Tien tips voor aanbesteding in afvalbranche

Waarop moet u letten als gemeente?

De levering van ondergrondse containers, de inzameling of verwerking van afval, de sortering van kunststof. Voor deze en andere afvaltaken doen gemeenten aanbestedingen. Maar waar moet u rekening mee houden bij zo’n aanbesteding? Wat is handig en wat misschien minder? We geven u tien tips.

 

Doordat KplusV de afgelopen jaren tientallen aanbestedingen in de afvalbranche heeft begeleid, hebben we flink wat ervaring opgedaan en een duidelijke visie ontwikkeld. Voor ons staat een aanbesteding nooit los van de inhoud. Het draagt bij aan het beoogde resultaat en is dus geen doel op zich. In elk traject gaat het om het samenbrengen van de juiste expertises. Er moet kennis zijn over wat er wordt aanbesteed én over de mogelijkheden en verplichtingen hierbij. Kort gezegd: wij zien aanbesteden als team- en mensenwerk.

Van marktsituatie tot juridisch kader
Als een aanbestedingsproces goed is ingericht, komen vier elementen bij elkaar. Om te beginnen, is er altijd sprake van een marktsituatie. Inzicht in reële mogelijkheden, interesse van marktpartijen, ontwikkelingen en uitkomsten helpen om de aanbesteding optimaal vorm te geven. Daarnaast zijn de bestuurlijke uitgangspunten van belang. Zoals wensen voor de manier waarop en de mate waarin duurzaamheid een plek krijgt. Of bestuurlijke voorkeuren voor regionale verwerking. Praktisch gezien zullen er eisen zijn voor de inrichting van de aanbesteding. Worden overslag en transport bijvoorbeeld meegenomen in de aanbesteding? Tot slot bestaat er een juridisch kader waarbinnen alle wensen en uitgangspunten moeten worden verwezenlijkt. 

 

Onze aanbestedingstips

1. Begin op tijd. Een goede aanbesteding valt of staat bij goed contractbeheer. Weet dus welke contracten er zijn, waarvoor en tot wanneer. Zo creëer je voldoende voorbereidingstijd voor het aanbesteden van nieuwe contracten.
2. Zorg dat je actuele kennis hebt van de markt. Voer daarvoor eventueel een marktverkenning uit, zodat je op de hoogte bent van spelers, activiteiten, technieken, innovaties en marktprijzen.
3. Ben van begin tot eind zorgvuldig. Om procesmatig en inhoudelijk tot het gewenste resultaat te komen, is het essentieel om alle aanbestedingsstappen nauwkeurig te doorlopen.
4. Betrek voortdurend relevante afdelingen en personen.
5. Start bij de basis. Formuleer samen wat de bestuurlijke en praktische uitgangspunten zijn. Wat zijn je visie en ambities voor het afvalbeheer en je marktpositie? Bestaan er afgeleide doelstellingen voor bijvoorbeeld werkgelegenheid? Daarmee bepaal je hoe je de aanbesteding het beste kunt inrichten.
6. Reken de scenario’s door, zodat je de effecten van de beoordelingssystematiek kunt toetsen. Bereik je je doel ermee en is er voldoende concurrentie mogelijk?
7. Ben duidelijk over de precieze input die je van een inschrijver vraagt. Inschrijfprijzen, plan van aanpak, enzovoorts.
8. Als je kwalitatief beoordeelt, richt het proces dan zo in dat een objectieve beoordeling geborgd is.
9. Toets inschrijvingen op haalbaarheid en realiteit.
10. Zie er vervolgens op toe dat de aanbieder zijn afspraken nakomt. Neem hiervoor instrumenten op in de aanbestedingsdocumenten, zoals een bonus/malus-systeem.

 

Samenwerking met Hekkelman
In onze aanbestedingsopdrachten werken we nauw samen met juridisch specialisten. Hekkelman Advocaten & Notarissen is een belangrijke partner voor ons. Waarom? Door hun parate kennis van de juiste jurisprudentie en ontwikkelingen in het aanbestedingsrecht. En door hun concrete adviezen gebaseerd op risicoafwegingen. Mocht een aanbesteding toch tot een procedure komen, dan kan Hekkelman ook als advocaat bijspringen.

Aanbestedingen in kunststofafvalwereld
Vanaf 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor het inzamelen, sorteren en hergebruiken van kunststofafval. Veel van hen besteden die taak uit. KplusV heeft vijf aanbestedingen hiervoor begeleid. Waarvan er bij twee kort gedingen zijn aangespannen. Deze kort gedingen zijn gewonnen door de aanbestedende partij. Een pluim op ons werk en dat van Hekkelman.

Kort gedingen in het kort
Dit najaar dienden kort gedingen in de twee grootste kunststofafvalaanbestedingen van ons land. De eerste zaak was aangespannen door Retro Donatio. Hierin stond de vraag centraal of aanbestedende partijen Circulus c.s. de inschrijving van het afvalbedrijf terecht ongeldig hadden verklaard. De rechtbank stelde de aanbesteders in het gelijk. Retro Donatio had een verouderde versie van het inschrijfformulier gebruikt en dat is een niet te herstellen fout.

Een maand later maakte Kunststof Hergebruik twee keer een gang naar de rechter. Het bedrijf vocht een voorlopige gunning aan concurrent SITA aan in de twee aanbestedingen. Volgens Kunststof Hergebruik was SITA’s recyclepercentage van 90% onrealistisch. De rechtbank verwierp de argumenten en stelde dat aanbestedende bedrijven Circulus c.s. en Midwaste/HVC hun huiswerk goed hadden gedaan. Ook Twence stapte naar de rechter. Nu stond de sorteercapaciteit van SITA ter discussie. Aanbesteders Circulus c.s. hadden dit punt meegenomen in hun beoordeling en daardoor trokken zij aan het langste eind.

 

Meer weten?
Benieuwd hoe wij ú kunnen bijstaan in een aanbestedingstraject? Vraag ernaar bij onze adviseurs Aiko Klein (klein@kplusv.nl, 06-27 08 55 16) en Henry Potman (potman@kplusv.nl, 06-27 08 55 04).