Wob-afhandeling Amsterdam onvoldoende doeltreffend

Het Amsterdamse college handelt nog onvoldoende doeltreffend en rechtmatig bij het openbaar maken van overheidsinformatie. Het college realiseerde zeven van de dertien beleidsambities en nam bijna 60 procent van de Wob-besluiten te laat. Ook maakte het minder informatie uit eigen beweging openbaar dan voorgenomen. Dat blijkt uit onderzoek van de Rekenkamer Amsterdam.

Niet één centraal systeem

Het Amsterdamse college wil meer informatie openbaar maken en heeft hiervoor beleid vastgesteld, veranderingen in de organisatie doorgevoerd en een centrale werkinstructie voor het afhandelen van Wob-verzoeken opgesteld. Er kwam een informatiecommissaris en een Wob-ondersteuningsteam en er is in stappen toegewerkt naar een centrale registratie van Wob-verzoeken. Toch wordt er nog niet in één centraal systeem gewerkt. Het aantal Wob-verzoeken kan eind 2021 slechts geschat worden (ongeveer 363).

Te laat

De Rekenkamer Amsterdam analyseerde 200 Wob-dossiers en jurisprudentie en ontving van ruim 200 Wob-verzoekers en ruim 1000 ambtenaren van de gemeente Amsterdam hun ervaringen over het afhandelen van Wob-verzoeken in Amsterdam. Uit het onderzoek blijkt dat het college niet stuurt op het tijdig afhandelen van Wob-verzoeken. Dat is terug te zien in de beslistermijnen: 80 procent van de geënquêteerde Wob-verzoekers zegt het Wob-besluit te laat te hebben ontvangen. Gedurende 2020 neemt de beslistermijn op Wob-verzoeken flink toe. De oorzaak is onbekend, maar zou kunnen liggen in betere registratie. Hoewel de wet zegt dat een Wob-verzoek zo snel mogelijk moet worden afgehandeld, lijkt een termijn van acht weken nu de ‘cultuur’ geworden.

Minder vertrouwen

Wob-verzoekers worden nauwelijks geïnformeerd over de voortgang. Standaardbrieven zijn er wel, maar 60 procent van de verzoekers is niet ‘spontaan’ geïnformeerd. Een kleine 30 procent werd wel actief geïnformeerd. De helft van de Wob-verzoekers geeft aan dat ze niet goed zijn geholpen door medewerkers van de gemeente bij het indienen van een Wob-verzoek. Als er na een besluit bezwaar wordt ingediend, dan zegt een derde van de bezwaarmakers aanvullende documenten te hebben ontvangen. Bezwaar maken loont derhalve in één van drie gevallen. Voor ruim de helft van de Wob-verzoekers heeft het Wob-verzoek niet de informatie opgeleverd waarom werd verzocht. Voor 45 procent van de Wob-verzoekers woog de tijd en moeite van het indienen van een Wob-verzoek niet op tegen de ontvangen informatie. Bij 70 procent van de Wob-verzoekers daalde het vertrouwen in de gemeente.

Trauma's

Verder voldoet de werkinstructie op onderdelen nog niet of wordt deze niet goed uitgevoerd. In maar liefst 49 systemen moet informatie worden gezocht en het onleesbaar maken (zwartlakken) van informatie is arbeidsintensief. Bij het opstellen van een stuk wordt niet nagedacht over of deze informatie in de toekomst openbaar gemaakt kan worden. Voor veel ambtenaren is het afhandelen van een Wob-verzoek dan ook een taak die bovenop de eigen werkzaamheden komt en voor extra werkdruk zorgt. ‘Wob-verzoeken hebben een enorm impact op het ambtelijk apparaat, het plezier in het werk neemt enorm af. Dossiers blijven liggen’, wordt een ambtenaar geciteerd. Een ander is door de Wob-verzoeken zelfs van baan gewisseld: ‘Het was afschuwelijk. Ik heb hier echt trauma's aan. Het was op wethouderniveau en het werd net zo lang doorgeschoven tot dat ik het helemaal van a-z mocht gaan uitvoeren. Ik heb er nachten wakker van gelegen.’

Betere informatievoorziening

De informatievoorziening over afgehandelde Wob-verzoeken is in de afgelopen jaren wel verbeterd, ook op de gemeentelijke website. Toch is 90 procent van de dossiers niet doorzoekbaar. Ook is de informatie is nog niet volledig: van de naar schatting 1775 Wob-verzoeken sinds januari 2018 tot eind november 2021 zijn er 937 gepubliceerd halverwege december 2021. Verder zijn 221 verzoeken nog in behandeling, maar de status van de 617 andere verzoeken is onvindbaar. Burgemeester Halsema ontvangt verder nog te weinig sturingsinformatie, zoals over de lengte van de beslissingstermijn. En de gemeenteraad is niet geïnformeerd over de realisatie van beleidsambities en de afhandeling van Wob-verzoeken.

Cultuuromslag

De rekenkamer doet aanbevelingen om de openbaarheid van overheidsinformatie in Amsterdam verder te verbeteren. Daarbij draait het om drie hoofdonderwerpen: realiseer een cultuuromslag, verbeter de organisatorische voorwaarden voor openbaarheid en breid de informatievoorziening uit. De belangrijkste aanbeveling is de eerste: beschouw openbaarheid als een vanzelfsprekendheid. Het is de enige van de zes aanbevelingen die het college niet expliciet zegt over te nemen. Het college beseft dat de gemeente nog veel stappen te zetten heeft, maar de toezegging van een plan van aanpak ontbreekt. Als een open overheid niet via concrete stappen nadrukkelijk en zichtbaar op de agenda wordt gezet, zal er weinig veranderen, reageert de rekenkamer. ‘We vinden het een gemiste kans dat de reactie van het college bij deze eerste aanbeveling weinig concreet is.’ Het advies aan de gemeenteraad is aan het college te vragen wanneer de gemeenteraad het plan van aanpak ontvangt.