen van informatiebeheerplannen en het inrichten van de archivering van communicatie tussen medewerkers.

Een stapsgewijze aanpak is hierbij essentieel. Voer allereerst een 0-meting uit: waar staat de organisatie op dit moment ten opzichte van de vereisten uit de Archiefwet en de Woo? En wat is dan het ‘gat’ tot de gewenste situatie?
odra dit inzichtelijk is, kan een breed gedragen uitvoeringsagenda worden opgesteld. Belangrijk daarbij is om  te bezien  of de acties passend  zijn voor de eigen organisatie, aan de hand van de risicobenadering. Of simpeler: wat moet (nu) en wat kan eventueel later? Daarna kan een implementatieplan opgesteld worden om de acties binnen een realistisch termijn te implementeren.

Kortom: er is werk aan de winkel voor gemeenschappelijke regelingen.