Essay: De aanwezige secretaris

In toenemende mate hebben we te maken met externe invloeden waar we een antwoord op moeten formuleren. Zo kwamen nog geen twee jaar geleden duizenden vluchtelingen in een voortdurende stroom over de Europese snelwegen en wateren onze kant op. De drukte in de opvangcentra, het zoeken naar locaties in de eigen gemeente of binnen de regio, de kritiek en zorgen die geuit werden, de heftige emoties; ze zitten nog vers in ons geheugen. Een ander voorbeeld zijn de marktverstoringen door innovatieve bedrijven als Airbnb en Uber, die om een reactie vragen. Niet alleen van de grote steden, maar van nagenoeg elke gemeente. We moeten ons afvragen of we gaan samenwerken, gedogen en door de vingers zien, of handhaven op de oude regels.

Of denk aan fake news. Moeten we ons daar zorgen over maken? Alert zijn op nepberichten die verspreid worden door Russische trollen? En neem dan de klimaatverandering. Hoe moeten we hittestress en droogte aanpakken? En …?

De overheid ontwikkelt en leert van oudsher langzaam. En in veel gevallen is dat maar goed ook. De overheid is – naast vele andere dingen – een stabiliserende, rustgevende factor in de samenleving. Niet als een blad aan de boom ombuigend met de minste of geringste trend. Tegelijkertijd werken overheidsorganisaties in het oog van de orkaan en moeten ze stand houden. Hier is een rol weggelegd voor de gemeentesecretaris nieuwe stijl. Het voorzichtig aan doen, dat mag er vanaf vandaag van af. De aanwezige gemeentesecretaris speelt niet alleen in de arena’s van bedrijfsvoering en dienstverlening een verbindende en inspirerende rol, maar ook in de arena’s van het sociale domein en van het fysieke domein, waar de nieuwe Omgevingswet om een vergelijkbare transformatie vraagt.

Drie kernvragen
Vanuit de tegendraadse stellingname dat de overheid aanwezig dient te zijn en daarmee dus ook dat de gemeentesecretaris aanwezig dient te zijn, kan de gemeentesecretaris houvast vinden in het beantwoorden van drie kernvragen: waar ben ik? (je omgeving); wie ben ik? (je inspiratiebronnen) en wat doe ik? (je gedragspatronen). Het lijken eenvoudige vragen, maar de antwoorden zijn complex en veranderlijk. De secretaris kan ze gebruiken om stil te staan bij zijn eigen aanwezigheid en zo nodig zijn aanwezigheidsprofiel aan te scherpen.

Welk houvast heb je in een samenleving waar externe invloeden in hoog tempo over elkaar heen buitelen en traditionele verhoudingen op de proef worden gesteld? Je wilt daarin graag ordenen en structureren. Je een scherp beeld vormen van wat zich afspeelt in de stad, het dorp, de buurten en de wijken. Maar kún je dat wel? De samenleving draagt op veel terreinen eerder kenmerken van chaos dan van strakke ordening. Hier passen geen blauwdrukken, geen structuur- of stroomschema’s met uitgewerkte werkprocessen, geen hiërarchische sturing, geen bestraffende stijl of het zoeken naar schuldigen. Alleen vanuit het loslaten van de ordeningsgedachte kunnen we effectief handelen.

Tegelijk moeten we beter worden in verbinden. Waarom? Alles wat de gemeentesecretaris doet ‘begint en eindigt’ buiten de muren van het stadhuis: in de gemeenschappen, in de wijken, steden en regio’s. De verregaande informatisering versnelt het ontstaan van een zelforganiserende samenleving. Burgerinitiatieven zijn veel meer dan voorheen georganiseerd, geïnformeerd en gericht. Partnerschap wordt een onontkoombare kernwaarde. Wij vertellen inwoners van onze gemeenten niet langer wat mogelijk is en wat niet. Wij moeten ze helpen hun doel te bereiken op zo’n manier dat overheidsactiviteit en burgerinitiatief elkaar versterken.

Het is belangrijk dat we ons in deze verandering verdiepen en ons engageren. In de huidige maatschappelijke opgaven is er nog nauwelijks sprake van monocausale verbanden. De eenvoudige ‘als wij dit doen, dan gebeurt dat in de samenleving’-redenering gaat allang niet meer op. De opgave is om los te laten, te verbinden én flexibel zijn. Maar hoe doe je dat? Hoe geef je inhoud aan het benodigde authentiek leiderschap binnen een complexe context?

Zelfreflectie
De secretaris heeft geen beroep waarbij bovenstaande drie kernvragen vanzelfsprekend de ruimte krijgen. Het vakprofiel is er niet naar om ze prominent aan de orde te stellen. Dit soort reflectie botst met de dagelijkse werkelijkheid, waarbij de agenda’s worden gedomineerd door korte ontmoetingen gericht op snelle conclusies en concrete handelingsperspectieven. En toch moet de secretaris tijd maken voor zelfreflectie.

Van belang zijn bijvoorbeeld onze waarden en inspiratiebronnen. We zijn elk verschillend. Ieder haalt zijn inspiratie ergens anders vandaan. Van Bach tot Hazes, van Andy Warhol tot Mondriaan, en van Spinoza tot de lokale predikant. Maar wat het ook is, waar jij voor staat, moet herkenbaar zijn voor en gedragen worden door je omgeving, zodat je als secretaris je ambacht kunt uitoefenen op een congruente en herkenbare manier. Om ervoor te zorgen te zorgen dat je op cruciale momenten op de juiste manier aanwezig bent. Of dat je de medewerkers op de juiste manier kunt aansporen aanwezig te zijn. Weten welke waarden en ook ambities je koestert, is randvoorwaardelijk voor het effectief kunnen handelen als secretaris.

