De gemeentebalie als snackautomaat

Met het programma ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ ondersteunt Vlaanderen steden en gemeenten die digitale oplossingen uitwerken om hun dienstverlening efficiënter, klantgerichter en veiliger te maken. Dus verschijnen er her en der digitaal aangestuurde kluizen en draagbare loketten.

Digitale kluis

Wie in Aalter, een kleine Oost-Vlaamse gemeente ten westen van Gent, zijn of haar internationaal paspoort of voorlopig rijbewijs wil afhalen, hoeft daarvoor niet meer in het gemeentehuis te zijn: voor de deur van het gemeentehuis aan de Europalaan staat sinds enige tijd een digitale kluis waaruit inwoners door het intoetsen van een code de reisdocumenten kunnen oppikken. De roodgekleurde digitale medewerker luistert naar de naam distriSPOT en staat voor inwoners ook buiten de reguliere openingstijden van het gemeentehuis klaar.

Uitleenmateriaal

Elk moment van de dag of de nacht, op het moment dat het beste uitkomt, kan de burger er terecht voor bepaalde administratieve documenten en klein uitleenmateriaal voor verenigingen dat door de gemeente Aalter ter beschikking wordt gesteld. De digitale kluis kan nog niet worden gebruikt voor identiteitskaarten. Daarvoor is echt contact met een medewerker van de gemeente vereist.

Itsme

De mensen kunnen de slimme automaat openen via de app itsme. ‘Die app itsme is een digitale identiteit die Europees is geaccrediteerd op het allerhoogste veiligheidsniveau, waardoor we dus zekerheid kunnen bieden over de identiteit van de gebruiker’, zegt Stephanie De Bruyne, CEO van Itsme. ‘Met dit project maken we een brug naar de fysieke wereld. Meer dan 80 procent van de Belgen heeft de app al in gebruik, waardoor de distriSPOT zeer toegankelijk is. Dat is nodig, want in België heeft nog steeds 40 procent van de bevolking moeite met digitale toepassingen.’

Tijdwinst

Maar een voordeel voor de gemeente Aalter is er ook. Via deze tijdsonafhankelijke dienstverlening bespaart de gemeente namelijk tijd uit. Per week worden gemiddeld 20 minuten van een baliemedewerker vrijgemaakt, waardoor kostbare tijd kan worden bespaard en meer burgers kunnen worden geholpen. En er is een snellere afhaling. De doorlooptijd tussen het moment dat het product kan worden opgehaald en het effectief wordt opgehaald is gemiddeld met 65 procent verminderd. Sinds de start van het initiatief is er op 72 procent van de dagen een afhaling gebeurd via de automaat. De tevredenheid van de gebruikers is hoog.

Geselecteerd

Niet voor niets is het pilotproject van het lokaal bestuur Aalter, innovatie- en technologiepartners Tomorrowlab, itsme en Telloport, dat de inbraakwerende kluis ontwikkelde, geselecteerd als één van de schaalbare toepassingen die als model kunnen dienen voor andere lokale besturen. Het project wordt gefinancierd door het subsidieprogramma Gemeente zonder Gemeentehuis (GzG) onder de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur.

Extra boost

Na één jaar is de balans zo positief dat Vlaanderen een extra boost wil geven aan de 24/7-automaat distriSPOT om meer gemeenten de kans te geven deze dienstverlening te hergebruiken, en om de automaat verder uit te bouwen met een breder scala aan diensten voor de burger. Op die manier wil Vlaanderen een allesomvattende dienstverlening en kostenbesparing realiseren voor alle Vlaamse gemeenten. Het Agentschap Binnenlands Bestuur, dat de digitale transformatie bij lokale besturen ondersteunt, neemt de ervaringen en processen van Aalter mee in een ‘blauwdruk’ en een draaiboek waaruit andere Vlaamse steden en gemeenten inspiratie kunnen putten en waarmee ze aan de slag kunnen om de kluis en informaticasysteem te integreren.

Signpad

Meer Vlaamse gemeenten dienden voor het GzG-programma een subsidieaanvraag in bij het ministerie van Binnenlands Bestuur, zoals samenwerkende gemeenten rond Brugge. Die kwamen met een draagbaar loket op de proppen als innovatieve manier van dienstverlening. Concreet gaat een lokale medewerker ter plaatse bij minder mobiele burgers om de aanvraag en aflevering van een eID-kaart in orde te brengen, inclusief vingerafdruk, pasfoto en handtekening. Het nieuwe draagbare loket omvat een kit waarmee de lokale medewerker een vingerafdruk en een pasfoto kan nemen. Ook zit er een ‘signpad’ op het toestel om een handtekening te kunnen plaatsen. De aanvraag van de eID wordt onmiddellijk verwerkt bij de bevoegde diensten.

Werklastvermindering

Daarnaast loopt er nog een project van Leuven, Brugge, Dendermonde en Kortrijk om subsidieaanvragen voor verenigingen te vereenvoudigen. Dit door een digitale toepassing te bouwen om de aanvraag en het beheer van verschillende soorten subsidies efficiënter, transparanter en gebruiksvriendelijker te maken. Op die manier wordt het proces voor de aanvraag en het beheer van subsidies ingekort van soms wel 9 à 12 maanden naar 1 à 2 maanden. Ook de toekomstige werklastvermindering voor ambtenaren en voor verenigingen is naar verluidt behoorlijk indrukwekkend.

Lees het hele artikel, mede mogelijk gemaakt dankzij een bijdrage van het mediafonds van de Europese Unie, deze week in BB20.