Werkdruk griffiers neemt wat af

Het aantal griffiers dat aangeeft te weinig tijd te hebben, is in een jaar tijd enigszins afgenomen, van 58 naar 47 procent. Het aantal griffiers dat aangeeft genoeg tijd te hebben, nam juist toe, van 27 naar 36 procent. De ervaren tijdsdruk bij griffiers en griffies verschilt per gemeentegrootte. Griffiers van middelgrote gemeenten ervaren over het algemeen minder tijdsdruk. Daar nam de tijdsdruk ook het meest af.

Bezetting groeit

Griffiers van kleine gemeenten geven het vaakst aan dat zij juist te weinig tijd hebben om de zes belangrijkste griffietaken goed uit te kunnen voeren. Dit blijkt uit de Griffiemonitor van Necker dat door 188 griffiers is ingevuld. De monitor, een landelijk onderzoek naar formatie, functies, inschaling en tijdsbesteding van griffies in Nederland, kwam vorig jaar voor het eerst uit en is nu een jaarlijkse traditie geworden. Daarmee is ook een vergelijking mogelijk met het voorgaande jaar. Daaruit valt onder meer op te maken dat de gemiddelde bezetting van de griffie is gegroeid: van 3,9 naar 4,4 fte in middelgrote gemeenten (40.000 – 65.000 inwoners) en van 6,8 naar 7,8 fte in grote gemeenten (65.000+). In kleine gemeenten daalde de gemiddelde bezetting juist van 2,8 naar 2,7 fte.

Meeste griffies 1 tot 3 fte

Verder blijkt dat de meeste griffies (46 procent) uit 1 tot 3 fte bestaan. Het aandeel griffies dat uit 3 tot 5 fte bestaat nam af van 39 naar 32 procent. Maar het aandeel griffies met meer dan 5 fte nam juist toe van 13 naar 22 procent. Het meest opvallend vinden de Necker-onderzoekers hierbij dat het aantal raadsadviseurs/commissiegriffiers aanzienlijk toeneemt naarmate een griffie groter is. Bij de communicatie- en/of participatieadviseurs en griffiemedewerkers zien zij juist kleinere verschillen. ‘Gegeven de 1,5 fte is het goed laten verlopen van de maandelijkse vergadercyclus de hoofdtaak. Andere taken van de griffie worden hieraan ondergeschikt gemaakt’, citeert men een respondent. De hoogst ingeschaalde griffier bevindt zich in schaal 17, de laagste ingeschaalde griffier in schaal 11.

Ervaren tijdsdruk

In de monitor is ook uitgevraagd in welke mate griffies genoeg tijd hebben om de zes belangrijkste griffietaken uit te kunnen voeren. Het gaat dan om (strategische) advisering van de gemeenteraad, ondersteuning van de gemeenteraad, interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie, regionale oriëntatie en samenwerking, doorontwikkeling en professionalisering van de raad en raadscommunicatie. Naast de ervaren tijdsdruk per gemeentegrootte, zoals hierboven vermeld, is ook de ervaren tijdsdruk per onderwerp naar gemeentegrootte interessant. Over het algemeen blijken griffies de minste tijdsdruk te voelen bij het uitvoeren van de basistaken van de griffie, zoals ondersteuning van de gemeenteraad. Griffies in kleine gemeenten hebben niet altijd voldoende tijd om de gemeenteraad (strategisch) te adviseren of voor activiteiten rondom raadscommunicatie.

Raadscommunicatie ondergeschoven kindje

Naast gemeentegrootte is ook het beschikbare aantal fte op de griffie van invloed op de ervaren tijdsdruk. Kleine griffies ervaren de meeste tijdsdruk. Griffies met 3 tot 5 fte hebben relatief vaak genoeg tijd om hun taken uit te voeren. Griffies met minder dan 2 fte geven beduidend vaker aan niet genoeg tijd te hebben voor advisering en raadscommunicatie. ‘Raadscommunicatie is een van die dingen die als eerste sneuvelt als er geprioriteerd moet worden. Wij hebben daar de formatie ook niet voor’, zegt een respondent. Op grotere griffies is het weer lastiger om tijd te vinden voor het integraal management van de griffieorganisatie. Dat lijkt logisch, aangezien het managen van een griffieorganisatie met meer medewerkers nu eenmaal meer tijd kost dan het managen van een kleinere griffieorganisatie.

Meer tijd besteden aan 'basis'

Ten opzichte van 2023 valt op dat griffiers in 2024 nog vaker aangeven dat zij meer tijd willen besteden aan het (strategisch) adviseren van de gemeenteraad. Ook de doorontwikkeling en professionalisering van de raad blijft voor een kwart van de griffiers een belangrijke ambitie. Griffiers besteden in hun werkweek de meeste tijd aan het ondersteunen van de raad: ongeveer 11,5 uur bij een 40-urige werkweek. Van de bevraagde griffiers geeft 16 procent aan dat zij hier graag meer tijd aan willen besteden. Hoewel griffiers de ambitie hebben zich meer te kunnen focussen op strategie, blijft daarnaast dus nog steeds de ambitie bestaan om meer tijd te kunnen besteden aan de ‘basis’, stellen de onderzoekers vast.

Werkdruk onder raadsleden

Wensen hebben de griffiers ook, vooral meer formatie op de griffie. De ‘waan van de dag’ neemt soms de overhand, waardoor er minder tijd is om naar de lange termijn te kijken. De drie andere voornaamste wensen zijn: meer tijd voor strategische advisering, een sterkere samenwerking tussen griffie en de ambtelijke organisatie en het behoud van werkplezier. Daarnaast is de grootste zorg van 161 griffies die vragen hierover beantwoordden: werkdruk onder raadsleden. Zij zoeken verschillende manieren om de hoge werkdruk van raden te verlichten, zoals beter sturen op de vergaderkalender, het herijken van het vergadermodel en raadsleden beter leren prioriteren.