‘Openbaarheid moet de norm zijn’

Het Amsterdamse college heeft weliswaar ontwikkelingen in gang gezet om meer open te zijn met de komst van een informatiecommissaris en een Wob-ondersteuningsteam, maar openbaarheid moet een vanzelfsprekendheid zijn, vindt Jan de Ridder, scheidend voorzitter van Rekenkamer Metropool Amsterdam.

Uw rekenkamer concludeert dat het Amsterdamse college nog onvoldoende doeltreffend en rechtmatig handelt bij het openbaar maken van overheidsinformatie. Waar schort het nog aan?

‘Het is vooral een houdingskwestie, een cultuurkwestie. Dat is een dooddoener, maar het is zo wezenlijk. Je moet er aan willen: laten zien waar je mee bezig bent. Wees daar niet bang voor. Angst is een slechte raadgever. Maak van openheid een vanzelfsprekendheid. Het college reageert daar nu aarzelend op. Het is de enige aanbeveling die ze niet expliciet overnemen. We hebben dat eerder gezien bij ons geheimhoudingonderzoek. Er komen dan allerlei regels en afspraken, maar vervolgens gebeurt het niet. In dit rapport doen wij enkele concrete suggesties, maar de houding moet anders en de knop moet om. Dat vergt sterke bestuurlijke inzet en betrokkenheid. Het gemeentelijke MT moet het willen uitstralen. Openbaarheid moet de norm zijn. Die houding vergt meer inspanning dan het college denkt.’

Is dat vooral een taak voor de burgemeester?

‘Het gemeentelijke managementteam moet anders werken, maar de inzet van bestuurders is van belang om dat gedrag te stimuleren om het enthousiasme en die vanzelfsprekendheid op gang te brengen. Daarbinnen heeft de burgemeester een verantwoordelijkheid, maar het is belangrijk dat het hele college dezelfde attitude heeft. In allerlei hoeken van de organisatie zitten immers ambtenaren die met de Wob bezig zijn. Het hele bestuur moet zich, zoals de code voor goed bestuur het zegt: regelmatig en ruimhartig willen verantwoorden.’

Het college legt uit eigen beweging nog te weinig verantwoording af over het openbaar maken van informatie, schrijft u. Hoe verklaart u dat?

‘De gemeenteraad mag ook meer aandringen en het zou passend zijn als de onderhandelaars er iets over opnemen in het coalitieakkoord, maar actieve openbaarmaking moet vooral een vanzelfsprekendheid van college en organisatie zijn. Nu legt het college nog vaak de verantwoordelijkheid over hun manier van verantwoorden bij de raad. De Wet open overheid zegt: wees proactief. Bij ons geheimhoudingsonderzoek zei men: we hoeven geen cultuuronderzoek. We hadden wel enig begrip. Nu lijkt men weer afhoudend. Nu zijn wij wat minder begripvol. En we worden ongeduldig als we geen concrete stappen zien om dit te veranderen. Dat begrijp ik namelijk niet zo goed. We hebben concrete dingen genoemd die beter kunnen. Dat gaat helpen om ook de cultuur te veranderen.’

Ziet u wel de wil om meer openbaar te maken, ook in de ambtenarij?

‘Dat zou ik niet durven zeggen. Ze zien de manier waarop het nu gaat wel als een probleem. Als je kijkt naar de cijfers: 35 procent van de ambtenaren ervaart spanningen bij openbaarmakingen. De Wob is een recht, geen gunst. Dat heeft het college expliciet gesteld. 71 procent van de ambtenaren schat dat collega’s openbaarmaking meer zien als recht dan gunst, maar 29 procent zegt dus dat collega’s het zien als een gunst. Dan zit het daar dus niet tussen de oren.’

De uitvoering van de Wob en de toekomstige Woo wordt toch vooral gezien als ‘iets erbij’, blijkt uit het onderzoek. Voor 80 procent van de ambtenaren die betrokken zijn bij de afhandeling van Wob-verzoeken is het geen onderdeel van het reguliere takenpakket. Voor veel van hen kost afhandeling van Wob-verzoeken veel tijd en zorgt het voor extra werkdruk. Het zou ook ten koste gaan van de uitvoering van reguliere taken. Kortom, het moet eenvoudiger?

