Gemeente mag opener en duidelijker zijn

Waar gemeenten graag zien dat inwoners actiever worden, willen inwoners vooral dat de gemeente naar hen luistert en opener is over haar daden. Dat blijkt uit het dashboard van de Quick Scan Lokale Democratie die inmiddels in 74 gemeenten is uitgevoerd. In het dashboard staan de meest recente feiten en cijfers (april 2024). Er deden tot nu toe in totaal bijna 57.000 inwoners, 1061 raadsleden, 229 collegeleden en bijna 5000 ambtenaren aan mee, vooral uit kleine en middelgrote gemeenten.

Gemeente versus inwoners

Interessant is het verschil in democratische prioriteiten tussen inwoners en de ‘gemeente’. Waar de gemeente vooral vindt dat de meeste aandacht moet gaan naar verbetering van de gemeenteraad, ondersteuning van actieve inwoners, het verbeteren van de ambtelijke organisatie en meer ruimte in regels en beleid, zetten inwoners meer in op luisteren naar inwoners en opener en transparanter werken. Ook ‘inwoners laten meepraten’ scoort bij inwoners hoger dan bij de ‘gemeente’. De optie inwoners laten meedoen wordt dan weer vaker genoemd door de ‘gemeente’ dan door de inwoners. Een voorzichtige eerste conclusie op basis van de Quick Scan Lokale Democratie in een vijfde van de gemeenten is dat de ‘gemeente’ graag wil dat inwoners (actief) meedoen, terwijl inwoners vooral gehoord willen worden en ook graag duidelijk willen horen wat de gemeente precies doet.

Onderlinge samenwerking

Een uitsplitsing naar de drie gemeentelagen toont dat gemeenteraadsleden in hun eigen werk vooral behoefte hebben aan onderlinge samenwerking (32 procent), gevolgd door ondersteuning door de griffie (20 procent) en training en opleiding (19 procent). Ook collegeleden hebben in hun werk het meest behoefte aan onderlinge samenwerking (28 procent), gevolgd door ondersteuning door de ambtelijke organisatie (27 procent) en ondersteuning door de secretaris en het management. En ook ambtenaren hebben in hun werk het meest behoefte aan ‘onderlinge samenwerking’ (28 procent), gevolgd door ‘training en opleiding’ (22 procent) en ondersteuning door management (17 procent).

Intern samenspel

Om het interne samenspel tussen het college, de gemeenteraad en ambtenaren te verbeteren zien gemeenten de grootste kansen liggen in rolverduidelijking, duidelijke communicatielijnen en meer focus op samenwerking. Een voorbeeld uit een van de opgestelde verbeteragenda’s is ambtenaren te stimuleren raadsvergaderingen bij te wonen en onderlinge gesprekken te voeren. Uit gezamenlijke antwoorden van inwoners en de verschillende gemeentelagen blijkt dat zij vooral graag betere of intensievere samenwerking zien op het thema ‘inrichting eigen omgeving’. Ook de thema’s wonen en veiligheid scoren hoog net als ‘duurzaamheid en energie’ op een iets lager scorende vierde plek.

Open en communicatief

Terugkoppeling, zichtbaarheid, service en transparantie zijn de voornaamste punten in opgestelde verbeteragenda’s voor een succesvollere samenwerking tussen inwoners en de gemeente. Opnieuw gaat het hier dus om als gemeente open en communicatief zijn richting inwoners en meer interactie tussen inwoners en gemeente. Prioriteiten in participatie liggen volgens beide groepen vooral op ‘zelf aan de leefbaarheid in de omgeving werken’ en ‘speciale doelgroepen bereiken’. Ook invloed op de eigen buurt of wijk scoort hoog. Niet geheel onverwacht lijken inwoners zich dus vooral graag in te zetten voor de eigen omgeving en is de gemeente daar ook voorstander van.

Tijdig en duidelijk informeren

In verbeteragenda’s komt regelmatig terug dat de gemeente inwoners tijdig en duidelijk moeten informeren. Verder moet het gebruiken van een mix van fysieke en digitale participatievormen participatie vergemakkelijken. Ook moet de gemeente aan verwachtingsmanagement doen door duidelijk te maken wat de rol is van de inwoner en wat de rol is van de gemeente. Daarbij moet een zo divers en representatief mogelijk groep inwoners worden betrokken met een focus op moeilijk bereikbare groepen, zoals jongeren.

Schrijfcoach voor ambtenaren

Verder zou de gemeente beter kunnen communiceren over de resultaten van gemeentebeleid en een actieve, open houding moeten aannemen. Duidelijk moet zijn hoe inwoners kunnen meepraten en hoe besluiten worden genomen. In verbeteragenda’s ligt de focus om de communicatie te verbeteren op het intensiever gebruiken van bestaande communicatiekanalen, zoals lokale media, of het opzetten van nieuwe kanalen. Ook kan het gebruik van digitale mogelijkheden beter, zoals het online kunnen bijwonen van online platforms voor informatie-uitwisseling en ontmoeting. Heldere taal is belangrijk. Een voorstel is bijvoorbeeld een taaltool aan te schaffen of een schrijfcoach voor ambtenaren aan te nemen. Verder helpen ook visuele middelen, zoals infographics, filmpjes en vlogs.

Aandacht en waardering

Het ondersteunen van maatschappelijke initiatieven doet de gemeente het beste met een duidelijk loket of aanspreekpunt en met duidelijke procedures en spelregels. Ook vinden inwoners aandacht en waardering van raads- en collegeleden belangrijk. Geld van de gemeente of praktische ondersteuning worden nauwelijks genoemd. In de verbeteragenda’s willen gemeenten vooral inwoners meer de kans geven om zelf te werken aan de leefbaarheid in hun wijk via bijvoorbeeld een buurtbudget. Ook moeten inwoners gemakkelijker bij de juiste informatie kunnen komen, dus inderdaad een duidelijk aanspreekpunt of loket. En gemeenten willen inwoners motiveren nieuwe initiatieven op te zetten.

Programma Nieuwe Democratie

Onlangs maakte de gemeente Ede bekend ook een quick scan te laten uitvoeren. In het dashboard staan alvast een aantal voorbeelden van hoe gemeenten de resultaten van de quick scan gebruiken. Zo heeft de gemeente Haarlem een ambitieus programma Nieuwe Democratie opgesteld om te werken aan verbetering van de lokale democratie. De gemeenteraad van Oss doet mee aan een BZK-pilot door een manifest of statuut op te stellen die invulling geeft aan zijn rol. De resultaten van de quick scan worden als input hiervoor gebruikt. Aan de nieuwe gemeente Voorne aan Zee ging een quick scan vooraf van de gemeenten Hellevoetsluis, Brielle en Westvoorne om een toekomstvisie, besturingsfilosofie en dienstverleningsconcept te schrijven voor één gezamenlijke gemeente.