Duurzaam inkopen: combineer kennis van markt en aanbesteden

Valkuilen én adviezen

Overheden streven ernaar om 100% duurzaam in te kopen. Daarvoor hebben zij inkoopbeleid en -processen vormgegeven. Maar de dagelijkse praktijk van elke inkoop is minstens zo belangrijk. Het beste resultaat behaal je bij een goede balans tussen marktkennis en aanbestedingsdeskundigheid.

Vaak reageert de buitenwereld met verbazing als een gemeente de aanbiedingen in een aanbesteding vooral beoordeelt op de ‘laagste prijs’. Terwijl diezelfde gemeente duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan. Aanbieders stellen hierover vragen in nota’s van inlichtingen. De opvatting leeft dus dat een aanbesteding niet duurzaam is wanneer de kosten allesbepalend zijn. Volgens ons is dat onterecht. Je kunt tenslotte niet alleen met de beoordelingscriteria, maar ook met de minimumeisen en contractvoorwaarden invulling geven aan je duurzaamheidsdoelen. Soms doet dit zelfs meer recht aan het beleid van de overheid versus de mogelijkheden van de markt, dan een aanbesteding waarbij inschrijvingen zwaar worden getoetst op duurzaamheid.

Twee praktijkvoorbeelden
Neem het voorbeeld van een gemeente die haar afvalinzameling aanbesteedde. De inzamelstructuur stond vast en de gekozen marktpartij zou alleen mensen en voertuigen leveren om de werkzaamheden uit te voeren. Bij de aanbesteding kregen partijen extra punten als hun chauffeurs een cursus Het Nieuwe Rijden hadden gevolgd en daardoor energiebewust autorijden. Alle partijen schreven vervolgens in met Het Nieuwe Rijden, zodat dit duurzaamheidscriterium niet meer onderscheidend was. De prijs gaf uiteindelijk de doorslag. De cursus had dus net zo goed een minimumeis kunnen zijn.

Als we kijken naar de duurzaamheid van voertuigen, dan kan een gemeente voorwaarden stellen aan de brandstof en motoren. Marktpartijen verdienen onder meer punten wanneer zij biogasvoertuigen gebruiken. Dit criterium snijdt echter alleen hout wanneer er ook een infrastructuur is met vulpunten voor biogas. Anders kunnen partijen waarschijnlijk geen businesscase ontwikkelen met acceptabele tarieven en moeten zij afzien van biogasvoertuigen. In zo’n situatie is het verstandiger de biogasinfrastructuur als eis mee te nemen in de aanbesteding. Of hier als gemeente zelf voor te zorgen buiten de aanbesteding om.

Van ambities tot realiteit
Deze voorbeelden laten zien dat het belangrijk is om de markt en zijn mogelijkheden te kennen. Pas dan kun je als overheid bepalen of de gewenste duurzaamheidsontwikkelingen te realiseren zijn in de aanbesteding. Wij adviseren daarom:

1. Leg eerst je ambitieniveau vast. Hoe verhouden je duurzaamheidsdoelen zich bijvoorbeeld tot de kosten die daarbij komen kijken?
2. Zorg dat je voldoende zicht hebt op de markt en diens mogelijkheden. Vaak heeft de aanbestedende dienst deze kennis in huis; soms is een marktverkenning nodig.
3. Door die marktkennis slim te combineren met aanbestedingsdeskundigheid, kun je partijen prikkelen om de gewenste ontwikkelingen ook daadwerkelijk te verwezenlijken.

Tot slot: tegenwoordig is het min of meer verplicht om ‘EMVI’ (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) aan te besteden. Desondanks raden wij overheden aan om de duurzaamheidscriteria zo vorm te geven dat ze bijdragen aan de gewenste ontwikkelingen. Daarmee voorkom je windowdressing én hogere administratieve lasten voor jezelf en de markt.

Advies op maat?
Wilt u als overheid op de juiste manier duurzaam inkopen? Wissel dan eens van gedachten met onze adviseurs Aiko Klein (klein@kplusv.nl, 06-27 08 55 16) en Henry Potman (potman@kplusv.nl, 06-27 08 55 04).

? Lees ook eens ons artikel Tien tips voor aanbesteding in afvalbranche.