‘Het is inderdaad iets erbij. Veel gedoe, werk. Maar je kunt aan de voorkant veel meer doen. Je kunt veel verbeteren, zodat het gemakkelijker vanzelfsprekend wordt. Men blijft aan de veilige kant. Iets openbaar maakt wat geheim moet blijven is strafbaar, maar er volgt geen straf op geen openbaarmaking. Men voelt zich daarom soms onveilig of er is angst om afgerekend te worden. Het gaat niet om strategisch gedrag vanuit het college of de ambtenarij. Dat gebeurt misschien wel eens incidenteel. Het gaat hier om een algemene houding. En nogmaals deze andere manier van werken moet je meteen aan de voorkant beginnen. Al bij het schrijven van een nota. Nu gaat het veel te inefficiënt.’

Zouden er ambtenaren bij moeten?

‘Er is nu wel een Wob-ondersteuningsteam voor grote zaken. In algemene zin kan ik zeggen dat goed omgaan met informatie enorm wordt onderschat. Je moet investeren in mensen die er verstand van hebben. Dat moet je in de organisatie goed neerleggen, bij analisten, er is deskundigheid nodig. Zorg er ook voor dat je slecht in drie systemen in plaats van 49 systemen moet zoeken. Investeer in dit type werk. Ambtenaren moeten het er nu bij doen. Zie het behandelen van Wob-verzoeken als onderdeel van het werk. En als het hoort bij je taak, moet je er ook ruimte voor hebben. Nog een keer terug naar de vraag. Betekent dit dat er meer ambtenaren bij moeten? Ik denk het niet. Door proactief te handelen en een betere organisatie boek je veel efficiencywinst.´

Een van de aanbevelingen is een cultuuromslag. Hoe zou die eruit moeten zien?

‘Je kunt daar meteen mee beginnen. Van belang is dat je dingen gaat verzinnen, ga ermee bezig, maak een tijdslijn, formuleer mijlpalen en monitor. Je hoeft niet het Ei van Columbus uit te vinden. Handel en houdt bij wat er gebeurt. Neem het serieus. Zet er een projectbegeleider en -bewaker op.’

Wat kan de gemeente Amsterdam en kunnen andere gemeenten leren van de aanpak in het buitenland?

‘Wettelijk is het goed geregeld in Engeland. De toon aan de top, in het bestuur, is belangrijk, je moet zelf actief openbaar maken. Dat moet in de genen van de ambtenaar zitten. Geef cursussen, investeer in ict. Zorg dat je documenten gemakkelijk kunt vinden en ook gemakkelijk kunt weglakken. Dat doen ze wel in Zweden en Miami. Gewoon doen is belangrijk. Actief openbaar maken gaat altijd met vallen en opstaan. Maar als je niet begint, dan gebeurt er nooit wat. De wil en de uitstraling van de bestuurders is essentieel.’

De burgemeester schreef lovenswaardige woorden over openbaarheid en controleerbaarheid, schrijft u, maar de praktijk is weerbarstig?

‘Zeker niet onbelangrijk is die toon aan de top. Een ambtelijke organisatie voelt wanneer het menens is bij een bestuurder. Dat heeft effect op het “gezeur” wat je krijgt als ambtenaar. En dat straalt uit. Halsema heeft in oktober 2019 gezegd dat ze elke maand wil worden geïnformeerd. Ze heeft een aantal positieve dingen genoemd waar andere overheden ook hun voordeel mee zouden kunnen doen. Geef het positieve aandacht, maak er een centrale procedure van, vindt niet allemaal het wiel uit en registreer centraal. Dat begin is er, dat is goed. Ook het Wob-ondersteuningsteam is positief. Als we kijken naar Zweden en Engeland, dan blijkt dat meer ict-investeringen helpen. Kijk naar die systemen. Maar eerst die cultuuromslag, want als je alleen op ict focust, dan verstop je jezelf achter een dashboard. Ict is een hulpmiddel.’