Erover nadenken kan spannend zijn. Zowel stressvol of ongemakkelijk als energiegevend of verrassend. Maar vooral ook waardevol. Want als je jezelf goed kent, kun je koers varen. Iets betekenen voor een ander, voor een organisatie en voor de samenleving. Als je jouw waarden, ambities en inspiratiebronnen kent, komt daarna de vraag op of je op je plek bent in je gemeente. Immers, de context van elk van de 380 gemeentesecretarissen is verschillend, alleen al omdat de sociaal- economische opgaven van gemeenten en regio’s verschillen. Maar ook omdat de bestuurlijke couleur locale en de ontwikkelfase van de organisatie verschilt. De gemeente, de opgaves die er spelen en jijzelf moeten passen bij elkaar. Zodat jij in die omgeving kunt inspireren en handelen. En dan komt de derde vraag natuurlijk. Als ik weet waar ik ben en wie ik ben, wat dóe ik dan?

Als secretaris ben je op de meest uiteenlopende momenten, aan de meest uiteenlopende tafels aanwezig. Regisserend, faciliterend, handhavend, inspirerend. Welk gedrag laat je zien? Nog al te vaak baseren we ons gedrag ook op – soms verouderde – aangeleerde gedragspatronen. Niet voor niks vinden we het goed om af en toe eens van omgeving te veranderen en daarvan bewust te worden. Jouw gedrag is namelijk doorslaggevend. In elke kritische fase komt het op gedrag aan. Niet op systemen, informatie of adviezen. Als het er écht toe doet, wat doe je dan?

Voorheen hadden we heldere gedragsregels, gekoppeld aan sterk van elkaar gescheiden ‘arena’s’; de private arena, de politieke, de publieke en de privé-arena. Volgde je de regels binnen de arena op, dan ging het allemaal wel goed. In de huidige tijd zijn die arena’s vermengd geraakt, waardoor gedragsregels onzeker worden. En staan ook bínnen de traditionele domeinen waarin we werken oude gedragsregels onder druk.

Onzekerheid
Denk aan de inkoop van zorg, die vroeger was gebaseerd op jarenlange relaties en wederzijds vertrouwen, maar nu wordt herzien onder de noemer van prestatieafspraken. Dat levert onzekerheid op. Bij de vraag ‘wat doe ik nu hier in deze situatie’ stem je af met je omgeving. Óf je merkt op dat je gedrag voortkomt uit oude gedragspatronen en past dat aan. Leiderschap dat stuurt op basis van vertrouwen en ruim mandaat geeft, ziet er anders uit dan sturen op kaders vanuit de budgetten en producten uit de begroting. Een collega die missers heeft begaan, met voor het bestuur pijnlijke gevolgen, steunen of laten bungelen, dat zijn echt voor iedereen zichtbaar andere gedragingen van de gemeentesecretaris. Je moet experimenteren en uit je comfort zone stappen. En je moet anderen aanmoedigen dat ook te doen, op basis van vertrouwen en verantwoordelijkheid. Samen vooral leren en doen. Want in je eentje bereik je in deze dynamiek niets meer. Top-down is passé.

‘The Times They are a-changin’. Ruim een halve eeuw geleden zong Bob Dylan het al. Welk houvast heb je als gemeentesecretaris om zinvol aanwezig te zijn in een omgeving die overloopt van verandering? Om daar achter te komen, moeten we onszelf telkens opnieuw drie vragen stellen: wat is mijn verhaal over de samenleving, wat drijft mij en welk gedrag laat ik zien? En de antwoorden vertalen naar onze rol en verantwoordelijkheid, en wat dit betekent voor het functioneren van de ambtelijke organisatie en de ontwikkeling van onze collega-ambtenaren.

Juiste verhaal
De gemeentelijke organisatie die maatschappelijke impact wil realiseren, die effectief wil zijn in samenwerking met inwoners en maatschappelijke organisaties, dient over het juiste verhaal te beschikken, over een interpretatiekader voor maatschappelijke ontwikkelingen en een herkenbaar gedragspatroon voor de medewerker in de frontlinie. Met inachtneming van de dynamiek en veelheid aan belangen toe te werken naar een gezamenlijk resultaat. Nieuwe gedragspatronen te ontwikkelen en daarin vertrouwen te vinden naarmate je met elkaar vorderingen maakt.

Te sturen vanuit loslaten in een tijd waarin transities op het sociale domein nog volop aan de gang zijn, maar in aandacht volop concurreren met klimaatadaptatie, energietransitie en de introductie van de omgevingswet. Competenties te ontwikkelen zoals omgaan met verandering, balanceren tussen rollen en besturen in netwerken. Op die manier houden wij als overheid stand, in het oog van de orkaan. Naar het beeld van Kairos, de God van het goede moment van Joke Hermsen, zou ik willen zeggen dat wij in betekenisvolle tijden leven waarin veel gevraagd wordt van gemeentesecretarissen. En ik hoop dat de gemeentesecretaris op dat ene belangrijke moment waar het er echt op aankomt, in staat is iets anders te doen dan hij altijd deed, zodat de tijden echt veranderen.

Marcel Meijs, gemeentesecretaris van Tilburg, en voorzitter van de Kring van gemeentesecretarissen regio Hart van Brabant. 

Driehonderd gemeentesecretarissen spreken elkaar over hun rol en verantwoordelijkheid in het lokale bestuur tijdens het VGS-congres op 19 en 20 september in Tilburg. De ‘aanwezige gemeentesecretaris’ staat op dat congres centraal.