Externen geven Noord-Holland feedback

Tip: ‘Provincie moet meer lef tonen’

Een veranderende samenleving en daarmee veranderende maatschappelijke opgaven vragen om een meebewegende overheidsorganisatie. De provincie Noord-Holland is een ontwikkeltraject gestart opdat zij beter kan inspelen op eisen die deze tijd aan de organisatie stelt. Daarbij is de blik meer dan voorheen naar buiten gericht en stelt de provincie zich ook meer op als partner dan als ‘baas’.

Netwerkend samenwerken is daarbij het credo, waarbij de provincie de ene keer initiatiefnemer is, de andere keer financier en weer een andere keer slechts facilitator van een proces. ‘In het kader van dat ontwikkeltraject willen we weten wat beter en/of anders kan en moet. Het leek het ons verstandig om aan onze stakeholders te vragen wat ze van ons vinden. We waren oprecht nieuwsgierig hoe externe partijen tegen ons aankijken’, vertelt Renée Bergkamp, algemeen directeur van de provincie Noord-Holland. ‘We hebben ons daarbij kwetsbaar opgesteld.’

Van de 65 partijen die dit voorjaar werden benaderd om hun zegje over de provincie te doen, waaronder gemeenten en bedrijven, hebben uiteindelijk 55 partijen aan het onderzoek meegedaan. ‘We waren heel blij met die hoge respons. We kregen ook veel positieve reacties; men waardeerde het enorm dat ambtenaren van de provincie kwamen luisteren’, aldus Bergkamp. Telkens gingen twee ambtenaren naar een van de 55 deelnemende partijen toe om naar hun ervaringen met de provincie te vragen.

Risicomijdend gedrag
Het was af en toe best slikken, toen de zogeheten Omgevingsscan van de persen rolde, erkent Bergkamp. Naast positieve geluiden, werd ook behoorlijk wat kritiek geuit. Veelgehoord is de klacht dat de provincie te traag is en dat de wendbaarheid ook niet iets is om over naar huis te schrijven. De traagheid zit die wendbaarheid ook in de weg. Risicomijdend gedrag door de provincie wordt daarbij als een van de oorzaken genoemd. Diverse partners stelden dat de provincie gevangen lijkt in haar eigen regels en procedures. ‘Door meer lef te hebben en risico te durven nemen kan de provincie beter mee in de moderne ontwikkelingen, innovatie en wendbaarder worden’, stelde een van de geïnterviewde partners. ‘

Dat risicomijdend gedrag is verklaarbaar’, stelt Bergkamp. ‘We hebben een aantal hele vervelende integriteitskwesties gehad.’ [zoals de Landsbanki-affaire en de omkopingsaffaire van ex-gedeputeerde Hooijmaijers, red]. ‘Dat nodigt ambtenaren niet uit om uit hun hokje te komen, maar eerder om de boel dicht te timmeren. Dat zijn geen goede, maar wel begrijpelijke reflexen. Dat moeten we nu echt achter ons laten en proberen zelfbewuster te zijn. Daarbij zullen ongetwijfeld fouten worden gemaakt, maar dat mag ook.’

De traagheid is partners ook een doorn in het oog, evenals de verkokering. ‘De provincie bestaat uit zoveel lagen, het lijkt soms wel of iedereen overal iets over moet zeggen voordat het überhaupt bij de gedeputeerde ligt, dat duurt lang’, tekenden de ambtenaren vanuit de gesprekken op. Ook wordt de provincie als verkokerde organisatie ervaren. ‘Daardoor duurt alleen al het interne proces lang, laat staan het proces richting externen’, stelde een van de geïnterviewde partners.

Trotser zijn
Maar er was niet alleen kritiek. Zo wordt onder meer de kennis en deskundigheid van de ambtenaren geprezen. De provincie mag daarnaast wat meer trots mag uitstralen. De provincie is te bescheiden, stelde een aantal geïnterviewden. Over de belangrijkste uitkomsten heeft Bergkamp een dubbel gevoel. ‘Ik ben blij dat de deskundigheid en kennis van ambtenaren hoog wordt gewaardeerd. Ik ben ook blij met de oproep van onze partners dat we trotser mogen zijn op wat we doen. Aan de andere kant ben ik helemaal niet blij met de constatering dat we verkokerd werken, risicomijdend en traag zijn. Daar willen en gaan we wat aan doen. De uitkomsten van de Omgevingsscan geeft wel de urgentie aan van het ontwikkeltraject dat we zijn ingeslagen.’

De resultaten van het onderzoek zijn inmiddels besproken met de leidinggevenden. ‘We hebben de Omgevingsscan goed met elkaar doorgesproken. Waar baal je van, waar ben je trots op’, vertelt Bergkamp. De uitkomsten worden later met alle medewerkers gedeeld. De scan is inmiddels vertaald in een actielijst. Het in het leven roepen van het provinciaal integraal initiatieven platform (prip) is daar al een concreet resultaat van. Daarbij wordt tegemoet gekomen aan de traagheid van de provincie.

Initiatieven van bijvoorbeeld gemeenten of waterschapen worden normaliter per afdeling en na elkaar op hun merites beoordeeld. ‘Wat betekent het voor de natuur, voor het waterbeheer, de bereikbaarheid, de uitvoering, noem maar op. Er gaan maanden overheen voordat iedereen er over heeft geadviseerd. Nu zetten we alle betrokken ambtenaren van de verschillende afdelingen bij elkaar en wordt in een uur tijd een eensluidende mening over het initiatief genomen’, verduidelijkt Bergkamp. ‘Zo gaan we in de hele organisatie werken.’

Mes in regels
Ook wordt het mes gezet in het aantal regels. ‘Ook intern. We moeten veel sneller kunnen reageren dan we nu doen. Het moet binnen beter met het oog op buiten’, aldus Bergkamp. Aan het ‘netwerkend samenwerkend’ hechten externe partners grote waarde, zo bleek uit het onderzoek. ‘Netwerkend samenwerken is jullie bestaansrecht’, stelde een van hen. Daar zal stevig op worden ingezet. Rondom transparantie moet de provincie ook flink aan de bak. Informatie en communicatie zijn daarbij sleutelwoorden.

‘Verschillende gesprekspartners zeiden dat ze het niet erg vinden als ze ‘nee’ als antwoord krijgen, maar ze willen meegenomen worden in de beweegredenen. Ze willen een afwijzing snappen’, aldus Renée Bergkamp. ‘Dat was een eye-opener voor mij.’ Door transparant te zijn voorkom je dat de provincie een black box is, stelden partners. Ook in de regelmatig oplaaiende discussie rondom het bestaansrecht van provincies is het, zo stelden partners, belangrijk om als provincie te laten zien wat je toegevoegde waarde is.